Checklist pour organiser un concert de réunion

Un concert de réunion demande de coordonner les anciens membres du groupe, les artistes invités, la technique et l’accueil du public. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au dernier contrôle avant l’ouverture. Prévoyez notamment les besoins alimentaires, le transport du matériel et les informations techniques de chaque intervenant. Le jour J, les badges, le plan de salle, les boissons fraîches et les câbles de secours évitent les retards inutiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Approcher les artistes et les membres du groupe
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
2 personnes
Organiser le transport du matériel
Rassembler les informations sur les artistes
Recueillir les besoins techniques
Établir le plan de la salle
2 personnes
Envoyer les infos de parking
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les bracelets et les formulaires d’entrée
Composer la playlist des pauses
Préparer les textes de présentation
2 personnes
Vérifier les quantités de catering
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Créer des étiquettes pour les plats spéciaux
Récupérer les clés du lieu
Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier l’éclairage et la ventilation
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
Installer la scène et les pieds de micro
3 personnes
Installer les enceintes et la table de mixage
3 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer le buffet et les points de boissons
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Séparer les plats spéciaux
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Remettre le programme à l’animateur

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Accueillir les invités
2 personnes
Distribuer les badges
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier bloc de concert
3 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Lancer la musique de pause
Encadrer le deuxième bloc de concert
3 personnes
Mettre en place le buffet du soir
4 personnes
Servir le buffet du soir
4 personnes
Récupérer la vaisselle et les verres
2 personnes
Accompagner le troisième bloc de concert
3 personnes
Recueillir les morceaux demandés
Annoncer la finale
Accompagner le concert final
4 personnes
Préparer l’au revoir et le mot de remerciement
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Ranger les boissons et la nourriture
3 personnes
Éteindre l’équipement
3 personnes
Emballer les instruments en toute sécurité
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la salle et l’entrée
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner le matériel
2 personnes
Rapporter les clés du lieu
Stocker le matériel restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Tabouretsqté 8

Équipement

Éléments de podiumqté 12
Intervenants actifsqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 3
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 10
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable pour la musique
Pieds de microqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 10
Rallonges à enrouleurqté 3

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Bol à soupeqté 80
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Cafetièreqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pincesqté 8
Chariots de serviceqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Thermomètresqté 2

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Mur photo
Cadres photoqté 12
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 90
Porte-bougies chauffe-platqté 20
Colle repositionnableqté 4
Ciseauxqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de solliciter les artistes : gardez au moins 2 à 3 dates possibles pour faciliter les réponses et prévoyez un accès pratique pour le matériel.
Demandez les fiches techniques des artistes au moins 3 semaines avant le concert. Vérifiez le nombre de microphones, de boîtiers DI, de retours, de câbles et de prises nécessaires.
Finalisez les inscriptions et les besoins alimentaires 7 jours avant l’événement. Utilisez des étiquettes séparées pour les plats spéciaux afin d’éviter les erreurs au buffet.
Préparez le plan de salle avant l’impression des badges et des bracelets. Réservez des zones distinctes pour la scène, la régie, le buffet, les artistes et la circulation du public.
Récupérez les clés et ouvrez la salle au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Testez l’éclairage, la ventilation, la sonorisation et chaque microphone avant l’installation du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de réunion ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer les artistes, la salle, le catering, la sonorisation, le transport du matériel et les inscriptions sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand réserver la sonorisation pour un concert de réunion ?: Réservez-la au moins 4 semaines à l’avance, puis transmettez les besoins techniques des artistes dès qu’ils sont connus. Faites un contrôle complet du matériel le jour même, au moins 2 heures avant l’ouverture.
Quand envoyer les invitations pour un concert de réunion ?: Envoyez une première invitation 4 à 6 semaines avant la date, avec le lieu et les modalités d’inscription. Demandez une réponse définitive 7 jours avant afin d’ajuster les repas, les chaises et les badges.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 3 heures avant l’arrivée du public. L’installation des tables, chaises, podiums, éclairages et câbles prend du temps, tout comme le test de la table de mixage et des microphones.

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