Checklist para organizar un Concierto de Adviento
Un Concierto de Adviento combina la precisión de un concierto con la atención de una recepción navideña. Necesitas cerrar primero el lugar, la fecha, el programa y los grupos; después vienen los ensayos, las partituras, las invitaciones y la logística del público. La preparación técnica merece una prueba independiente: piano, micrófono, altavoces, atriles y cables no deberían estrenarse el mismo día. Esta checklist reúne 55 tareas y 41 materiales para avanzar en el orden correcto y evitar olvidos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Fijar la fecha del concierto
Elaborar el programa
2 personas
Confirmar los grupos que actúan
Planificar ensayos
Dar instrucciones al director
Recopilar las partituras
2 personas
Comprobar las partituras
2 personas
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
Compartir información sobre el aparcamiento
Reservar el piano
Probar el micrófono
2 personas
Crear el plan de sonido
2 personas
Elaborar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar el rincón de café
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Colocar los atriles
3 personas
Despejar la zona del escenario
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar la corona de Adviento
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar la entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Comprobar los baños
Despejar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Informar al equipo de recepción
2 personas
Informar al equipo de catering
2 personas
Evento
Recibir a los artistas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Repartir programas
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Acompañar el concierto
3 personas
Manejar el micrófono
Servir café y té
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Guardar los instrumentos de forma segura
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 6
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Atril
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 100
- Platos para postrecant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 8
Decoración
- Corona de Adviento
- Velas de Advientocant. 4
- Guirnaldas de Navidadcant. 8
- Manteles runnerscant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Equipo
- Atriles de músicacant. 30
- Atril del director
- Micrófonocant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Altavoces activoscant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Piano
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Mantener calientecant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tijerascant. 3
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras para servircant. 4
Iluminación
- Lámparas LED de trabajocant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y los grupos antes de diseñar las invitaciones. Así puedes publicar un programa fiable y abrir las inscripciones sin tener que corregirlas después.
- Planifica los ensayos con fechas concretas y revisa las partituras antes del primer ensayo. Reserva copias suficientes para cada intérprete, el director y los atriles de apoyo.
- Haz una prueba de sonido completa al menos 60 minutos antes de que llegue el público. Comprueba el micrófono, los altavoces activos, el piano, los soportes y todos los cables alargadores.
- Calcula la recepción por separado del concierto: prepara vasos, tazas, platos, cubiertos y bandejas, y deja las bebidas enfriándose con varias horas de antelación. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no al servir.
- Asigna voluntarios con funciones y horarios concretos, incluyendo aparcamiento, recepción, montaje de sillas y mesas, café y desmontaje. Coloca los atriles, las sillas y el rincón de café antes de la prueba técnica para no mover material después.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que empezar a organizar un Concierto de Adviento?
- Empieza al menos 8 semanas antes. Reserva primero el lugar y fija la fecha; durante las semanas siguientes confirma los grupos, prepara el programa, planifica los ensayos y envía las invitaciones.
- ¿Cuándo se deben enviar las invitaciones para un Concierto de Adviento?
- Envíalas entre 4 y 6 semanas antes del concierto. Deja al menos 10 días para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y usa los datos finales para organizar voluntarios y recepción.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que probar el sonido?
- Haz la prueba completa entre 60 y 90 minutos antes de la llegada del público. Prueba el micrófono, los altavoces, el piano, los soportes y los cables con la disposición definitiva de atriles y sillas.
- ¿Cuándo hay que preparar el café y enfriar las bebidas?
- Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes y prepara el rincón de café durante el montaje. Deja listas las tazas, los vasos, los platos, los cubiertos y las bandejas antes de que empiece el concierto.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!