Wiedersehnskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Wiedersehnskonzert verbindet Konzertablauf und Wiedersehenstreffen – deshalb müssen Künstler, Gäste, Technik und Verpflegung früh zusammenpassen. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre danach Bandbesetzung, technische Anforderungen und Anmeldungen. In der letzten Woche werden Saalplan, Namensschilder, Eintrittsformulare und Parkinformationen konkret. Am Veranstaltungstag brauchst du genug Zeit für Schlüsselübergabe, Aufbau, Soundcheck, gekühlte Getränke und die Kontrolle von Licht und Belüftung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Ort festlegen
2 Personen
Künstler und Bandmitglieder kontaktieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Programm finalisieren
2 Personen
Catering reservieren
2 Personen
Tonanlage reservieren
2 Personen
Transport für das Equipment organisieren
Künstlerinformationen sammeln
Technische Anforderungen sammeln
Saalplan erstellen
2 Personen
Parkinformationen versenden
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Armbänder und Eintrittsformulare drucken
Playlist für die Pausen zusammenstellen
Präsentationstexte vorbereiten
2 Personen
Cateringmengen kontrollieren
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
4 Personen
Etiketten für Diätgerichte erstellen
Standortschlüssel abholen
Saal öffnen
2 Personen
Licht und Belüftung überprüfen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Bühnenbereich freiräumen
3 Personen
Bühne und Mikrofonständer aufstellen
3 Personen
Lautsprecher und Mischpult aufstellen
3 Personen
Lichtanlage aufbauen
3 Personen
Kabel sicher abkleben
2 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Eingangstresen einrichten
2 Personen
Buffet und Getränkepunkte einrichten
4 Personen
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
Häppchen auf Platten anrichten
3 Personen
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Toiletten kontrollieren
Technischen Soundcheck durchführen
4 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Programm an den Moderator geben

Event

Eingang besetzen
2 Personen
Gäste begrüßen
2 Personen
Namensschilder verteilen
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Gäste zu den Sitzplätzen begleiten
2 Personen
Eröffnungsrede halten
Ersten Konzertblock begleiten
3 Personen
Pausebuffet auffüllen
3 Personen
Pausenmusik starten
Zweiten Konzertblock begleiten
3 Personen
Abendbuffet vorbereiten
4 Personen
Abendbuffet servieren
4 Personen
Geschirr und Gläser einsammeln
2 Personen
Dritten Konzertblock begleiten
3 Personen
Wunschlieder sammeln
Finale ankündigen
Finalkonzert begleiten
4 Personen
Abschied und Dankesrede halten
Gäste zum Ausgang begleiten
2 Personen
Fundsachen sammeln

Nachbereitung

Getränke und Essen wegräumen
3 Personen
Geräte ausschalten
3 Personen
Instrumente sicher einpacken
3 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Saal und Eingang reinigen
3 Personen
Toiletten reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ausrüstung zurückgeben
2 Personen
Locationschlüssel zurückbringen
Übrig gebliebene Materialien lagern
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 4
StehtischeAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
HockerAnz. 8

Ausstattung

BühnenelementeAnz. 12
Aktive LautsprecherAnz. 4
Mischpult
MikrofoneAnz. 6
MikrofonständerAnz. 6
DI-BoxenAnz. 4
MonitorboxenAnz. 3
XLR-KabelAnz. 12
InstrumentenkabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop für Musik
NotenständerAnz. 6

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsleuchtenAnz. 10
KabeltrommelnAnz. 3

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 90
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
SuppenschalenAnz. 80
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ServierschalenAnz. 16
KaffeekannenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6

Küche

KühlboxenAnz. 6
WasserkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ZangenAnz. 8
ServierwagenAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermometerAnz. 2

Dekoration

BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
Fotowand
BilderrahmenAnz. 12
TischdeckenAnz. 10
NamensschilderAnz. 90
TeelichthalterAnz. 20
KleberAnz. 4
SchereAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 8
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
PutzeimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 12
ToilettenbürstenAnz. 3
GummihandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre die Technik nicht erst beim Aufbau: Sammle die Anforderungen der Künstler spätestens vier Wochen vorher und prüfe, ob Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen, DI-Boxen sowie passende XLR- und Instrumentenkabel vorhanden sind.
Plane den Equipmenttransport mit einem festen Zeitfenster am Veranstaltungstag. Kabelmatten, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln sollten vor dem Eintreffen der Gäste liegen, damit keine Wege zur Stolperfalle werden.
Schließe die Anmeldung einige Tage vor dem Konzert ab und übertrage die Zahl der Gäste auf Catering, Sitzplätze und Namensschilder. Ernährungswünsche gehören auf eine separate Liste; Etiketten für Diätgerichte verhinderst du am besten vor dem Einkauf.
Bereite den Saalplan nicht nur für Tische und Stühle vor, sondern auch für Buffetische, Stehtische, Garderobenständer und die Bühne. Lege außerdem fest, wo Einlass, Eintrittsformulare und Armbänder ausgegeben werden.
Hole den Standortschlüssel früh genug ab und plane für das Öffnen des Saals mindestens zwei Stunden vor Beginn. Dann bleiben Zeit für Licht- und Belüftungscheck, Getränkekühlung, Snacks, Präsentationstexte und einen vollständigen Soundcheck.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Wiedersehnskonzert organisieren?: Beginne mindestens acht bis zwölf Wochen vorher mit Datum, Ort, Künstlern und Einladungen. Die technische Ausstattung und das Catering solltest du spätestens vier Wochen vor dem Konzert reservieren.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Wiedersehnskonzert?: Plane mindestens zwei Stunden für Saal, Bühne, Mobiliar, Licht und Ton ein. Mit mehreren Bandmitgliedern oder zusätzlichem Equipment sind drei Stunden sicherer, damit der Soundcheck nicht mit dem Einlass kollidiert.
Wann sollte man Einladungen für ein Wiedersehnskonzert verschicken?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Setze den Anmeldeschluss auf ungefähr zehn bis vierzehn Tage vorher, damit du Catering, Sitzplätze und Namensschilder rechtzeitig anpassen kannst.
Wie viel Catering braucht man für ein Wiedersehnskonzert?: Plane die Mengen nach den bestätigten Anmeldungen und rechne für Getränke mit etwa zwei bis drei Getränken pro Person in der ersten Stunde. Kontrolliere die endgültigen Cateringmengen spätestens drei bis fünf Tage vorher und berücksichtige alle gemeldeten Ernährungswünsche.

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