Organiser un concert de percussions sans rien oublier

Un concert de percussions demande une coordination précise entre les artistes, la salle, la technique et l’accueil du public. Cette checklist rassemble 69 tâches et 63 éléments à prévoir, depuis la validation de la date jusqu’au montage de la scène. Elle aide aussi à planifier les inscriptions, le catering, les vestiaires, l’éclairage et la circulation des câbles. Commence les réservations et les vérifications techniques plusieurs semaines avant le concert, car les oublis de dernière minute concernent souvent le matériel et les besoins des musiciens.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Valider la date et la salle
2 personnes
Vérifier les autorisations
Établir le programme du concert
3 personnes
Confirmer les artistes
2 personnes
Faire les réservations
Recueillir les besoins techniques
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Créer des affiches
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer les quantités de catering
2 personnes
Valider définitivement la technique
2 personnes
Imprimer le programme
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Vérifier la salle et les vestiaires
2 personnes
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
Monter la scène
5 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer des tables d'accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Installer les microphones
2 personnes
Installer les percussions
5 personnes
Installer les pupitres
2 personnes
Préparer les parties et le programme
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes

Événement

Accueillir les artistes
2 personnes
Ouvrir l’accueil du public
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
Servir les boissons de la pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
Servir le repas des artistes
3 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Annoncer le programme du soir
Accompagner la troisième partie du concert
3 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Remercier les artistes
2 personnes
Servir les dernières boissons
3 personnes
Rassembler les instruments en toute sécurité
5 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Démonter le matériel audio
3 personnes
Ramener les instruments
4 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Traiter les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Portantsqté 3
Chaises des vestiairesqté 20
Poteaux de balisageqté 10

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Moniteurs de scèneqté 3
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles de haut-parleurqté 6
Enrouleurs électriquesqté 6
Multiprisesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable
Interphonesqté 4
Piano numérique
Supports de clavierqté 2
Sets de percussionsqté 4
Toms de concertqté 8
Grosses caissesqté 8
Grosses caissesqté 4
Cajonsqté 6
Ensembles de bassinsqté 8
Instruments à maillochesqté 5
Timbalesqté 4
Tables de percussionqté 6
Tabourets de batterieqté 12
Pupitresqté 25
Lampes de pupitreqté 25

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Commande d'éclairage
Lampes de travailqté 4

Vaisselle

Verresqté 220
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Ciseauxqté 4

Décoration

Toiles de fond en tissuqté 2
Bannières de scèneqté 2
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle avant de confirmer les artistes : vérifie aussi les autorisations nécessaires, les vestiaires et les horaires d’accès pour le montage.
Demande les besoins techniques de chaque formation au moins 3 semaines à l’avance. Pour les percussions, fais préciser les sets, les toms, les grosses caisses, les micros, les retours et les prises électriques nécessaires.
Prévois le déroulé du concert avec des horaires réalistes : ajoute au minimum 2 heures pour le montage, les réglages et la balance si plusieurs instruments doivent être sonorisés.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant de calculer le catering. Pour les boissons, compte environ 2 à 3 consommations par personne pendant la première heure, puis ajuste selon la durée du concert.
Le jour J, vérifie d’abord le plancher de scène, les escaliers, les passe-câbles et l’éclairage de travail. Installe ensuite la scène, les chaises et les tables, puis garde une personne responsable de la coordination des bénévoles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de percussions ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer la salle et les artistes, d’obtenir les autorisations, de préparer la communication et de valider la technique au moins 3 semaines avant le concert.
Quand faut-il réserver la sonorisation d’un concert de percussions ?: Réserve ou confirme la sonorisation dès que le programme est établi, puis valide définitivement la configuration au plus tard 2 semaines avant le concert. Les microphones, retours, boîtiers DI, câbles et subwoofers peuvent nécessiter des quantités spécifiques.
Combien de boissons prévoir pour un concert ?: Pour le premier service, compte 2 à 3 boissons par personne et par heure, puis adapte selon la durée et le public attendu. Refroidis les boissons le jour précédent afin de ne pas dépendre du réfrigérateur de la salle.
Que vérifier dans la salle le jour du concert ?: Fais une vérification complète au moins 3 heures avant l’arrivée du public : accès, vestiaires, plancher de scène, prises électriques, éclairage de travail, câbles et circulation. Garde ensuite du temps pour la balance et l’installation des chaises.

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