Passionskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin, Konzertprogramm und Veranstaltungsort zuerst fest. Reserviere die Kirche oder den Saal möglichst mehrere Monate vorher, bevor du Künstler und Werbung verbindlich planst.
• Sammle den technischen Input der Mitwirkenden spätestens vier Wochen vor dem Konzert. Für Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, DI-Boxen und Audiokabel braucht es einen konkreten Bühnen- und Anschlussplan.
• Verschicke die Einladungen nicht erst nach der letzten Probe. Plane für den Versand mindestens drei Wochen Vorlauf ein und bestätige Anmeldungen spätestens sieben Tage vor dem Konzert.
• Finalisiere Sitzplan und Programmheft, sobald die Anmeldungen weitgehend vorliegen. Lass den Druck mindestens fünf Werktage vor dem Konzert erledigen, damit Änderungen nicht am Veranstaltungstag entstehen.
• Teile Freiwillige für Einlass, Sitzplätze, Garderobe und Catering ein. Prüfe am Vortag, ob Stühle, Tische, Umkleidetische, Kleiderständer sowie Kaffeetassen, Gläser und Serviertabletts tatsächlich vor Ort sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Passionskonzert organisieren?

Beginne idealerweise drei bis sechs Monate vorher mit Termin, Veranstaltungsort und Konzertprogramm. Künstler, Genehmigungen und Technik sollten spätestens acht bis zwölf Wochen vor dem Konzert geklärt sein.

Wann muss das Programm für ein Passionskonzert feststehen?

Eine vorläufige Fassung sollte etwa sechs Wochen vorher vorliegen, damit Repertoire, Texte und Proben planbar sind. Die endgültige Version gehört spätestens fünf Werktage vor dem Konzert in den Druck.

Wie viele Proben braucht ein Passionskonzert?

Plane mindestens drei bis fünf gemeinsame Probentermine ein, abhängig von Besetzung und Länge des Repertoires. Eine Probe mit der vollständigen Technik sollte spätestens in der letzten Woche vor dem Konzert stattfinden.

Wann sollte man Catering für ein Passionskonzert bestellen?

Bestelle Catering und Getränke ungefähr zehn bis vierzehn Tage vorher, sobald Anmeldungen und Ernährungswünsche erfasst sind. Kaufe verderbliche Ware erst ein bis zwei Tage vor dem Konzert und prüfe dann auch Kaffeekannen, Thermoskannen und Kühlboxen.

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