Checklist para organizar tu concierto de boda

Un concierto de boda necesita coordinar música, comida, invitados y montaje en el mismo horario. Empieza cerrando la fecha y el lugar; después reserva músicos, catering, sonido y fotografía antes de diseñar las invitaciones. Durante las semanas previas tendrás que controlar inscripciones, preferencias dietéticas, distribución de mesas y programa musical. La última semana sirve para confirmar cantidades, enfriar bebidas, recoger la tarta y preparar entregas y decoración.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Contratar músicos
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar equipo de sonido
Reservar fotógrafo
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Ajustar el programa
2 personas
Imprimir el programa musical
Organizar la disposición de las mesas
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Enviar información de ruta
Comprobar el pronóstico del tiempo
Contar el número final de invitados
Confirmar los menús dietéticos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Recoger la tarta
2 personas
Comprobar la vajilla
Clasificar la decoración
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Recibir entregas
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar los muebles del buffet
2 personas
Montar la barra
2 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Colocar los cubiertos
Colocar las tarjetas con nombres
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar arreglos florales
2 personas
Instalar la decoración luminosa
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
2 personas
Repasar el programa musical
4 personas
Preparar el catering
4 personas
Disponer los aperitivos
2 personas
Preparar el bufé
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar las bebidas
2 personas
Comprobar los baños
Montar la mesa de bienvenida
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas

Evento

Recibir a los invitados
3 personas
Servir la bebida de bienvenida
3 personas
Acompañar a los invitados a sus asientos
2 personas
Presentar el discurso de apertura
Encargarse de la primera parte del concierto
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el descanso
Servir el bufé
4 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
A cargo de la segunda parte del concierto
4 personas
Preparar el brindis
2 personas
Servir brindis
3 personas
Cortar la tarta
3 personas
Servir la tarta
4 personas
Gestionar la tercera parte del concierto
4 personas
Servir la última ronda
2 personas
Acompañar a los invitados en la despedida
3 personas

Seguimiento

Recoger los objetos olvidados
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Retirar la decoración
3 personas
Inspección final del recinto
2 personas
Devolver las llaves
Devolver el equipo
2 personas
Devolver el mobiliario
2 personas
Repartir la comida sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas rectangularescant. 8
Mesas altascant. 4
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Tazas de cafécant. 90
Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 100
Copas de champáncant. 90
Cucharillas de cafécant. 90
Cuchillos de cenacant. 100
Tenedores de cenacant. 100
Cucharillas de postrecant. 100
Cucharones de servircant. 12
Cucharones para sopacant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas para servircant. 10

Equipo

Altavocescant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Soportes para altavocescant. 2
Atriles de músicacant. 6
Micrófonos de instrumentocant. 4
Cajas DIcant. 3
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de mesacant. 12
Farolescant. 8

Decoración

Mantelescant. 8
Servilleteroscant. 90
Jarroncitoscant. 16
Flores artificialescant. 40
Cartel de bienvenida
Estructura básica del programa
Tarjetas de nombrecant. 90
Cartas del menúcant. 90
Números de mesacant. 8
Globoscant. 80
Pesos para globoscant. 8

Cocina

Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 3
Cuchillo para tarta
Espátula para tartas
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 3
Sacacorchoscant. 4

Limpieza

Papeleracant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 4
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Paños de secadocant. 12
Rollos de papel de cocinacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Reserva músicos, catering, equipo de sonido y fotógrafo en cuanto tengas fecha y lugar; son servicios que suelen bloquearse antes que el resto de proveedores.
Envía las invitaciones con tiempo suficiente para registrar las inscripciones y recoger las preferencias dietéticas antes de confirmar los menús. Calcula el número final de invitados al menos 7 días antes.
Ajusta el programa musical después de conocer los horarios reales de la comida y la ceremonia, e imprime las copias cuando el orden de las actuaciones ya esté cerrado.
Define la distribución de mesas con antelación y prepara las tarjetas con nombres antes del montaje. Deja separadas las mesas rectangulares, mesas altas, sillas y percheros para no improvisar al abrir el lugar.
Comprueba el equipo de sonido y la vajilla antes de recibir a los invitados: altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cables, platos, copas y cubiertos deben estar localizados y listos para montar.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de un concierto de boda?: Envíalas con suficiente antelación para recibir las respuestas y cerrar el número de invitados al menos 7 días antes del evento. Así podrás confirmar los menús dietéticos, las mesas y las cantidades de compra.
¿Cuándo se confirma el número final de invitados?: Confírmalo aproximadamente una semana antes, cuando haya terminado el registro de inscripciones. Usa ese número para ajustar catering, tarjetas con nombres, vajilla, bebidas y distribución de mesas.
¿Qué hay que revisar la semana antes del concierto de boda?: Comprueba el pronóstico del tiempo, el programa musical, las entregas, la decoración, la vajilla y la lista de la compra. También conviene confirmar los menús dietéticos y reservar un momento para recoger la tarta.
¿Cuándo se prepara el equipo de sonido para una boda con música en directo?: La reserva debe hacerse al cerrar la fecha y el lugar, no en la última semana. Antes de abrir la ubicación, revisa altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cables y cajas DI para detectar faltas o conexiones incompatibles.

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