Checklist para organizar un concierto de música sacra
Organizar un concierto de música sacra requiere coordinar el espacio, el repertorio, los intérpretes y la experiencia del público con bastante antelación. Esta checklist reúne 70 tareas y 58 elementos para seguir el trabajo en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta preparar la recepción. Reserva la iglesia o sala, confirma permisos y seguros, y cierra las necesidades técnicas antes de anunciar el concierto. En las últimas semanas, dedica tiempo a los ensayos, el programa impreso, los asientos y la atención a los asistentes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y el programa del concierto
2 personas
Reservar iglesia o sala de conciertos
Contratar a los intérpretes
2 personas
Reunir repertorio y textos
2 personas
Fijar las fechas de los ensayos
2 personas
Comprobar permisos y seguros
Hacer reservas para la técnica
Escribir texto promocional
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el concierto en línea
Colgar pósters
2 personas
Distribuir la promoción local
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Definir el programa final
2 personas
Maquetar el programa
Imprimir los folletos del programa
Recopilar aportes técnicos
2 personas
Hacer la distribución de asientos
2 personas
Pedir el catering
2 personas
Enviar la invitación final
Confirmar inscripciones
2 personas
Comprobar los datos de contacto de los artistas
Hacer la compra
2 personas
Reunir el equipo y los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar equipos técnicos
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar las mesas de recepción
2 personas
Despejar el espacio del escenario
3 personas
Colocar el fondo y la decoración
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Montar la iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar el plan de iluminación
2 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
3 personas
Realizar el ensayo general
8 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Exponer los folletos del programa
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
Atender la recepción del público
4 personas
Guiar a los visitantes a sus asientos
3 personas
Abrir el concierto
Anunciar el programa
Acompañar el concierto
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Atender las preguntas del público
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Preparar el discurso de clausura
Servir bebidas de despedida
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Recoger objetos perdidos
Seguimiento
Desmontar el catering
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo técnico
2 personas
Entregar las llaves y el local
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 180
- Mesascant. 8
- Mesas de vestuariocant. 3
- Taburetescant. 12
- Percheroscant. 2
- Percheroscant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 180
- Tenedores de postrecant. 180
- Cucharillascant. 180
- Bandejas de serviciocant. 12
- Jarras de cafécant. 6
- Termoscant. 6
Cocina
- Teterascant. 3
- Jarras de servircant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
- Cucharones de servircant. 8
- Azucareroscant. 6
- Jarras de lechecant. 6
Equipo
- Mesa de mezclas
- Altavocescant. 2
- Subwooferscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 6
- Cajas DIcant. 4
- Cables de audiocant. 20
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 8
- Atrilescant. 16
- Taburete de piano
- Metrónomo
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Trípodes de iluminacióncant. 4
- Canaletas para cablescant. 12
Decoración
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 6
- Mantelescant. 8
- Velascant. 24
- Portavelascant. 12
- Bridascant. 100
Impresos
- Programascant. 200
- Carteles de rutacant. 12
- Tarjetas de nombrecant. 30
Entrada
- Caja registradora
- Caja registradora
- Bolígrafoscant. 12
- Portapapelescant. 6
- Pulserascant. 200
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Escobacant. 3
- Recogedores de basuracant. 2
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 12
Compras
- Compras
Consejos
- Reserva la iglesia o la sala con varios meses de margen y confirma por escrito el horario de acceso, los ensayos, el montaje y la retirada del equipo. En muchos espacios, el concierto ocupa solo una parte del tiempo reservado.
- Cierra el repertorio y los textos antes de preparar la promoción. Deja al menos 2 semanas para maquetar e imprimir los folletos del programa, especialmente si incluyen nombres, traducciones o notas sobre las obras.
- Haz una visita técnica antes del último mes: comprueba la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos, los soportes, las cajas DI y la longitud de los cables. Así detectas a tiempo si hacen falta alargadores o una solución distinta para la acústica de la iglesia.
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes. Encarga el catering con esas cifras y añade una pequeña reserva, en lugar de calcular solo con las respuestas iniciales.
- Envía la invitación final entre 3 y 5 días antes e incluye hora de apertura, duración aproximada, acceso, distribución de asientos y cualquier indicación sobre silencio o vestimenta. Asigna también a los voluntarios turnos concretos para recepción, programa, artistas y catering.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de música sacra?
- Empieza entre 4 y 6 meses antes si necesitas reservar una iglesia, contratar intérpretes y solicitar permisos. Deja el último mes para ensayos, técnica, promoción final, programa y confirmación de asistentes.
- ¿Cuándo hay que cerrar el repertorio de un concierto de música sacra?
- Cierra el repertorio definitivo al menos 6 semanas antes del concierto. Reserva después 2 semanas para revisar los textos, preparar el programa y enviar los materiales correctos a intérpretes y equipo de comunicación.
- ¿Cuándo se confirma el catering del concierto?
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 10 y 14 días antes, y confirma el pedido aproximadamente 7 días antes. Cuenta las tazas, vasos, platos y cubiertos según el número final de asistentes y del equipo.
- ¿Qué equipo técnico hace falta para un concierto en una iglesia?
- Como mínimo, revisa la mesa de mezclas, los altavoces, los micrófonos, los soportes, las cajas DI, los cables de audio y los alargadores. Haz la comprobación en la sala al menos 3 o 4 semanas antes para adaptar el montaje a la acústica y a las tomas disponibles.
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