Reünieconcert organiseren: complete checklist
Een reünieconcert vraagt om meer dan artiesten opnieuw bij elkaar brengen. Je regelt tegelijk de locatie, techniek, catering, ontvangst en informatie voor bezoekers. Begin met datum en zaal, leg daarna artiesten, programma en technische wensen vast. In de laatste week verschuift de aandacht naar aanmeldingen, dieetwensen, cateringhoeveelheden, apparatuur en de opbouw. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat geluidscontrole, parkeerinformatie of locatiesleutels pas op de concertdag worden geregeld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Artiesten en bandleden benaderen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
2 personen
Vervoer voor apparatuur regelen
Artiesteninformatie verzamelen
Technische wensen verzamelen
Plattegrond van de zaal maken
2 personen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Polsbandjes en entreeformulieren printen
Playlist voor pauzes samenstellen
Presentatieteksten voorbereiden
2 personen
Cateringhoeveelheden controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Etiketten voor dieetgerechten maken
Locatiesleutels ophalen
Zaal openen
2 personen
Licht en ventilatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Podiumruimte vrijmaken
3 personen
Podium en microfoonstandaards plaatsen
3 personen
Speakers en mengtafel plaatsen
3 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Dieetgerechten apart neerzetten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Programma aan presentator geven
Event
Entree bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gasten naar zitplaatsen begeleiden
2 personen
Openingswoord verzorgen
Eerste concertblok begeleiden
3 personen
Pauzebuffet aanvullen
3 personen
Pauzemuziek starten
Tweede concertblok begeleiden
3 personen
Avondbuffet klaarzetten
4 personen
Avondbuffet serveren
4 personen
Servies en glazen ophalen
2 personen
Derde concertblok begeleiden
3 personen
Verzoeknummers verzamelen
Finale aankondigen
Finaleconcert begeleiden
4 personen
Afscheid en bedankwoord verzorgen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Nazorg
Dranken en eten opruimen
3 personen
Apparatuur uitschakelen
3 personen
Instrumenten veilig inpakken
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Zaal en entree schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Apparatuur retourneren
2 personen
Locatiesleutels terugbrengen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 4
- Statafelsaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Podiumdelenaantal 12
- Actieve speakersaantal 4
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstandaardsaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 3
- XLR-kabelsaantal 12
- Instrumentkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop voor muziek
- Muziekstandaardsaantal 6
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerlampenaantal 10
- Kabelhaspelsaantal 3
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 90
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 100
- Soepkommenaantal 80
- Besteksetsaantal 100
- Opscheplepelsaantal 12
- Serveerschalenaantal 16
- Koffiepottenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Tangenaantal 8
- Serveertrolleysaantal 2
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Thermometersaantal 2
Decoratie
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Fotowand
- Fotolijstenaantal 12
- Tafelkledenaantal 10
- Naamkaartjesaantal 90
- Theelichthoudersaantal 20
- Plakgumaantal 4
- Schaaraantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Bezemaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilmoppenaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
- Rubberen handschoenenaantal 6
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische wensen van elke band uiterlijk twee weken voor het concert vast. Controleer daarna of mengtafel, microfoons, DI-boxen, monitorboxen, XLR-kabels en stroomvoorziening bij elkaar passen.
- Verstuur parkeerinformatie en het definitieve programma zodra de aanmeldingen zijn verwerkt, bij voorkeur minstens zeven dagen vooraf. Vermeld ook hoe laat de zaal opengaat en wanneer het optreden begint.
- Maak voor de catering een apart overzicht van gewone en dieetgerechten. Label dieetgerechten vóór het buffet wordt geopend en controleer de hoeveelheden opnieuw op de dag vóór het concert.
- Plan de apparatuur niet alleen op papier: regel vervoer, laad- en lostijd en een plek voor opslag. Kabelmatten, verlengkabels en stekkerdozen worden vaak vergeten terwijl ze nodig zijn voordat de soundcheck kan beginnen.
- Wijs op de concertdag één persoon aan voor sleutels, entreeformulieren en artiesteninformatie. Laat die persoon vóór de zaal open gaat ook licht, ventilatie, plattegrond, naamkaartjes en polsbandjes controleren.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een reünieconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken van tevoren met datum, locatie en artiesten. Reserveer geluidsapparatuur en catering uiterlijk 4 weken vooraf, zodat je nog kunt bijsturen bij wijzigingen.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een reünieconcert?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel extra water mee voor artiesten en crew en koel de dranken uiterlijk de dag vóór het concert.
- Wanneer moet ik de technische wensen van de band verzamelen?
- Vraag de technische informatie uiterlijk 2 weken voor het optreden op. Gebruik die gegevens voor de zaalplattegrond, podiumindeling, stroomplanning en het reserveren van microfoons, speakers en monitorboxen.
- Wanneer verstuur ik de uitnodigingen voor een reünieconcert?
- Stuur de uitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf en sluit de aanmeldingen ongeveer 10 dagen voor het concert. Dan heb je tijd om dieetwensen, naamkaartjes, entreeformulieren en cateringhoeveelheden definitief te maken.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!