Organiser un concert de mariage sans rien oublier

Un concert de mariage demande de coordonner le lieu, les musiciens, le repas et toute la technique audio. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières réservations aux vérifications du jour J. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : besoins alimentaires, plan de table, itinéraire, livraisons et matériel de service. Prévoyez une personne référente pour suivre les confirmations et accueillir les prestataires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des musiciens
2 personnes
Réserver le catering
2 personnes
Réserver le matériel de sonorisation
Réserver le photographe
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Coordonner le programme
2 personnes
Imprimer le programme musical
Établir le plan de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Compter le nombre définitif d’invités
Confirmer les menus spéciaux
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aller chercher le gâteau
2 personnes
Vérifier la vaisselle
Trier la décoration
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le mobilier du buffet
2 personnes
Aménager le bar
2 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les couverts
Placer les badges nominatifs
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Placer les compositions florales
2 personnes
Installer la décoration lumineuse
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Passer en revue le programme musical
4 personnes
Préparer le service traiteur
4 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer le buffet
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueil des invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Guider les invités vers leurs places
2 personnes
Accompagner le discours d'ouverture
Assurer la première partie du concert
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer la pause
Servir le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Assurer la deuxième partie du concert
4 personnes
Préparer le toast
2 personnes
Servir le toast
3 personnes
Couper le gâteau
3 personnes
Servir le gâteau
4 personnes
Assurer la troisième partie du concert
4 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Accompagner les invités au départ
3 personnes

Suivi

Récupérer les objets oubliés
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Effectuer l’inspection finale du lieu
2 personnes
Rapporter les clés
Retourner le matériel
2 personnes
Restituer le mobilier
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables rectangulairesqté 8
Tables cocktailqté 4
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 100
Verres à champagneqté 90
Cuillères à caféqté 90
Couteaux à dînerqté 100
Fourchettes de tableqté 100
Cuillères à dessertqté 100
Cuillères de serviceqté 12
Louches à soupeqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Pupitres de musiqueqté 6
Microphones d’instrumentsqté 4
Boîtiers DIqté 3
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 12
Lanternesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Rond de servietteqté 90
Petits vasesqté 16
Fleurs artificiellesqté 40
Panneau d’accueil
Support du programme
Badges nominatifsqté 90
Cartes de menuqté 90
Numéros de tableqté 8
Ballonsqté 80
Poids pour ballonsqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 3
Couteau à gâteau
Spatule à gâteau
Pinces de serviceqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 4
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Torchonsqté 12
Rouleaux d’essuie-toutqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réservez rapidement les musiciens, le traiteur, le photographe et la sonorisation : ces quatre prestataires déterminent souvent la date et l’organisation du lieu.
Demandez les besoins alimentaires avec les réponses aux invitations, puis reconfirmez les menus spéciaux après le comptage définitif des invités, quelques jours avant le mariage.
Préparez un programme musical imprimé et transmettez l’itinéraire aux invités avant la cérémonie. Cela évite les retards et les questions le jour même.
Pour la sonorisation, vérifiez séparément les haut-parleurs, les subwoofers, la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les boîtiers DI. Un seul élément manquant peut empêcher les balances.
Le jour J, ouvrez le lieu assez tôt pour réceptionner les livraisons, refroidir les boissons, contrôler la vaisselle et installer la décoration avant l’arrivée des invités.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de mariage ?: Commencez au moins 6 à 12 mois avant la date pour sécuriser le lieu, les musiciens, le traiteur, le photographe et la sonorisation. Les invitations peuvent ensuite être conçues et envoyées selon le délai demandé par vos invités.
Combien de temps avant le mariage faut-il confirmer le nombre d’invités ?: Fixez une date limite de réponse, puis établissez le nombre définitif environ 7 à 10 jours avant le mariage. Utilisez ce chiffre pour confirmer le traiteur, les menus spéciaux, les tables et la quantité de vaisselle.
Que faut-il vérifier pour la sonorisation d’un concert de mariage ?: Contrôlez au minimum les haut-parleurs, subwoofers, table de mixage, microphones, pieds, câbles audio, microphones d’instruments et boîtiers DI. Prévoyez une vérification technique ou des balances 2 à 3 heures avant le début du concert.
Quand préparer les boissons et le gâteau ?: Mettez les boissons au frais le jour précédent ou au moins 4 heures avant le début de la réception. Récupérez le gâteau le jour même, en prévoyant 30 à 60 minutes de marge pour le transport et son installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.