Adventsconcert organiseren: checklist en planning
Een adventsconcert vraagt om meer voorbereiding dan alleen een programma en een repetitie. Je legt eerst datum en locatie vast, bevestigt de optredende groepen en werkt daarna toe naar muziek, techniek, ontvangst en catering. Plan repetities ruim vooruit en controleer alle muziekpartijen voordat ze bij de musici belanden. Op deze pagina staat de volledige checklist met taken en spullen, zodat je niets vergeet voor het concert en de koffie na afloop.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Concertdatum vastleggen
Programma samenstellen
2 personen
Optredende groepen bevestigen
Repetities inplannen
Dirigent instrueren
Muziekpartijen verzamelen
2 personen
Muziekpartijen controleren
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
Parkeerinformatie delen
Piano reserveren
Microfoon testen
2 personen
Geluidsplan maken
2 personen
Boodschappenlijst opstellen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffiehoek klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Podiumzone vrijmaken
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Adventskrans plaatsen
2 personen
Programma's klaarleggen
2 personen
Entree inrichten
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Toiletten controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Ontvangstteam briefen
2 personen
Cateringteam briefen
2 personen
Event
Artiesten ontvangen
2 personen
Bezoekers ontvangen
3 personen
Programma's uitdelen
2 personen
Garderobe beheren
2 personen
Concert begeleiden
3 personen
Microfoon bedienen
Koffie en thee schenken
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies afruimen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Instrumenten veilig opbergen
3 personen
Meubilair afbouwen
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Gevonden voorwerpen bewaren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 100
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Katheder
Servies
- Koffiekopjesaantal 100
- Glazenaantal 100
- Gebaksbordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Adventskrans
- Adventskaarsenaantal 4
- Kerstslingersaantal 8
- Tafellopersaantal 6
- Ledlichtsnoerenaantal 6
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 30
- Dirigentenlessenaar
- Microfoonaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Actieve speakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Piano
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudketelsaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 3
- Scharenaantal 3
- Plakbandrollenaantal 6
- Keukenmessenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Serveertangenaantal 6
- Schenk kannenaantal 4
Verlichting
- Ledwerklampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Dweilmoppenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de concertdatum en locatie minimaal 12 weken vooraf vast. Reserveer tegelijk de piano, muzieklessenaars en eventuele geluidsapparatuur; die worden vaak vergeten wanneer de zaal al is geboekt.
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor het concert. Gebruik het definitieve aantal aanmeldingen om koffie, thee, hapjes, kopjes, glazen en gebaksborden te plannen in plaats van op het laatste moment te improviseren.
- Plan de laatste techniekcontrole uiterlijk 60 minuten voor aanvang. Test microfoon, microfoonstandaard, actieve speakers, verlengkabels en stekkerdozen in de opstelling waarin ze tijdens het concert worden gebruikt.
- Maak de publieksstroom vooraf duidelijk: wijs vrijwilligers aan voor ontvangst, garderobe en parkeren. Zet garderoberekken en kledinghangers klaar en deel parkeerinformatie uiterlijk 3 dagen voor het concert met de bezoekers.
- Zet de koffiehoek pas na de podiumopbouw klaar. Plaats tafels en stoelen eerst, controleer daarna de muzieklessenaars en dirigentenlessenaar en zet koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudketels en thermoskannen veilig buiten de looproute.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een adventsconcert organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met de datum, locatie en optredende groepen. Plan repetities, uitnodigingen en techniek daarna in vaste stappen; houd de laatste week vrij voor controles en praktische wijzigingen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een adventsconcert versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 6 tot 8 weken voor het concert. Sluit de aanmeldingen 7 dagen vooraf, zodat je dieetwensen, catering en de indeling van tafels en stoelen kunt afronden.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een adventsconcert?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en de technische test. Zet podium, piano, muzieklessenaars en geluidsapparatuur eerst neer; test de microfoon vervolgens uiterlijk 60 minuten voor aanvang.
- Wat moet ik voor de koffie na een adventsconcert regelen?
- Plan de koffiehoek op basis van het definitieve aantal bezoekers en controleer die 30 minuten voor het einde van het concert. Zet kopjes, glazen, gebaksborden, bestek, serveerbladen en thermoskannen klaar voordat de zaal opengaat.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!