Adventskonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Termin und Programm zuerst fest und bestätige auftretende Gruppen möglichst mehrere Wochen vor dem Konzert. Plane danach feste Probentermine ein, statt Proben erst kurz vor dem Auftritt zu suchen.
• Prüfe alle Musikpartituren vor der ersten gemeinsamen Probe auf Vollständigkeit und Lesbarkeit. Fehlende Stimmen lassen sich am Konzerttag kaum noch zuverlässig ersetzen.
• Teste Mikrofon, Mikrofonständer, aktive Lautsprecher und Verlängerungskabel bei einer Probe im Veranstaltungsraum. Ein Schallkonzept verhindert, dass Ansagen und Musik später unterschiedlich laut wirken.
• Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens eine Woche vorher. Daraus ergibt sich, wie viele Tassen, Gläser, Bestecksets, Kuchenplatten und Snacks du für die Kaffee-Ecke brauchst.
• Plane den Aufbau mit festen Zuständigkeiten und einem Zeitpuffer von mindestens 60 Minuten. Stühle, Tische, Notenpulte, Adventsdekoration und Technik sollten vor dem Einlass vollständig stehen und getestet sein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Adventskonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Raum und Programm. Gruppen, Klavier und Technik solltest du spätestens 6 Wochen vor dem Konzert bestätigen.

Wann sollte man die Einladungen für ein Adventskonzert verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Bitte um Rückmeldung spätestens 7 Tage vorher, damit Helfer, Sitzplätze und Bewirtung planbar sind.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Adventskonzert?

Plane mindestens 60 bis 90 Minuten für Tische, Stühle, Notenpulte, Dekoration, Kaffee-Ecke und Tontechnik ein. Für einen vollständigen Mikrofon- und Lautsprechertest solltest du zusätzlich 20 bis 30 Minuten vorsehen.

Wann soll man Getränke und Snacks für das Adventskonzert vorbereiten?

Kühle Getränke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vorher und bereite Kaffee-Zubehör sowie Snacks etwa 60 Minuten vor dem Einlass vor. Empfindliche Kuchen und andere frische Speisen bleiben bis kurz vor dem Servieren kühl.

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