Organiser un Concert de l’Avent : la checklist complète
Un Concert de l’Avent se prépare bien avant l’installation des chaises et des pupitres. Commence par réserver le lieu et fixer la date, puis verrouille le programme, les groupes et le calendrier des répétitions. Les inscriptions, les besoins alimentaires et la répartition des bénévoles doivent être suivis jusqu’au dernier jour. La veille, concentre-toi sur le piano, les microphones, les boissons au frais et l’aménagement de l’accueil.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Fixer la date du concert
Établir le programme
2 personnes
Confirmer les groupes participants
Planifier les répétitions
Briefer le chef d’orchestre
Rassembler les partitions
2 personnes
Vérifier les parties de musique
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
Partager les informations de stationnement
Réserver le piano
Tester le microphone
2 personnes
Établir le plan sonore
2 personnes
Établir la liste de courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Mettre en place le coin café
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la couronne de l'Avent
2 personnes
Préparer les programmes
2 personnes
Aménager l’entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Briefer l'équipe traiteur
2 personnes
Événement
Accueillir les artistes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Encadrer le concert
3 personnes
Gérer le micro
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 100
- Portantsqté 3
- Cintresqté 120
- Pupitre
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 100
- Assiettes à gâteauqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Décoration
- Couronne de l’Avent
- Bougies de l'Aventqté 4
- Guirlandes de Noëlqté 8
- Chemins de tableqté 6
- Guirlandes LEDqté 6
Équipement
- Pupitres de musiqueqté 30
- Pupitre de chef d’orchestre
- Microphoneqté 2
- Pieds de microqté 2
- Intervenants actifsqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Piano
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Bains-marieqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 3
- Ciseauxqté 3
- Rouleaux de ruban adhésifqté 6
- Couteaux de cuisineqté 3
- Planches à découperqté 3
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets de serviceqté 4
Éclairage
- Lampes de travail LEDqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque la date et le lieu en premier, puis confirme rapidement les groupes participants : le programme dépend du nombre de formations et du temps de répétition disponible.
- Prévois un suivi des inscriptions jusqu’à la dernière semaine. Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription afin d’ajuster les en-cas et les boissons sans courir après les réponses.
- Planifie une vérification technique avant l’arrivée du public : teste le microphone, les pieds de micro, le piano, les rallonges et les multiprises, puis note qui intervient en cas de panne.
- Ne laisse pas l’accueil au dernier moment. Installe les tables, les chaises, les portants et les cintres avant l’ouverture, et partage les informations de stationnement avec les invités au moins quelques jours avant.
- Prépare le coin café et les en-cas avant le début du concert. Mets les boissons au frais à l’avance et garde les tasses, verres, assiettes, couverts et plateaux de service au même endroit pour éviter les allers-retours.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un Concert de l’Avent ?
- Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réserve d’abord le lieu, fixe la date, confirme les groupes et établis le programme avant de lancer les invitations.
- Combien de répétitions prévoir pour un Concert de l’Avent ?
- Prévois au minimum 2 à 3 répétitions collectives, avec une répétition finale dans le lieu du concert si possible. Garde cette dernière séance pour vérifier les placements, les partitions, le piano et la sonorisation.
- Quand envoyer les invitations pour un Concert de l’Avent ?
- Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant le concert. Fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour pouvoir traiter les réponses et les besoins alimentaires.
- Que préparer la veille d’un Concert de l’Avent ?
- La veille, vérifie le matériel sonore, le piano, les pupitres, les rallonges et les multiprises, puis installe autant que possible les tables et les chaises. Mets aussi les boissons au frais et regroupe le matériel du coin café au même endroit.
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