Organiser une exposition canine : la méthode complète

Une exposition canine se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, les juges et le règlement, puis les inscriptions et la logistique du jour J. Le nombre de races et de chiens détermine le nombre de classes, de rings, de sièges et de bénévoles nécessaires. Prévoyez aussi le contrôle vétérinaire, l’accueil, la circulation des participants et la gestion des déchets. Les oublis les plus fréquents concernent les confirmations, les numéros de départ, l’eau et la signalétique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Sélectionner les juges
2 personnes
3
Définir les classes de compétition
2 personnes
4
Établir le formulaire d'inscription
5
Rédiger le règlement intérieur
2 personnes
6
Rassembler les coordonnées du vétérinaire
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier l’annonce sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Vérifier les races de chiens et les quantités
2 personnes
12
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
13
Composer le catalogue
2 personnes
14
Envoyer la confirmation aux participants
15
Commander les cocardes et les prix
16
Réserver des tables et des chaises
17
Réserver la sono
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Établir le plan du ring
2 personnes
20
Imprimer le programme de contrôle
21
Imprimer la liste des participants
22
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
23
Remplir les certificats de prix
2 personnes
24
Créer les règles du lieu et les panneaux d'orientation
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Vérifier la liste des courses
27
Faire les courses
2 personnes
28
Prévoir l’eau et les zones de repos pour les chiens
2 personnes
29
Emballer les dossards par participant
2 personnes
30
Trier les prix et les certificats
2 personnes
31
Remplir les glacières
2 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Balisage du parking
2 personnes
34
Installer les barrières et les voies de circulation
4 personnes
35
Monter les anneaux de jugement
4 personnes
36
Installer les tables et les chaises
4 personnes
37
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
38
Aménager les tables du jury
2 personnes
39
Aménager des zones de repos pour les chiens
3 personnes
40
Préparer de l’eau pour les chiens
2 personnes
41
Installer la décoration
2 personnes
42
Tester le son
2 personnes
43
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
44
Préparer le matériel de contrôle
2 personnes
45
Faire un briefing aux employés du ring
3 personnes
46
Donner le briefing à l'équipe catering
2 personnes

Événement

47
Tenir la table d’inscription
3 personnes
48
Accueillir les participants et les chiens
4 personnes
49
Distribuer les dossards
2 personnes
50
Vérifier les données de vaccination
2 personnes
51
Accueillir les visiteurs
3 personnes
52
Annoncer l'ouverture
53
Accompagner les rondes de contrôle
6 personnes
54
Annoncer les dossards
55
Enregistrer les résultats
2 personnes
56
Servir le café et le thé
3 personnes
57
Servir des amuse-bouches
3 personnes
58
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
59
Réapprovisionner l’eau pour les chiens
2 personnes
60
Vérifier les zones de repos
2 personnes
61
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
62
Prendre soin des arbitres
2 personnes
63
Faire voter le prix du public
2 personnes
64
Préparer la remise des prix
3 personnes
65
Animer la remise des prix
4 personnes
66
Photographier les gagnants
2 personnes
67
Annoncer le mot de clôture
68
Accompagner le départ des participants
3 personnes
69
Clôturer le catering
3 personnes
70
Couper le son

Suivi

71
Effectuer un contrôle des déjections canines
3 personnes
72
Retirer la décoration
2 personnes
73
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
74
Démonter les anneaux de contrôle
4 personnes
75
Ranger les barrières et les panneaux
3 personnes
76
Faire la vaisselle
3 personnes
77
Nettoyer le lieu
4 personnes
78
Évacuer les déchets
2 personnes
79
Rassembler les objets trouvés
80
Inventorier le matériel
2 personnes
81
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
82
Envoyer les résultats numériquement
83
Partager les photos avec les participants
84
Publier les gagnants
85
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 45
Table pliante pour l'inscription
Chaises pliantes pour les jurésqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables pour cages à chiensqté 6
Tentes de réceptionqté 3
Barrières de sécuritéqté 24
Cônesqté 20
Poubellesqté 8

Matériel de sport

Tapis rondsqté 3
Poteaux d’anneauqté 12
Ruban pour anneauxqté 6
Mètre pour chiens
Balance pour chiens

Matériel pour animaux

Bacs à eauqté 12
Fûts d’eau potableqté 4
Distributeurs de sacs à déjections caninesqté 6
Ramasse-crottes pour chiensqté 4
Serviettes pour chiensqté 20
Brosses pour chiensqté 6
Lignes pour l'utilisation du ringqté 12
Bouteilles d’eau pour chiensqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Destructeur de documents
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 5
Talkies-walkies rechargeablesqté 6
Téléphones portablesqté 3
Appareil photo
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 100
Verres réutilisablesqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Nappesqté 12
Mur photo
Rosettes pour les prixqté 40
Trophéesqté 12
Cadres photo pour certificatsqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Raclettes de solqté 3
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chiffons microfibresqté 20

Sécurité

Trousse de premiers secours
Kit de pansements pour chiensqté 2
Gants de travailqté 8
Extincteursqté 2

Imprimés

Numéros de départqté 100
Catalogues des participantsqté 100
Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Certificats de prixqté 40
Panneaux de directionqté 20
Affiches du règlement intérieurqté 10
Bulletins de voteqté 100
Stylosqté 40
Blocs-notesqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 8
Marqueursqté 12

Courses

Courses

Conseils

Commencez par fixer la date et le lieu, puis confirmez rapidement les juges, le vétérinaire et les règles applicables. Gardez une marge d’au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture des inscriptions.
Fermez les inscriptions avec un délai précis et vérifiez les races, les classes et les quantités avant d’attribuer les numéros de départ. Envoyez la confirmation aux participants au moins 7 jours avant l’exposition.
Dimensionnez les rings à partir du programme réel, puis ajoutez les barrières, les cônes, les tapis, les tables pour cages et les chaises des juges. Réservez la sono, les microphones et les rallonges avant la dernière semaine.
Préparez séparément l’accueil et le contrôle : table d’inscription, liste imprimée des participants, badges, programme, certificats et matériel d’impression. Imprimez une copie de secours de chaque document la veille.
Installez plusieurs points d’eau et de collecte des déjections, avec sacs, poubelles et ramasse-crottes accessibles. Affectez au moins un bénévole au suivi de chaque ring et un autre à l’accueil pendant les heures d’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition canine ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une petite exposition, et davantage si plusieurs juges ou beaucoup de races sont concernés. Les inscriptions doivent être closes assez tôt pour préparer le catalogue, les numéros et le programme.
Combien de bénévoles faut-il pour une exposition canine ?: Comptez au moins 2 bénévoles par ring pendant les passages, plus 2 personnes à l’accueil et 1 personne pour la coordination. Ajoutez une personne dédiée à la sonorisation ou aux annonces si le programme comporte plusieurs rings.
Quand envoyer la confirmation aux participants ?: Envoyez-la au plus tard 7 jours avant l’événement, avec le numéro de départ, les horaires, l’accès et les consignes du lieu. Cela laisse le temps de corriger une erreur de race, de classe ou de coordonnées.
Que faut-il prévoir pour l’eau et la propreté des chiens ?: Installez des bacs à eau et des fûts d’eau potable dès l’ouverture, puis placez des distributeurs de sacs et des poubelles sur les parcours principaux. Contrôlez ces points au moins toutes les 2 heures pendant l’exposition.

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