Hochzeitskonzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Buche Musiker und Tonanlage nicht getrennt voneinander: Kläre mindestens 8 Wochen vorher, wie viele Lautsprecher, Mikrofone, Instrumentenmikrofone, DI-Boxen und Stative gebraucht werden.
• Setze eine feste Frist für Rückmeldungen, etwa 4 Wochen vor dem Konzert. Zähle danach die Gäste und bestätige die Diätmenüs, bevor du Catering und Geschirr endgültig abstimmst.
• Plane den Aufbau mit konkreten Bereichen: rechteckige Tische und Buffetische für das Essen, Cocktailtische für den Empfang sowie Garderobenständer nahe dem Eingang. Prüfe außerdem, ob für alle Gäste Stühle vorhanden sind.
• Drucke Musikprogramm und Ablauf spätestens 3 Tage vorher aus und lege Tischordnung sowie Namensschilder bereit. So müssen Musiker und Helfer am Veranstaltungstag nicht nach der aktuellen Version suchen.
• Reserviere am Vortag Zeit für Getränke, Torte und Lieferungen: Getränke müssen gekühlt werden, die Torte braucht eine sichere Abholung und Lautsprecher, Mischpult, Kabel und Notenpulte müssen vor dem Öffnen der Location vollständig angekommen sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Hochzeitskonzert planen?

Beginne mindestens 6 Monate vorher mit Datum, Ort und Musikern. Catering, Fotograf und Tonanlage sollten spätestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin reserviert sein.

Wann verschickt man Einladungen für ein Hochzeitskonzert?

Verschicke die Einladungen etwa 10 bis 12 Wochen vorher und setze eine Rückmeldefrist rund 4 Wochen vor dem Konzert. So bleiben ungefähr 2 bis 3 Wochen für Gästezahl, Diätmenüs und Tischordnung.

Wie viel Technik braucht ein Hochzeitskonzert?

Das hängt von Raumgröße und Besetzung ab, aber plane mindestens Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone und Mikrofonständer ein. Für Instrumente kommen meist Instrumentenmikrofone, DI-Boxen, Audiokabel und Lautsprecherstative hinzu; kläre die genaue Liste mindestens 8 Wochen vorher mit den Musikern.

Was muss man am Tag vor dem Hochzeitskonzert erledigen?

Prüfe am Vortag Wettervorhersage, Einkaufsliste, Geschirr und Dekoration und kühle die Getränke. Nimm außerdem die Torte ab, bestätige Lieferungen und lege Musikprogramm, Tischordnung und Namensschilder für den Aufbau bereit.

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