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Checklist pour organiser un concert de la Passion

Un concert de la Passion demande une coordination précise entre le programme, les artistes, le lieu, les répétitions et l’accueil du public. Commencez par fixer la date, réserver l’église ou la salle et confirmer les intervenants, puis avancez vers la technique et la communication. Les dernières semaines servent à finaliser les inscriptions, le plan de salle, le programme imprimé et le catering. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’aux courses et aux vérifications finales.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date et le programme du concert

    2 personnes

  • Réserver une église ou une salle de concert

  • Contracter les artistes

    2 personnes

  • Rassembler le répertoire et les textes

    2 personnes

  • Fixer les dates de répétition

    2 personnes

  • Vérifier les permis et les assurances

  • Faire les réservations techniques

  • Rédiger le texte promotionnel

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier le concert en ligne

  • Accrocher les affiches

    2 personnes

  • Distribuer la promotion locale

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Répartir les bénévoles

    2 personnes

  • Finaliser le programme

    2 personnes

  • Mettre en page le programme

  • Imprimer les livrets de programme

  • Recueillir les éléments techniques

    2 personnes

  • Établir le plan de salle

    2 personnes

  • Commander le catering

    2 personnes

  • Envoyer la dernière invitation

  • Confirmer les inscriptions

    2 personnes

  • Vérifier les coordonnées des intervenants

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Rassembler le matériel et les équipements

    2 personnes

Événement

  • Ouvrir le lieu

    2 personnes

  • Décharger le matériel technique

    3 personnes

  • Installer les chaises

    4 personnes

  • Installer des tables d'accueil

    2 personnes

  • Libérer l’espace de la scène

    3 personnes

  • Installer le fond et la décoration

    2 personnes

  • Installer le système de sonorisation

    3 personnes

  • Monter l’éclairage

    2 personnes

  • Installer les instruments

    3 personnes

  • Tester les microphones

    2 personnes

  • Tester le plan d’éclairage

    2 personnes

  • Effectuer la balance technique

    3 personnes

  • Effectuer la répétition générale

    8 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Aménager la table d'accueil

    2 personnes

  • Disposer les programmes

  • Installer l'entrée et la signalisation

    2 personnes

  • Assurer l’accueil du public

    4 personnes

  • Accompagner les visiteurs à leur place

    3 personnes

  • Ouvrir le concert

  • Annoncer le programme

  • Encadrer le concert

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Servir les boissons de pause

    4 personnes

  • Servir des amuse-bouches

    3 personnes

  • Gérer les questions du public

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes à intervalles réguliers

  • Prononcer le discours de clôture

  • Servir les boissons d’au revoir

    3 personnes

  • Reconduire les visiteurs

    3 personnes

  • Rassembler les objets trouvés

Suivi

  • Démonter le catering

    3 personnes

  • Ranger les chaises et les tables

    4 personnes

  • Emballer les instruments

    3 personnes

  • Démonter le système de sonorisation

    3 personnes

  • Démonter l’éclairage

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    3 personnes

  • Nettoyer le lieu

    4 personnes

  • Rapporter le matériel

    2 personnes

  • Retourner le matériel technique

    2 personnes

  • Remettre les clés et le lieu

  • Archiver les photos et les fichiers

  • Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Chaisesqté 180
  • Tablesqté 8
  • Tables de logeqté 3
  • Tabouretsqté 12
  • Portants à vêtementsqté 2
  • Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

  • Tasses à caféqté 180
  • Verres à boireqté 180
  • Assiettesqté 180
  • Fourchettes à gâteauqté 180
  • Cuillères à caféqté 180
  • Plateaux de serviceqté 12
  • Pichets à caféqté 6
  • Thermosqté 6

Cuisine

  • Bouilloiresqté 3
  • Carafesqté 6
  • Glacièresqté 4
  • Planches à découperqté 3
  • Couteauxqté 6
  • Cuillères de serviceqté 8
  • Sucriersqté 6
  • Pichets à laitqté 6

Équipement

  • Table de mixage
  • Haut-parleursqté 2
  • Subwoofersqté 2
  • Microphones sans filqté 4
  • Pieds de microqté 6
  • Boîtiers DIqté 4
  • Câbles audioqté 20
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 8
  • Pieds de microqté 16
  • Tabouret de piano
  • Métronome

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 8
  • Pieds d’éclairageqté 4
  • Goulottes de câblesqté 12

Décoration

  • Tentures de scèneqté 4
  • Compositions floralesqté 6
  • Nappesqté 8
  • Bougiesqté 24
  • Bougeoirsqté 12
  • Serre-câblesqté 100

Imprimés

  • Brochures du programmeqté 200
  • Panneaux d’orientationqté 12
  • Badges nominatifsqté 30

Entrée

  • Caisse
  • Caisse
  • Stylosqté 12
  • Presse-papiersqté 6
  • Braceletsqté 200

Nettoyage

  • Poubellesqté 8
  • Balaiqté 3
  • Pinces à déchetsqté 2
  • Sets de serpillièreqté 3
  • Seauxqté 4
  • Gants de nettoyageqté 12

Courses

  • Courses

Conseils

  • Bloquez la date et le lieu avant de confirmer les artistes : prévoyez ensuite plusieurs créneaux de répétition et vérifiez que le programme tient dans le temps disponible.
  • Demandez les besoins techniques au moins 3 à 4 semaines avant le concert. La table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les boîtiers DI, les pieds et les câbles doivent être compatibles avec la salle.
  • Ne laissez pas les invitations et la promotion pour la dernière semaine : publiez le concert en ligne dès que le programme est stabilisé, puis relancez les invités 7 à 10 jours avant la représentation.
  • Finalisez le programme avant l’impression des livrets. Gardez une marge de 5 à 10 % pour les exemplaires supplémentaires et vérifiez les noms, textes, horaires et coordonnées des intervenants.
  • Préparez l’accueil séparément de la scène : établissez le plan de salle, répartissez les bénévoles et contrôlez la vaisselle, les thermos, les carafes, les glacières et les tables de service avant le jour du concert.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de la Passion ?
Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, contracter les artistes, fixer les répétitions, vérifier les permis et assurances, puis organiser la communication et la technique.
Quand réserver la salle et les artistes pour un concert de la Passion ?
Réservez la salle et contactez les artistes au moins 2 à 3 mois avant la date souhaitée. Attendez d’avoir confirmé ces deux éléments avant de diffuser largement le programme.
Quand envoyer les dernières invitations ?
Envoyez une dernière invitation ou relance 7 à 10 jours avant le concert. Confirmez ensuite les inscriptions quelques jours avant l’événement afin d’ajuster le plan de salle et le catering.
Quand tester le matériel audio avant le concert ?
Rassemblez les éléments techniques au moins 3 à 4 semaines avant, puis prévoyez un test complet le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, câbles, rallonges, haut-parleurs et retours avant les répétitions finales.

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