LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Passieconcert organiseren: checklist en planning

Een Passieconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen een datum en repertoire. Leg eerst de kerk of concertlocatie, uitvoerenden, repetities en het programma vast; daarna volgen techniek, promotie, aanmeldingen en publieksontvangst. Plan ruimte voor technische input, een zitplaatsindeling en programmaboekjes, want die onderdelen worden vaak pas in de laatste week opgepakt. Met deze checklist houd je ook catering, dieetwensen, vrijwilligers en de benodigde inrichting overzichtelijk bij.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en concertprogramma vastleggen

    2 personen

  • Kerk of concertlocatie reserveren

  • Uitvoerenden contracteren

    2 personen

  • Repertoire en teksten verzamelen

    2 personen

  • Repetitiedata vastleggen

    2 personen

  • Vergunningen en verzekeringen controleren

  • Reserveringen voor techniek maken

  • Promotietekst schrijven

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Concert online publiceren

  • Posters ophangen

    2 personen

  • Lokale promotie verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Programma definitief maken

    2 personen

  • Programmaboekje opmaken

  • Programmaboekjes drukken

  • Technische input verzamelen

    2 personen

  • Zitplaatsindeling maken

    2 personen

  • Catering bestellen

    2 personen

  • Laatste uitnodiging versturen

  • Aanmeldingen bevestigen

    2 personen

  • Contactgegevens uitvoerenden controleren

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Apparatuur en materialen verzamelen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Techniek lossen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Tafels voor ontvangst plaatsen

    2 personen

  • Podiumruimte vrijmaken

    3 personen

  • Achtergrond en decoratie plaatsen

    2 personen

  • Geluidsinstallatie opbouwen

    3 personen

  • Verlichting opbouwen

    2 personen

  • Instrumenten klaarzetten

    3 personen

  • Microfoons testen

    2 personen

  • Lichtplan testen

    2 personen

  • Technische soundcheck uitvoeren

    3 personen

  • Generale repetitie uitvoeren

    8 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Ontvangsttafel inrichten

    2 personen

  • Programmaboekjes uitstallen

  • Entree en bewegwijzering plaatsen

    2 personen

  • Publieksontvangst bemensen

    4 personen

  • Bezoekers naar plaatsen begeleiden

    3 personen

  • Concert openen

  • Programma aankondigen

  • Concert begeleiden

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Pauzedranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    3 personen

  • Publieksvragen afhandelen

    2 personen

  • Toiletten tussentijds controleren

  • Slotwoord verzorgen

  • Afscheidsdranken serveren

    3 personen

  • Bezoekers uitgeleiden

    3 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Catering afbouwen

    3 personen

  • Stoelen en tafels opruimen

    4 personen

  • Instrumenten inpakken

    3 personen

  • Geluidsinstallatie afbreken

    3 personen

  • Verlichting afbreken

    2 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Techniek retourneren

    2 personen

  • Sleutels en locatie opleveren

  • Foto's en bestanden archiveren

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 180
  • Tafelsaantal 8
  • Kleedkamertafelsaantal 3
  • Krukkenaantal 12
  • Kledingrekkenaantal 2
  • Kapstokkenaantal 4

Servies

  • Koffiekopjesaantal 180
  • Drinkglazenaantal 180
  • Bordenaantal 180
  • Gebaksvorkjesaantal 180
  • Theelepelsaantal 180
  • Serveerbladenaantal 12
  • Koffiekannenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 6

Keuken

  • Waterkokersaantal 3
  • Schenkkannenaantal 6
  • Koelboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 3
  • Messenaantal 6
  • Serveerlepelsaantal 8
  • Suikerbakjesaantal 6
  • Melkkannetjesaantal 6

Apparatuur

  • Mengpaneel
  • Luidsprekersaantal 2
  • Subwoofersaantal 2
  • Draadloze microfoonsaantal 4
  • Microfoonstatievenaantal 6
  • DI-boxenaantal 4
  • Audiokabelsaantal 20
  • Verlengkabelsaantal 12
  • Stekkerdozenaantal 8
  • Muziekstandaardsaantal 16
  • Pianokruk
  • Metronoom

Verlichting

  • LED-spotsaantal 8
  • Lichtstatievenaantal 4
  • Kabelgotenaantal 12

Decoratie

  • Podiumdoekenaantal 4
  • Bloemstukkenaantal 6
  • Tafelkledenaantal 8
  • Kaarsenaantal 24
  • Kaarshoudersaantal 12
  • Kabelbindersaantal 100

Drukwerk

  • Programmaboekjesaantal 200
  • Routebordjesaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 30

Entree

  • Kassa
  • Geldkist
  • Pennenaantal 12
  • Klembordenaantal 6
  • Polsbandjesaantal 200

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Bezemaantal 3
  • Vuilnisgrijpersaantal 2
  • Dweilsetsaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Schoonmaakhandschoenenaantal 12

Boodschappen

  • Boodschappen

Tips

  • Reserveer techniek zodra de uitvoerenden en locatie bekend zijn. Verzamel uiterlijk enkele weken voor het concert de technische input, zodat je weet hoeveel microfoons, statieven, kabels en aansluitingen nodig zijn.
  • Maak het programma definitief voordat je het programmaboekje opmaakt en laat drukken. Controleer namen van uitvoerenden, repertoire en teksten nog één keer; een correctieronde voorkomt herdruk.
  • Verstuur de laatste uitnodiging niet pas op de concertdag. Bevestig aanmeldingen enkele dagen vooraf en gebruik het actuele aantal bezoekers voor de zitplaatsindeling, catering en het aantal programmaboekjes.
  • Plan vrijwilligers per taak en tijdstip, inclusief ontvangst, zaal, catering en opruimen. Geef iedereen vooraf een contactpersoon en een duidelijke starttijd, zodat de opbouw niet op één persoon neerkomt.
  • Controleer naast de geluidsinstallatie ook de praktische inrichting van kerk of zaal. Tel stoelen en tafels, regel kapstokken en kleedkamertafels en zet voor de catering koffie- en thermoskannen, glazen, servies en waterkokers klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Passieconcert organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de datum, locatie, uitvoerenden en het concertprogramma. Plan repetities, vergunningen en techniek daarna zo snel mogelijk; promotie kan meestal 6 tot 8 weken voor het concert starten.
Wanneer moet ik de kerk of concertlocatie reserveren?
Reserveer de locatie zodra de gewenste datum en het programma op hoofdlijnen bekend zijn, idealiter 3 tot 6 maanden vooraf. Vraag direct naar opbouwtijd, beschikbare stoelen, kleedruimte, cateringregels en technische aansluitingen.
Wanneer verstuur ik uitnodigingen voor een Passieconcert?
Stuur de eerste uitnodigingen ongeveer 6 tot 8 weken vooraf en verstuur een laatste herinnering 3 tot 7 dagen voor het concert. Verzamel bij de aanmelding meteen dieetwensen en bevestig het definitieve programma zodra dit is vastgesteld.
Hoeveel programmaboekjes moet ik drukken?
Baseer de oplage op de bevestigde aanmeldingen en houd ongeveer 5 tot 10 procent extra aan voor onverwachte bezoekers en beschadigde exemplaren. Laat drukken nadat namen, teksten en het programma definitief zijn gecontroleerd.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!