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Schlagzeugkonzert organisieren: die Checkliste für den Ablauf

Ein Schlagzeugkonzert steht und fällt mit sauberer Technik, einem passenden Saal und einem Aufbau, der nicht erst kurz vor Einlass beginnt. Kläre zuerst Datum, Raum, Genehmigungen, Programm und Künstler, danach folgen Werbung, Anmeldungen und Catering. In der letzten Woche bestätigst du die Technik, druckst das Programm und teilst Helfer ein. Am Veranstaltungstag prüfst du Bühne und Umkleiden, baust die Instrumente auf und stellst Stühle, Licht und Kabel sicher auf.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Saal festlegen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Konzertprogramm zusammenstellen

    3 Personen

  • Künstler bestätigen

    2 Personen

  • Reservierungen vornehmen

  • Technische Anforderungen sammeln

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Plakate gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Konzert online veröffentlichen

  • Plakate verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen festlegen

    2 Personen

  • Technik endgültig bestätigen

    2 Personen

  • Programm drucken

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Saal und Umkleiden überprüfen

    2 Personen

  • Bühnenboden prüfen

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    5 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Tische für den Empfang aufstellen

    2 Personen

  • Garderobe einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    3 Personen

  • Licht aufhängen

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    3 Personen

  • Mikrofone aufstellen

    2 Personen

  • Schlaginstrumente aufstellen

    5 Personen

  • Pulte aufstellen

    2 Personen

  • Partys und Programm bereitlegen

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    4 Personen

  • Lichttest durchführen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Publikumsempfang öffnen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Garderobe verwalten

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Ersten Teil des Konzerts begleiten

    3 Personen

  • Pausengetränke servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Zweiten Konzertteil betreuen

    3 Personen

  • Künstlermahlzeit servieren

    3 Personen

  • Publikumsbereich kontrollieren

    2 Personen

  • Abendprogramm ankündigen

  • Dritten Konzertteil begleiten

    3 Personen

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Künstler bedanken

    2 Personen

  • Letzte Getränke servieren

    3 Personen

  • Instrumente sicher zusammenstellen

    5 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    3 Personen

  • Stühle und Tische wegräumen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Tonanlage abbauen

    3 Personen

  • Instrumente zurückbringen

    4 Personen

  • Gemietete Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Gefundene Gegenstände bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • BühnentreppenAnz. 2
  • StühleAnz. 180
  • TischeAnz. 8
  • GarderobenständerAnz. 3
  • UmkleidestühleAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 10

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • BühnemonitoreAnz. 3
  • MikrofoneAnz. 8
  • MikrofonständerAnz. 8
  • DI-BoxenAnz. 4
  • XLR-KabelAnz. 12
  • LautsprecherkabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • KabelmattenAnz. 12
  • Laptop
  • Intercom-SetsAnz. 4
  • Digitalpiano
  • KeyboardständerAnz. 2
  • SchlagzeugsetsAnz. 4
  • KonzerttomsAnz. 8
  • SnaredrumsAnz. 8
  • BassdrumsAnz. 4
  • CajonsAnz. 6
  • BeckensetsAnz. 8
  • MalletinstrumenteAnz. 5
  • TimpaniAnz. 4
  • PercussiontischeAnz. 6
  • DrumhockerAnz. 12
  • PulteAnz. 25
  • LeselampenAnz. 25

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • Lichtsteuerung
  • ArbeitslichterAnz. 4

Geschirr

  • GläserAnz. 220
  • KaffeetassenAnz. 100
  • TellerAnz. 200
  • BestecksetsAnz. 200
  • ServierlöffelAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • ScherenAnz. 4

Dekoration

  • StoffhintergründeAnz. 2
  • BühnenbannerAnz. 2
  • TischdeckenAnz. 8
  • PfeiltafelnAnz. 12
  • ProgrammständerAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • ReinigungswagenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Sammle die technischen Anforderungen spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Konzert. Für mehrere Schlagzeugsets, Konzerttoms und Snaredrums brauchst du eine klare Bühnenaufteilung sowie ausreichend Mikrofon-, XLR- und Lautsprecherkabel.
  • Bestätige die komplette Technik nicht erst am Veranstaltungstag, sondern mindestens 7 Tage vorher. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Subwoofer, Monitore, DI-Boxen, Kabeltrommeln und Verlängerungen gemeinsam mit der verantwortlichen Person.
  • Plane den Bühnenaufbau mit ausreichendem Vorlauf: Bühnenelemente, Treppen, Schlagzeugsets und Keyboardständer sollten vor dem Einlass stehen. Kabelmatten gehören auf alle Laufwege, damit Publikum und Musiker nicht über Leitungen stolpern.
  • Bearbeite Anmeldungen und Ernährungswünsche, bevor du die Cateringmengen festlegst. Kaufe Getränke und Verpflegung erst nach diesem Abgleich und stelle gekühlte Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig vor dem Einlass bereit.
  • Teile Freiwillige für Einlass, Garderobe, Technik und Abbau mindestens 5 bis 7 Tage vorher ein. Kontrolliere am selben Tag Saal, Umkleiden, Bühnenboden, Arbeitslichter und Absperrpfosten, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schlagzeugkonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Saal, Genehmigungen, Programm und Künstlern. Werbung und Anmeldungen können danach Schritt für Schritt anlaufen; die Technik sollte spätestens 7 Tage vor dem Konzert endgültig bestätigt sein.
Wann muss die Technik für ein Schlagzeugkonzert feststehen?
Die vollständige technische Liste sollte 7 bis 14 Tage vor dem Termin feststehen. Berücksichtige neben Mischpult, Lautsprechern und Mikrofonen auch Monitore, DI-Boxen, Kabel, Licht, Stromversorgung und die Anzahl der Schlagzeugsets.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Schlagzeugkonzert?
Plane für Bühne, Instrumente, Licht, Verkabelung und Stühle mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Bei mehreren Schlagzeugsets oder umfangreicher Beschallung solltest du zusätzlich einen Soundcheck mit mindestens 60 Minuten reservieren.
Wann sollte man Plakate und Einladungen für ein Schlagzeugkonzert verschicken?
Verschicke Einladungen und veröffentliche das Konzert etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Plakate sollten spätestens 3 Wochen vor dem Termin verteilt sein, damit Interessierte Zeit für Anmeldung und Anreise haben.

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