Chorkonzert organisieren: die praktische Checkliste
Ein Chorkonzert braucht mehr Vorlauf als nur ein festgelegtes Repertoire. Neben Chor, Dirigent und Solisten müssen Raum, Kartenverkauf, Technik, Programmfolder und Helfer rechtzeitig zusammenpassen. Plane zuerst Termin, Ort und Konzertprogramm, danach Anmeldungen, Kommunikation und Ausstattung. In der letzten Woche geht es vor allem um Probe, technische Abläufe, Drucksachen und die Kontrolle von Kartenverkauf und Catering.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort festlegen
2 Personen
Konzertprogramm zusammenstellen
3 Personen
Repertoire und Noten auswählen
3 Personen
Dirigent und Solisten bestätigen
2 Personen
Reservierungen vornehmen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Eintrittspreise festlegen
2 Personen
Programmheft gestalten
2 Personen
Programmhefte drucken
2 Personen
Texte für den Moderator schreiben
2 Personen
Chorstimmen kontrollieren
4 Personen
Technikbedarf erfassen
2 Personen
Ticketverkauf eröffnen
2 Personen
Publikumsinformationen veröffentlichen
2 Personen
Probe mit dem Chor halten
5 Personen
Technische Probe planen
2 Personen
Cateringmengen berechnen
2 Personen
Einkäufe bestellen
2 Personen
Kartenverkauf prüfen
2 Personen
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
Notenhefte zusammenstellen
3 Personen
Ortstermin durchführen
2 Personen
Einkäufe abholen
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Anwesenheit der Chormitglieder bestätigen
Wettervorhersage prüfen
Event
Saal öffnen
2 Personen
Saal und Sanitäranlagen kontrollieren
2 Personen
Stühle aufstellen
5 Personen
Bühnenteile aufstellen
4 Personen
Choraufstellung markieren
2 Personen
Notenständer aufstellen
3 Personen
Instrumente bereitstellen
3 Personen
Mikrofone aufstellen
3 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Lichtanlage ausrichten
2 Personen
Lautstärkepegel testen
3 Personen
Lichtmodi testen
2 Personen
Technische Probe durchführen
8 Personen
Pausengetränke bereitstellen
3 Personen
Snacks ausgeben
3 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Programmhefte auslegen
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Chor einsingen
5 Personen
Türen öffnen
3 Personen
Besucher empfangen
4 Personen
Karten kontrollieren
2 Personen
Programmhefte verteilen
2 Personen
Konzert ankündigen
Ersten Teil des Konzerts begleiten
5 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause organisieren
4 Personen
Geschirr einsammeln
2 Personen
Zweiten Konzertteil betreuen
5 Personen
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
Chorfoto machen
2 Personen
Informelles Nachgespräch organisieren
3 Personen
Chorsnacks servieren
2 Personen
Nachbereitung
Technik ausschalten
2 Personen
Instrumente einpacken
3 Personen
Noten zusammentragen
3 Personen
Bühne abbauen
4 Personen
Stühle aufräumen
5 Personen
Tische abbauen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
4 Personen
Sanitäranlagen reinigen
2 Personen
Garderobe leeren
2 Personen
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
Materialien zurückbringen
3 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Verlorene Gegenstände erfassen
Dankesnachricht versenden
2 Personen
Fotos mit dem Chor teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 100
- KlappischeAnz. 8
- BühnenelementeAnz. 6
- KleiderständerAnz. 2
- StehtischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 60
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GebäckgabelnAnz. 100
- KaffeelöffelAnz. 60
- ServiertablettsAnz. 8
- WasserkaraffenAnz. 8
Ausstattung
- Digitalpiano
- Klavierbank
- MikrofoneAnz. 4
- MikrofonständerAnz. 4
- Mischpult
- LautsprecherAnz. 2
- Monitorlautsprecher
- DI-Box
- XLR-KabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 12
- NotenpulteAnz. 30
- Dirigentenpult
- Metronom
- BatterienAnz. 12
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- LichtstativeAnz. 2
- StimmungsleuchtenAnz. 8
Dekoration
- BühnentücherAnz. 4
- BlumenarrangementsAnz. 4
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
- NamensschilderAnz. 35
- TischdeckenAnz. 8
Catering
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserspenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SchälchenAnz. 16
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SpeisetafelAnz. 2
- Einkäufe
Küche
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierschalenAnz. 12
- MessbecherAnz. 2
- SpülbeckenAnz. 3
Reinigung
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesenAnz. 2
- Kehrblech und HandfegerAnz. 2
- Staubsauger
- MikrofasertücherAnz. 12
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Verwaltung
- Kassabox
- Geldkassette
- Kartenterminal
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 12
- EintrittskartenAnz. 120
- ArmbänderAnz. 120
- ProgrammkartenAnz. 120
Sicherheit
- Erste-Hilfe-Kasten
- TaschenlampenAnz. 3
- FeuerlöscherAnz. 2
- MarkierungsbandAnz. 4
Tipps
- Lege Datum und Veranstaltungsort zuerst fest und führe anschließend einen Ortstermin durch. Prüfe dabei Bühne, Sitzplätze, Stromanschlüsse, Licht, Wege für Publikum und Platz für Instrumente.
- Plane die technische Probe nicht am Konzerttag zwischen Tür und Angel. Reserviere dafür einen eigenen Zeitblock und teste Mikrofone, Mischpult, Lautsprecher, Monitor, DI-Box sowie alle XLR-Kabel vor Einlass.
- Schließe die Auswahl von Repertoire und Partituren früh ab. Bündele die Stimmen und kontrolliere die Chorpartien spätestens vor der letzten gemeinsamen Probe, damit keine fehlenden oder veralteten Noten auftauchen.
- Öffne den Kartenverkauf erst, wenn Eintrittspreise, Publikumsinformationen und Programmablauf feststehen. Prüfe die Verkaufszahlen in der letzten Woche und teile Helfer für Einlass, Garderobe, Programmfolder und Betreuung ein.
- Berechne Kaffee, Gebäck und Getränke nach der erwarteten Besucherzahl und bestelle die Einkäufe mit Puffer. Stelle außerdem Namenkarten, Wasser karaffen, Gläser, Tassen und Serviergeschirr spätestens am Vortag bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein Chorkonzert planen?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit Termin, Ort, Dirigent, Solisten und Programm. Kartenverkauf und öffentliche Informationen sollten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert verfügbar sein.
- Wann sollte die technische Probe für ein Chorkonzert stattfinden?
- Plane die technische Probe spätestens 1 bis 2 Tage vor dem Konzert oder als eigenen Block am Veranstaltungstag. Rechne für Ton, Licht, Aufbau und einen vollständigen Ablauf mindestens 2 Stunden ein.
- Wie viele Programmfolder braucht man für ein Chorkonzert?
- Drucke für jede erwartete Besucherin und jeden Besucher einen Folder und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve. Bei 200 erwarteten Gästen sind das beispielsweise 220 Exemplare.
- Was muss man am Tag vor dem Chorkonzert vorbereiten?
- Bereite Partituren, Namenkarten, Programmfolder, Sitzordnung und Technikmaterial am Vortag vollständig vor. Kontrolliere außerdem Kartenverkauf, Helferplan und Cateringbestellung, damit am Konzerttag nur noch Aufbau und Probe bleiben.
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