Checklist voor een goed voorbereid zomeravondconcert
Een zomeravondconcert vraagt om meer dan artiesten en een paar stoelen. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, geluidsafspraken en een programma dat past binnen de beschikbare uren. Daarna volgen uitnodigingen, aanmeldingen, catering en een technische test. Op de dag zelf bepalen weersbescherming, koeling, verlichting en een duidelijke taakverdeling of de avond rustig verloopt. Deze checklist bevat 73 taken en 72 spullen, zodat je stap voor stap kunt plannen zonder belangrijke details te vergeten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten vastleggen
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Geluidsafspraken vastleggen
2 personen
Programma samenstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Reserveringen maken
Menukaart samenstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Weersverwachting controleren
Draaiboek printen
Leveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Contactlijst delen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Weersbescherming klaarzetten
2 personen
Locatie controleren
2 personen
Materialen uitladen
4 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Podiumzone afzetten
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Techniek soundchecken
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Drankpunt inrichten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Informatieborden plaatsen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Publiek ontvangen
3 personen
Programma aankondigen
Achtergrondmuziek starten
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
2 personen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Artiesten begeleiden
Optredens begeleiden
2 personen
Licht bedienen
Geluidsniveau controleren
Pauzemuziek afspelen
Laatste optreden aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Verlichting uitschakelen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 100
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Artiestentafel
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- DI-boxenaantal 2
- XLR-kabelsaantal 8
- Jackkabelsaantal 6
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 16
- Batterijladersaantal 4
- Zaklampenaantal 4
- Portofoonsaantal 6
- Steekwagensaantal 2
- Gereedschapskistenaantal 2
- Kabelbindersaantal 200
- Ducttapeaantal 6
- Regenschermenaantal 4
- Opbergboxenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
- Buitenlampenaantal 4
- Lantaarnsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 4
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 120
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Opscheplepelsaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 2
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Voorraadbakkenaantal 12
Catering
- Boodschappen
- Koelkrattenaantal 8
- Drankdispensersaantal 4
- Kassaboxenaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Prijskaartenaantal 12
- Thermosbekersaantal 80
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
- Bloemstukkenaantal 8
- Menubordenaantal 3
- Pijlbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 120
- Tafeldecoratieaantal 10
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Afvalcontainersaantal 4
- Bezemaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
- Handdoekenaantal 12
Tips
- Leg geluidsafspraken en de technische opstelling uiterlijk twee weken vooraf vast. Controleer daarna met de actieve speakers, het mengpaneel, de microfoons en de kabels of de opstelling op locatie werkt.
- Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 6 uur voor aanvang. Zet partytenten, weersbescherming, lantaarns en buitenlampen klaar voordat de eerste bezoekers arriveren.
- Verwerk aanmeldingen en dieetwensen uiterlijk 5 dagen vooraf. Reken vervolgens de hoeveelheden hapjes, dranken, herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden en besteksets uit op basis van het definitieve aantal gasten.
- Plan op de concertdag minimaal 2 uur voor opbouw en een aparte soundcheck. Deel vrijwilligers vooraf in voor ontvangst, catering, artiestenbegeleiding en opruimen; zo blijft de organisatie tijdens het programma bereikbaar.
- Maak één draaiboek en print minimaal 3 exemplaren: één voor de coördinator, één voor techniek en één voor de vrijwilligers. Deel daarnaast een contactlijst met artiesten, leveranciers en verantwoordelijken uiterlijk de dag vóór het concert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een zomeravondconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, artiesten en vergunningen. Plan de uitnodigingen ongeveer 4 weken voor het concert en leg de definitieve catering en vrijwilligersindeling 5 tot 7 dagen vooraf vast.
- Wanneer moet ik de techniek voor een zomeravondconcert testen?
- Test de volledige geluids- en lichtopstelling uiterlijk 1 week vooraf als dat op locatie kan. Doe op de concertdag zelf nog een soundcheck van minimaal 60 minuten, inclusief microfoons, DI-boxen, kabels en reservebatterijen.
- Hoeveel drank moet ik inslaan voor een zomeravondconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel voor artiesten en vrijwilligers extra voorraad mee en koel de dranken uiterlijk 3 uur voor aanvang.
- Wanneer moet ik een plan voor regen klaarzetten?
- Neem uiterlijk 48 uur vooraf een besluit over weersbescherming en controleer de verwachting opnieuw 6 uur voor aanvang. Zet partytenten, kabelmatten, verlichting en eventuele alternatieve publieksindeling vóór de opbouw klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!