Organiser un concert de la Passion, étape par étape

Un concert de la Passion demande de coordonner le lieu, les artistes, le répertoire et la technique bien avant le jour prévu. Commencez par fixer la date et le programme, puis sécurisez l’église ou la salle et les contrats des intervenants. Les répétitions, les autorisations et les besoins techniques doivent être confirmés avant de lancer la promotion. Gardez enfin du temps pour les inscriptions, le plan de salle, les livrets et l’accueil des spectateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme du concert
2 personnes
2
Réserver une église ou une salle de concert
3
Contracter les artistes
2 personnes
4
Rassembler le répertoire et les textes
2 personnes
5
Fixer les dates de répétition
2 personnes
6
Vérifier les permis et les assurances
7
Faire les réservations techniques
8
Rédiger le texte promotionnel
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier le concert en ligne
11
Accrocher les affiches
2 personnes
12
Distribuer la promotion locale
2 personnes
13
Traiter les inscriptions
2 personnes
14
Recueillir les besoins alimentaires
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Finaliser le programme
2 personnes
17
Mettre en page le programme
18
Imprimer les livrets de programme
19
Recueillir les éléments techniques
2 personnes
20
Établir le plan de salle
2 personnes
21
Commander le catering
2 personnes
22
Envoyer la dernière invitation
23
Confirmer les inscriptions
2 personnes
24
Vérifier les coordonnées des intervenants
25
Faire les courses
2 personnes
26
Rassembler le matériel et les équipements
2 personnes

Événement

27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Décharger le matériel technique
3 personnes
29
Installer les chaises
4 personnes
30
Installer des tables d'accueil
2 personnes
31
Libérer l’espace de la scène
3 personnes
32
Installer le fond et la décoration
2 personnes
33
Installer le système de sonorisation
3 personnes
34
Monter l’éclairage
2 personnes
35
Installer les instruments
3 personnes
36
Tester les microphones
2 personnes
37
Tester le plan d’éclairage
2 personnes
38
Effectuer la balance technique
3 personnes
39
Effectuer la répétition générale
8 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Aménager la table d'accueil
2 personnes
42
Disposer les programmes
43
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
44
Assurer l’accueil du public
4 personnes
45
Accompagner les visiteurs à leur place
3 personnes
46
Ouvrir le concert
47
Annoncer le programme
48
Encadrer le concert
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir les boissons de pause
4 personnes
51
Servir des amuse-bouches
3 personnes
52
Gérer les questions du public
2 personnes
53
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
54
Prononcer le discours de clôture
55
Servir les boissons d’au revoir
3 personnes
56
Reconduire les visiteurs
3 personnes
57
Rassembler les objets trouvés

Suivi

58
Démonter le catering
3 personnes
59
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
60
Emballer les instruments
3 personnes
61
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
62
Démonter l’éclairage
2 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Faire la vaisselle
3 personnes
65
Nettoyer le lieu
4 personnes
66
Rapporter le matériel
2 personnes
67
Retourner le matériel technique
2 personnes
68
Remettre les clés et le lieu
69
Archiver les photos et les fichiers
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 180
Tablesqté 8
Tables de logeqté 3
Tabouretsqté 12
Portants à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verres à boireqté 180
Assiettesqté 180
Fourchettes à gâteauqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Carafesqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Cuillères de serviceqté 8
Sucriersqté 6
Pichets à laitqté 6

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Subwoofersqté 2
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 20
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Pieds de microqté 16
Tabouret de piano
Métronome

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Goulottes de câblesqté 12

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 6
Nappesqté 8
Bougiesqté 24
Bougeoirsqté 12
Serre-câblesqté 100

Imprimés

Brochures du programmeqté 200
Panneaux d’orientationqté 12
Badges nominatifsqté 30

Entrée

Caisse
Caisse
Stylosqté 12
Presse-papiersqté 6
Braceletsqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balaiqté 3
Pinces à déchetsqté 2
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Courses

Courses

Conseils

Bloquez d’abord la date, le programme et le lieu : sans ces trois éléments, les artistes et les réservations techniques restent provisoires. Prévoyez au moins 2 à 3 dates de répétition dans le calendrier initial.
Demandez les besoins techniques de chaque intervenant avant de réserver la sonorisation. Faites préciser le nombre de microphones, de pieds, de boîtiers DI, de haut-parleurs et la longueur de câbles nécessaire.
Vérifiez les autorisations et les assurances plusieurs semaines avant le concert. Une église ou une salle peut imposer ses propres règles pour le son, l’accueil du public et l’installation du matériel.
Ne lancez pas les invitations avant d’avoir défini la capacité de la salle et le mode d’inscription. Confirmez les participants une dernière fois dans la semaine précédant le concert.
Prévoyez l’accueil comme une petite réception : tables de loge, portants, eau, café et vaisselle doivent être disponibles avant l’arrivée des artistes. Commandez le catering selon les besoins alimentaires recueillis, puis faites les courses pour les compléments manquants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert de la Passion ?: Comptez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, contractualiser les artistes, vérifier les autorisations, préparer la promotion et planifier les répétitions sans tout faire dans les derniers jours.
Quand réserver la salle et les artistes pour un concert ?: Réservez le lieu et confirmez les artistes dès que la date et le programme sont fixés, de préférence 8 à 12 semaines avant le concert. Les réservations techniques dépendent ensuite du lieu et du répertoire retenu.
Quand imprimer les livrets du programme ?: Finalisez le programme et sa mise en page environ 7 à 10 jours avant le concert. Gardez quelques jours pour corriger les noms, les textes et les horaires avant l’impression.
Quand confirmer les inscriptions des spectateurs ?: Envoyez une dernière invitation et confirmez les inscriptions dans les 5 à 7 jours précédant le concert. Vous pourrez ainsi établir le plan de salle et ajuster le catering avec des chiffres fiables.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.