Checklist para organizar un concierto de percusión

Un concierto de percusión necesita más que confirmar a los artistas y reservar una sala. La técnica, el suelo del escenario, los vestuarios y la coordinación del montaje pueden retrasar todo si se dejan para el último día. Esta checklist reúne 69 tareas y 63 materiales para avanzar en el orden correcto, desde fijar la fecha hasta colocar las sillas. También te ayuda a cerrar a tiempo las inscripciones, el catering, el programa y los voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el salón
2 personas
Comprobar permisos
Elaborar el programa del concierto
3 personas
Confirmar a los artistas
2 personas
Hacer reservas
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
Escribir texto promocional
Diseñar carteles
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Distribuir carteles
3 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Determinar las cantidades del catering
2 personas
Confirmar definitivamente la técnica
2 personas
Imprimir el programa
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Revisar la sala y los vestuarios
2 personas
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
Montar el escenario
5 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Colocar los micrófonos
2 personas
Colocar los instrumentos de percusión
5 personas
Colocar atriles
2 personas
Preparar las sesiones y el programa
2 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas

Evento

Recibir a los artistas
2 personas
Abrir la recepción del público
4 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Dar el discurso de apertura
Coordinar la primera parte del concierto
3 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé del descanso
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
3 personas
Servir la comida de los artistas
3 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Anunciar el programa de la noche
Acompañar el tercer tramo del concierto
3 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Agradecer a los artistas
2 personas
Servir las últimas bebidas
3 personas
Reunir los instrumentos de forma segura
5 personas

Seguimiento

Apagar el equipo
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Devolver los instrumentos
4 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Gestionar los objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesascant. 8
Percheroscant. 3
Sillas del vestuariocant. 20
Postes separadorescant. 10

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonoscant. 8
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables de altavozcant. 6
Enrollacablescant. 6
Regletascant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil
Intercomunicadorescant. 4
Piano digital
Soportes para tecladocant. 2
Sets de percusióncant. 4
Toms de conciertocant. 8
Cajas clarascant. 8
Bomboscant. 4
Cajonescant. 6
Set de platilloscant. 8
Instrumentos de percusión de láminascant. 5
Timbalescant. 4
Mesas de percusióncant. 6
Taburetes de bateríacant. 12
Atrilescant. 25
Lámparas de atrilcant. 25

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Control de iluminación
Lámparas de trabajocant. 4

Vajilla

Vasoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Tijerascant. 4

Decoración

Telones de fondo de telacant. 2
Banners del escenariocant. 2
Mantelescant. 8
Paneles de flechascant. 12
Atriles para programascant. 4

Limpieza

Papeleracant. 10
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Carros de limpiezacant. 2

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la sala y los permisos antes de confirmar a los artistas. Así puedes publicar el concierto con datos definitivos y evitar cambios en carteles e invitaciones.
Pide las necesidades técnicas con al menos 2 semanas de antelación. En percusión conviene comprobar cuántos micrófonos, soportes, cajas DI, monitores y canales de mesa de mezclas harán falta.
Define el programa y el texto promocional antes de imprimir o distribuir carteles. Deja varios días para corregir nombres, horarios y requisitos de inscripción.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Enfría las bebidas el día anterior, no durante el montaje.
Reserva un bloque específico para revisar el suelo del escenario, montar las piezas, colocar los instrumentos y probar el sonido. Asigna voluntarios por función para que una sola persona no tenga que atender técnica, público y artistas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de percusión?: Empieza al menos 6 semanas antes para fijar la fecha, comprobar permisos, confirmar artistas y preparar la promoción. Reserva las 2 últimas semanas para cerrar la técnica, las inscripciones y el programa.
¿Cuándo hay que confirmar el equipo técnico del concierto?: Confirma la lista definitiva al menos 14 días antes. Incluye mesa de mezclas, altavoces, subwoofers, monitores, micrófonos, cables, regletas, iluminación y cualquier instrumento adicional.
¿Cuándo se imprime el programa del concierto?: Imprime el programa cuando el orden de las piezas, los nombres y los horarios estén confirmados, normalmente entre 3 y 5 días antes. Evita imprimirlo mientras sigan abiertas las inscripciones o pendientes los cambios de artistas.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un concierto de percusión?: Reserva como mínimo 3 horas para descargar, revisar el suelo, montar el escenario, colocar sillas e instrumentos y hacer la prueba técnica. Añade 30 minutos para revisar vestuarios, señalización y materiales antes de abrir las puertas.

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