Checklist para organizar un concierto coral sin olvidos

Un concierto coral necesita coordinación entre música, público, técnica y recepción. Empieza fijando la fecha y el lugar, y deja cerrados con antelación el repertorio, el director, los solistas y el programa. Después tendrás que organizar las entradas, las invitaciones, los ensayos y el equipo del escenario. Esta checklist reúne las tareas y el material necesarios para llegar al día del concierto con todo comprobado, desde las partituras hasta los cables y el catering.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y lugar
2 personas
Elaborar el programa del concierto
3 personas
Seleccionar el repertorio y las partituras
3 personas
Confirmar al director y a los solistas
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Fijar precios de entrada
2 personas
Diseñar el folleto del programa
2 personas
Imprimir folletos del programa
2 personas
Redactar textos para el presentador
2 personas
Comprobar las partituras del coro
4 personas
Inventariar las necesidades técnicas
2 personas
Abrir la venta de entradas
2 personas
Publicar información para el público
2 personas
Hacer un ensayo con el coro
5 personas
Planificar el ensayo técnico
2 personas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Pedir la compra
2 personas
Comprobar la venta de entradas
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Agrupar las partituras
3 personas
Realizar una visita al lugar
2 personas
Recoger la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Confirmar la asistencia de los miembros del coro
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la sala
2 personas
Comprobar el salón y los sanitarios
2 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar las partes del escenario
4 personas
Marcar la colocación del coro
2 personas
Colocar los atriles
3 personas
Preparar los instrumentos
3 personas
Colocar los micrófonos
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Ajustar la instalación de iluminación
2 personas
Probar los niveles de sonido
3 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Realizar un ensayo técnico
8 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Montar la mesa de entrada
2 personas
Colocar los folletos del programa
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Calentar al coro
5 personas
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Comprobar los mapas
2 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Anunciar el concierto
Coordinar la primera parte del concierto
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Organizar la pausa
4 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
5 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Hacer una foto del coro
2 personas
Realizar la charla informal posterior
3 personas
Servir aperitivos para el coro
2 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Empacar instrumentos
3 personas
Recopilar partituras
3 personas
Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
5 personas
Desmontar las mesas
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
4 personas
Limpiar los sanitarios
2 personas
Vaciar el guardarropa
2 personas
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
Compartir fotos con el coro

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 100
Mesas plegablescant. 8
Piezas de escenariocant. 6
Percheroscant. 2
Mesas altascant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillas de cafécant. 60
Bandejas de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8

Equipo

Piano digital
Banco de piano
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Altavoz de monitor
Caja DI
Cables XLRcant. 6
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 12
Atriles de músicacant. 30
Atril del director
Metrónomo
Bateríascant. 12

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Luces decorativascant. 8

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Arreglos floralescant. 4
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 6
Tarjetas de nombrecant. 35
Mantelescant. 8

Catering

Termoscant. 8
Enfriadores de aguacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cuencoscant. 16
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cartel del menúcant. 2
Compras

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Bandejas de servircant. 12
Jarras medidorascant. 2
Fregaderoscant. 3

Limpieza

Cuboscant. 4
Fregonascant. 4
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Aspiradora
Paños de microfibracant. 12
Guantes de limpiezacant. 4

Administración

Caja registradora
Caja registradora
Máquina de sellado
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 12
Entradascant. 120
Pulserascant. 120
Tarjetas del programacant. 120

Seguridad

Botiquín de primeros auxilios
Linternascant. 3
Extintorcant. 2
Cinta de marcajecant. 4

Consejos

Haz una visita al lugar al menos 6 semanas antes para medir el escenario, comprobar las tomas eléctricas y decidir dónde irán las sillas, los atriles, el piano digital y los altavoces.
Cierra el repertorio y las partituras antes de anunciar el programa. Reserva tiempo para comprobar que cada integrante del coro tiene su partitura y agrupa las copias por obra o sección.
Planifica un ensayo técnico separado del ensayo coral, idealmente entre 3 y 7 días antes del concierto. Prueba micrófonos, mesa de mezclas, monitores, focos LED, cables y la posición del director.
Abre la venta de entradas cuando ya puedas publicar fecha, lugar, programa y precios. Comprueba las ventas 7 días antes y prepara una previsión de asistentes para ajustar sillas, folletos y catering.
Asigna voluntarios con funciones concretas como recepción, entradas, programa y catering. Calcula las cantidades a partir de las inscripciones y preferencias dietéticas, y no esperes a la víspera para pedir la compra.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto coral?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En ese periodo puedes fijar fecha y lugar, confirmar director y solistas, cerrar el repertorio, abrir la venta de entradas y reservar el equipo o el catering.
¿Cuándo hay que cerrar el repertorio de un concierto coral?: Procura cerrarlo al menos 6 semanas antes del concierto. Así tendrás tiempo para revisar las partituras, preparar el programa, redactar los textos del presentador y organizar los ensayos.
¿Cuándo se debe hacer el ensayo técnico?: Hazlo entre 3 y 7 días antes, además del ensayo con el coro. Comprueba entonces los micrófonos, soportes, mesa de mezclas, altavoces, monitor, piano digital, iluminación y todos los cables.
¿Cuánto catering hace falta para un concierto coral?: Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y añade un margen del 10 %. Recoge las preferencias dietéticas al registrarse y revisa el número final de asistentes aproximadamente 7 días antes.

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