Bruiloftsconcert organiseren: checklist en planning
Een bruiloftsconcert vraagt om meer afstemming dan een gewone receptie: muziek, ceremonie, diner en techniek lopen op één dag samen. Begin met datum en locatie, boek daarna muzikanten, catering, fotograaf en geluidsapparatuur voordat belangrijke tijdsloten vol zijn. Houd aanmeldingen en dieetwensen centraal bij en werk toe naar één definitief aantal gasten. In de laatste week controleer je vooral leveringen, servies, techniek, route-informatie en het programma.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Muzikanten boeken
2 personen
Catering reserveren
2 personen
Geluidsapparatuur reserveren
Fotograaf reserveren
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Programma afstemmen
2 personen
Muziekprogramma afdrukken
Tafelschikking maken
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Route-informatie versturen
Weersverwachting controleren
Definitief aantal gasten tellen
Dieetmenu's bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Taart ophalen
2 personen
Servies controleren
Decoratie sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Buffetmeubels plaatsen
2 personen
Bar inrichten
2 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Bestek klaarleggen
Naamkaartjes plaatsen
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bloemstukken plaatsen
2 personen
Lichtdecoratie installeren
2 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons testen
2 personen
Instrumenten klaarzetten
2 personen
Muziekschema doornemen
4 personen
Catering voorbereiden
4 personen
Hapjes schikken
2 personen
Buffet gereedmaken
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Event
Ontvangst gasten
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Gasten naar plaatsen begeleiden
2 personen
Openingswoord begeleiden
Eerste concertdeel verzorgen
4 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze aankondigen
Buffet serveren
4 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Servies afruimen
3 personen
Tweede concertdeel verzorgen
4 personen
Toost klaarzetten
2 personen
Toost serveren
3 personen
Taart aansnijden
3 personen
Taart serveren
4 personen
Derde concertdeel verzorgen
4 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Afscheid gasten begeleiden
3 personen
Nazorg
Achtergebleven spullen verzamelen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie eindinspecteren
2 personen
Sleutels terugbrengen
Apparatuur retourneren
2 personen
Meubilair retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Rechthoekige tafelsaantal 8
- Cocktailtafelsaantal 4
- Stoelenaantal 90
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
Servies
- Dinerbordenaantal 100
- Dessertbordenaantal 100
- Koffiekopjesaantal 90
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 100
- Champagneglazenaantal 90
- Koffielepelsaantal 90
- Dinermessenaantal 100
- Dinervorkenaantal 100
- Dessertlepelsaantal 100
- Serveerlepelsaantal 12
- Soeplepelsaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerplateausaantal 10
Apparatuur
- Luidsprekersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Draadloze microfoonsaantal 3
- Microfoonstatievenaantal 3
- Luidsprekerstatievenaantal 2
- Muzieklessenaarsaantal 6
- Instrumentmicrofoonsaantal 4
- DI-boxenaantal 3
- Audiokabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtslingersaantal 6
- Tafellampenaantal 12
- Lantaarnsaantal 8
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Servettenringenaantal 90
- Vaasjesaantal 16
- Kunstbloemenaantal 40
- Welkomstbord
- Programmastandaard
- Naamkaartjesaantal 90
- Menukaartenaantal 90
- Tafelnummersaantal 8
- Ballonnenaantal 80
- Ballongewichtenaantal 8
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 6
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 3
- Taartmes
- Taartspatel
- Serveertangenaantal 8
- Flessenopenersaantal 3
- Wijnopenersaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Afvalscheidingsbakkenaantal 4
- Bezemsetsaantal 2
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Droogdoekenaantal 12
- Keukenpapierrollenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg muzikanten, catering, fotograaf en geluidsapparatuur zo vroeg mogelijk vast. Reserveer deze onderdelen idealiter 6 tot 9 maanden vooraf, zodat programma en techniek later op elkaar kunnen worden afgestemd.
- Stuur uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor het bruiloftsconcert en sluit de aanmelding 3 tot 4 weken vooraf. Gebruik daarna het definitieve aantal gasten voor tafelschikking, naamkaartjes, catering en dieetmenu’s.
- Plan een aparte technische controle van minimaal 90 minuten. Test luidsprekers, subwoofers, mengtafel, draadloze microfoons, instrumentmicrofoons, DI-boxen en alle audiokabels vóór de gasten binnenkomen.
- Controleer servies per eetmoment en tel niet alleen borden: reken ook water-, wijn- en champagneglazen, koffiekopjes, bestek en serveerschalen mee. Leg decoratie, muzieklessenaars en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor gesorteerd klaar.
- Maak voor de laatste 48 uur één overdrachtslijst met weersverwachting, route-informatie, taart ophalen, boodschappen, dranken koelen en leveringen. Wijs per onderdeel één verantwoordelijke aan, zodat de muzikanten of het bruidspaar niet als hulppersoneel hoeven op te treden.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een bruiloftsconcert organiseren en boeken?
- Leg datum en locatie bij voorkeur 9 tot 12 maanden vooraf vast. Boek muzikanten, catering, fotograaf en geluidsapparatuur daarna zo snel mogelijk; verstuur uitnodigingen ongeveer 10 tot 12 weken voor de dag.
- Wanneer sluit ik de RSVP voor een bruiloftsconcert?
- Sluit de aanmeldingen 3 tot 4 weken voor het concert. Dan heb je genoeg tijd om het definitieve aantal gasten, dieetwensen, tafelschikking, naamkaartjes en dieetmenu’s te bevestigen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de soundcheck?
- Plan minimaal 90 minuten voor opbouw en soundcheck, en voeg extra tijd toe als er meerdere instrumenten en microfoons zijn. Test ook draadloze microfoons, DI-boxen, statieven en audiokabels afzonderlijk.
- Wat moet ik de dag voor een bruiloftsconcert controleren?
- Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route-informatie, leveringen, taart, boodschappen, dranken, servies en decoratie. Leg programma, muziekprogramma’s, naamkaartjes en technische onderdelen per verantwoordelijke klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!