Checklist pour organiser un concert de chorale

Un concert de chorale demande plus qu’un programme et une répétition générale. Il faut coordonner les partitions, le chef de chœur, les solistes, la billetterie, l’accueil du public et toute la technique sur scène. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu au contrôle final des inscriptions et du matériel. Elle couvre 80 tâches et 70 éléments à préparer, notamment les micros, les pupitres, les câbles et le service de boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Établir le programme du concert
3 personnes
Sélectionner le répertoire et les partitions
3 personnes
Confirmer le chef d’orchestre et les solistes
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Fixer les tarifs d’entrée
2 personnes
Créer le programme du dépliant
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Rédiger les textes pour l’animateur
2 personnes
Vérifier les parties chorales
4 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Ouvrir la billetterie
2 personnes
Publier les informations au public
2 personnes
Répétition avec le chœur
5 personnes
Planifier la répétition technique
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Commander les courses
2 personnes
Vérifier la billetterie
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Assembler les partitions
3 personnes
Effectuer une visite du site
2 personnes
Récupérer les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Confirmer la présence des membres du chœur
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir la salle
2 personnes
Vérifier la salle et les sanitaires
2 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Marquer l’installation du chœur
2 personnes
Installer les pupitres
3 personnes
Installer les instruments
3 personnes
Installer les microphones
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Orienter l’installation lumière
2 personnes
Tester les niveaux sonores
3 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Faire la répétition technique
8 personnes
Préparer les boissons de pause
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Aménager la table d’entrée
2 personnes
Disposer les brochures du programme
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Faire répéter la chorale
5 personnes
Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Contrôler les billets
2 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Annoncer le concert
Accompagner la première partie du concert
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la pause
4 personnes
Collecter la vaisselle
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
5 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Prendre une photo du chœur
2 personnes
Animer un échange informel après
3 personnes
Servir les en-cas pour la chorale
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Emballer les instruments
3 personnes
Rassembler les partitions
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
5 personnes
Démonter les tables
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
Vider le vestiaire
2 personnes
Emballer le catering restant
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
Partager les photos avec la chorale

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tables pliantesqté 8
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d'eauqté 8

Équipement

Piano numérique
Banc de piano
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Enceinte de monitoring
Boîtier DI
Câbles XLRqté 6
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 12
Pupitres de musiqueqté 30
Pupitre de chef d’orchestre
Métronome
Pilesqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Compositions floralesqté 4
Panneau d’accueil
Panneaux indicateursqté 6
Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 8

Catering

Thermosqté 8
Fontaines à eauqté 4
Glacièresqté 4
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 16
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Panneau du menuqté 2
Courses

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 2
Bacs à vaisselleqté 3

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Aspirateur
Chiffons microfibresqté 12
Gants de nettoyageqté 4

Administration

Caisse
Caisse
Terminal de paiement
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 12
Billets d’entréeqté 120
Braceletsqté 120
Cartes du programmeqté 120

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 3
Extincteurqté 2
Ruban de marquageqté 4

Conseils

Bloquez une répétition technique distincte de la répétition avec le chœur. Prévoyez au moins 2 heures pour tester les microphones, le piano numérique, les retours, les haut-parleurs et les éclairages.
Ne regroupez pas les partitions au dernier moment : contrôlez les parties du chœur et préparez les dossiers plusieurs jours avant le concert. Gardez aussi un exemplaire de secours pour chaque pupitre.
Fermez les inscriptions et vérifiez la billetterie avant de calculer la restauration. Comptez séparément les besoins du public, des choristes, des solistes et des bénévoles, puis commandez les boissons et les pâtisseries en conséquence.
Faites une visite du lieu avant l’installation pour repérer les prises électriques, l’espace réservé aux éléments de scène, le passage des câbles et l’emplacement des vêtements. Les tapis de câbles et les multiprises doivent être prévus avant l’arrivée du public.
Préparez les informations destinées au public au moins une semaine à l’avance : horaires, accès, tarifs, programme et modalités d’accueil. Les textes du présentateur, les badges et les dossiers imprimés peuvent ensuite être finalisés sans pression le jour du concert.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert de chorale ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Réservez d’abord le lieu, confirmez le chef de chœur et les solistes, puis construisez le programme avant d’ouvrir la billetterie.
Combien de temps prévoir pour la répétition technique d’un concert de chorale ?: Réservez au minimum 2 heures, et davantage si vous utilisez plusieurs microphones ou une sonorisation complète. Ce créneau doit permettre de tester le mélangeur, les retours, les câbles, le piano et les éclairages sans le public.
Quand imprimer les programmes du concert ?: Finalisez les textes et la liste des œuvres 5 à 7 jours avant le concert, puis imprimez les programmes. Gardez une marge pour corriger une modification de soliste, d’horaire ou de partenaire avant l’accueil du public.
Combien de boissons prévoir pour un concert de chorale ?: Pour le premier service, prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajustez selon la durée et le nombre de participants. Séparez les quantités destinées au public de celles nécessaires aux choristes, aux solistes et aux bénévoles.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.