Checklist para organizar un concierto de reunión sin imprevistos
Organizar un concierto de reunión requiere coordinar a artistas, invitados, catering y equipo técnico en un orden concreto. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y confirma cuanto antes las necesidades de cada músico. Después, prepara el programa, las inscripciones, la distribución de la sala y el montaje. Esta checklist reúne 78 tareas y 61 elementos para que no olvides detalles que suelen resolverse demasiado tarde, como el transporte del equipo, las etiquetas dietéticas o las pruebas de sonido.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar fecha y lugar
2 personas
Contactar a los artistas y miembros de la banda
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Definir el programa final
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo de sonido
2 personas
Organizar el transporte del equipo
Recopilar información de los artistas
Recopilar necesidades técnicas
Hacer el plano del salón
2 personas
Enviar la información de aparcamiento
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Imprimir pulseras y formularios de entrada
Preparar la playlist para los descansos
Preparar los textos de la presentación
2 personas
Comprobar las cantidades de catering
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Crear etiquetas para platos dietéticos
Recoger las llaves del recinto
Abrir la sala
2 personas
Comprobar la iluminación y la ventilación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar el escenario y los soportes de micrófono
3 personas
Colocar los altavoces y la mesa de mezclas
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Montar el bufé y los puntos de bebidas
4 personas
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
Poner los aperitivos en bandejas
3 personas
Colocar los platos de dieta aparte
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Entregar el programa al presentador
Evento
Atender la entrada
2 personas
Dar la bienvenida a los invitados
2 personas
Repartir las tarjetas con nombres
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Guiar a los invitados a sus asientos
2 personas
Dar el discurso de apertura
Acompañar el primer bloque del concierto
3 personas
Reponer el bufé del descanso
3 personas
Poner la música del descanso
Coordinar el segundo bloque del concierto
3 personas
Preparar el bufé de la noche
4 personas
Servir el buffet de la noche
4 personas
Recoger la vajilla y los vasos
2 personas
Acompañar el tercer bloque del concierto
3 personas
Recopilar solicitudes de canciones
Anunciar la final
Acompañar el concierto final
4 personas
Organizar la despedida y el discurso de agradecimiento
Acompañar a los invitados a la salida
2 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Recoger bebidas y comida
3 personas
Apagar el equipo
3 personas
Empaquetar los instrumentos de forma segura
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Clasificar y retirar residuos
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar la sala y la entrada
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver el equipo
2 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 10
- Sillascant. 90
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 3
- Taburetescant. 8
Equipo
- Piezas de escenariocant. 12
- Altavoces activoscant. 4
- Mesa de mezclas
- Micrófonoscant. 6
- Soportes para micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cajas de monitorcant. 3
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 10
- Regletascant. 8
- Cables alargadorescant. 10
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Portátil para música
- Atrilescant. 6
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 10
- Enrollacablescant. 3
Vajilla
- Vasos para aguacant. 100
- Copas de vinocant. 90
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 100
- Tazones para sopacant. 80
- Cubiertoscant. 100
- Cucharonescant. 12
- Bandejas de servircant. 16
- Jarras de cafécant. 4
- Termoscant. 6
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillo de chefcant. 4
- Pinzascant. 8
- Carros de serviciocant. 2
- Bandejas para mantener calientecant. 4
- Termómetroscant. 2
Decoración
- Globoscant. 100
- Guirnaldascant. 12
- Photowall
- Marcos de fotoscant. 12
- Mantelescant. 10
- Tarjetas de nombrecant. 90
- Portavelascant. 20
- Masilla adhesivacant. 4
- Tijerascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cubos de limpiezacant. 3
- Paños de microfibracant. 12
- Escobillas de bañocant. 3
- Guantes de gomacant. 6
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide a cada artista sus necesidades técnicas al menos 3 semanas antes: entradas, micrófonos, monitores, soportes y conexiones. Así puedes comprobar si la mesa de mezclas, las cajas DI y los cables cubren todo el programa.
- Cierra el plano de la sala antes de alquilar o colocar mesas y sillas. Reserva espacio para el escenario, la mesa de mezclas, los cables con alfombrillas y una zona de circulación delante de los músicos.
- Confirma el catering 7 días antes y vuelve a comprobar las cantidades 48 horas antes. Separa los platos dietéticos con etiquetas visibles y calcula también vasos de agua, copas, tazas, platos y cubiertos.
- Prepara el acceso el mismo día con las pulseras, los formularios de entrada, las tarjetas de nombre y la información de aparcamiento ya impresas. Recoger las llaves y abrir la sala con antelación evita empezar el montaje con retraso.
- Programa una revisión técnica antes de recibir a los invitados: iluminación, ventilación, altavoces, micrófonos, focos, regletas y alargadores. Deja lista la playlist de los descansos y los textos de presentación para no depender de improvisaciones.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de reunión?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Contacta a artistas y miembros de la banda al principio, y deja cerrados el lugar, el catering, el sonido y el transporte del equipo como máximo 3 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que pedir las necesidades técnicas de los músicos?
- Solicítalas al menos 3 semanas antes del concierto y revísalas una semana antes. Pide información sobre micrófonos, monitores, cajas DI, atriles, cables y conexiones para evitar alquileres urgentes.
- ¿Cuándo se debe confirmar el catering de un concierto?
- Reserva el catering con al menos 2 semanas de margen y confirma las cantidades 48 horas antes. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones para poder preparar etiquetas y platos separados.
- ¿A qué hora hay que abrir la sala el día del concierto?
- Abre la sala entre 3 y 4 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite recoger las llaves, revisar iluminación y ventilación, montar el sonido, colocar el mobiliario y hacer una prueba técnica.
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