Koorconcert organiseren: een praktische checklist
Een koorconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen repertoire kiezen en repeteren. Je regelt tegelijk de locatie, musici, kaartverkoop, publieksinformatie, techniek en ontvangst. Begin met datum, zaal en programma en werk daarna toe naar een technische repetitie en een duidelijke taakverdeling. Let vooral op onderdelen die vaak pas op de concertdag opvallen: partituren, microfoons, kabels, verlichting, stoelen en voldoende tijd voor opbouw.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie vastleggen
2 personen
Concertprogramma samenstellen
3 personen
Repertoire en partituren selecteren
3 personen
Dirigent en solisten bevestigen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Entreeprijzen vaststellen
2 personen
Programmafolder ontwerpen
2 personen
Programmafolders afdrukken
2 personen
Teksten voor presentator schrijven
2 personen
Koorpartijen controleren
4 personen
Techniekbehoefte inventariseren
2 personen
Kaartverkoop openen
2 personen
Publieksinformatie publiceren
2 personen
Repetitie met koor houden
5 personen
Technische repetitie plannen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Boodschappen bestellen
2 personen
Kaartverkoop controleren
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Partituren bundelen
3 personen
Locatiebezoek uitvoeren
2 personen
Boodschappen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koorleden aanwezigheid bevestigen
Weersverwachting controleren
Event
Zaal openen
2 personen
Zaal en sanitair controleren
2 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Podiumdelen opstellen
4 personen
Kooropstelling markeren
2 personen
Muzieklessenaars plaatsen
3 personen
Instrumenten klaarzetten
3 personen
Microfoons plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie richten
2 personen
Geluidsniveaus testen
3 personen
Lichtstanden testen
2 personen
Technische repetitie houden
8 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Entreetafel inrichten
2 personen
Programmafolders uitstallen
2 personen
Garderobe inrichten
2 personen
Koor inzingen
5 personen
Deuren openen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Kaarten controleren
2 personen
Programmafolders uitdelen
2 personen
Concert aankondigen
Eerste concertdeel begeleiden
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauze verzorgen
4 personen
Servies inzamelen
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
5 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Koorfoto maken
2 personen
Informeel nagesprek verzorgen
3 personen
Koorhapjes serveren
2 personen
Nazorg
Techniek uitschakelen
2 personen
Instrumenten inpakken
3 personen
Partituren verzamelen
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
5 personen
Tafels afbreken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Sanitair schoonmaken
2 personen
Garderobe leegmaken
2 personen
Overgebleven catering verpakken
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen
2 personen
Foto's met koor delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 100
- Klaptafelsaantal 8
- Podiumdelenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Statafelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Gebaksvorkjesaantal 100
- Koffielepelsaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
- Waterkaraffenaantal 8
Apparatuur
- Digitale piano
- Pianobank
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Monitorluidspreker
- DI-box
- XLR-kabelsaantal 6
- Verlengsnoerenaantal 6
- Stekkerdozenaantal 6
- Kabelmattenaantal 12
- Muzieklessenaarsaantal 30
- Dirigentenlessenaar
- Metronoom
- Batterijenaantal 12
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerlampenaantal 8
Decoratie
- Podiumdoekenaantal 4
- Bloemstukkenaantal 4
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 35
- Tafelkledenaantal 8
Catering
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkoelersaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schaaltjesaantal 16
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Menubordaantal 2
- Boodschappen
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Maatbekersaantal 2
- Afwasbakkenaantal 3
Schoonmaak
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemaantal 2
- Blik en vegeraantal 2
- Stofzuiger
- Microvezeldoekenaantal 12
- Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Administratie
- Kassabox
- Geldkist
- Pinapparaat
- Klembordenaantal 4
- Balpennenaantal 12
- Entreeticketsaantal 120
- Polsbandjesaantal 120
- Programmakaartenaantal 120
Veiligheid
- EHBO-doos
- Zaklampenaantal 3
- Brandblusseraantal 2
- Markeringstapeaantal 4
Tips
- Plan de technische repetitie vóór de concertdag of neem op de concertdag minimaal 90 minuten op voor soundcheck, plaatsing van microfoons, digitale piano en luidsprekers. Controleer ook kabelmatten, verlengsnoeren en stekkerdozen voordat het publiek binnenkomt.
- Bundel de partituren per koorpartij en leg een extra exemplaar klaar. Controleer uiterlijk één week voor het concert of alle koorleden de juiste versie hebben en of de dirigentenlessenaar, muzieklessenaars en pianobank op de juiste plek staan.
- Open de kaartverkoop zodra datum, locatie, entreeprijs en publieksinformatie vaststaan. Controleer de aantallen dagelijks in de laatste week, zodat je stoelen, programmafolders, naamkaartjes en catering niet op een schatting baseert.
- Bereken catering per verwacht aantal gasten en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf. Zet koffie- en serviesbenodigdheden, waterkaraffen, glazen en gebaksvorkjes apart van de podiummaterialen klaar.
- Maak per tijdstip één aanspreekpunt voor entree, techniek, koor, catering en presentator. Deel de definitieve planning minstens 48 uur vooraf met alle vrijwilligers, inclusief opbouwtijd, locatiebezoek en het moment waarop het koor aanwezig moet zijn.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een koorconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, dirigent, solisten en programma. Start de kaartverkoop en publiekscommunicatie zodra die basis vaststaat; plan de technische repetitie uiterlijk 2 weken vooraf.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een koorconcert?
- Reken op minimaal 2 uur voor stoelen, podiumdelen, lessenaars, verlichting en techniek. Reserveer daarna nog 60 tot 90 minuten voor de technische repetitie en een korte pauze voor het koor.
- Wanneer moet de kaartverkoop voor een koorconcert openen?
- Open de kaartverkoop zodra de locatie, datum, entreeprijs en het programma definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor het concert. Controleer de verkoop dagelijks in de laatste 7 dagen en pas de cateringhoeveelheden daarop aan.
- Wanneer verzamel je dieetwensen voor een koorconcert?
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding of kaartverkoop uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor het concert. Bestel daarna de catering en houd bij de ontvangst een aparte lijst voor afwijkende wensen bij de hand.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!