Checklist pour organiser un concert de blues

Un concert de blues demande plus qu’une scène et quelques musiciens. Il faut verrouiller la date, le lieu, les autorisations, les droits musicaux et les besoins techniques avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist rassemble les 74 tâches et 54 éléments à prévoir, du premier repérage à l’ouverture des portes. Utilise-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les oublis de dernière minute, notamment côté son, éclairage, restauration et accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver des artistes
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Gérer les droits musicaux
Établir le plan sonore
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Définir l’offre de restauration
2 personnes
Fixer le budget
2 personnes
Rédiger le texte promotionnel
Concevoir l’affiche
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Faire les réservations
Collecter les informations des artistes
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
3 personnes
Tester l’alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Décorer la scène et la salle
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes

Événement

Accueil des artistes
2 personnes
Animer les balances
3 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Contrôler l’entrée
2 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Accompagner la prestation
2 personnes
Annoncer la pause
Accueil des artistes
2 personnes
Gérer les questions du public
Annoncer l'heure de fin
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
Démonter l’installation lumineuse
3 personnes
Démonter la scène
4 personnes
Réfrigérer les restes
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Faire le check-out des artistes
Rassembler les objets trouvés
Finaliser les fournisseurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escalier de podium
Tables de bièreqté 10
Chaisesqté 150
Tabourets de barqté 12
Sous-mains de barqté 3
Table d’accueil
Portant à vêtements

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 120

Équipement

Haut-parleurs PAqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 6
Pieds de microqté 6
Boîtiers DIqté 4
Caissons de monitoringqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24

Éclairage

Projecteurs LED de podiumqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Contrôleur d'éclairage
Éclairage d’ambianceqté 12

Cuisine

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Petits bolsqté 20
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2

Décoration

Affiches bluesqté 12
Tentures de scèneqté 4
Nappesqté 10
Cartes de menuqté 20
Brochures du programmeqté 180

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commence par confirmer la date et le lieu, puis réserve les artistes avant de lancer la promotion. Prévois au moins quelques jours pour vérifier leurs disponibilités et leurs besoins techniques.
Demande aux artistes une fiche technique complète : microphones, boîtiers DI, retours, câbles et alimentation doivent être connus avant d’établir le plan sonore. Garde des piles de rechange et des rallonges en réserve.
Traite les autorisations, l’assurance et les droits musicaux plusieurs semaines avant le concert. Ne laisse pas ces vérifications à la semaine de l’événement, car elles peuvent conditionner l’ouverture du lieu.
Fixe l’offre de restauration et recueille les besoins alimentaires au moment des inscriptions. Achète les produits non périssables en avance, puis récupère les produits frais le jour prévu pour éviter les ruptures.
Imprime le déroulé et la liste de contacts avant l’ouverture du lieu. Vérifie aussi la scène, l’escalier, les haut-parleurs, les caissons de basses, les projecteurs LED et les goulottes de câbles avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser un concert de blues ?: Commence les réservations et les vérifications administratives plusieurs semaines avant la date. La promotion, les inscriptions et la collecte des informations des artistes doivent être lancées avant la dernière semaine.
Quel matériel prévoir pour le son d’un concert de blues ?: Prévois au minimum une sonorisation PA, des caissons de basses, une table de mixage, des microphones, des pieds de micro, des boîtiers DI, des retours et les câbles nécessaires. Ajoute des rallonges, multiprises et piles de rechange pour les imprévus.
Quand faire les courses pour un concert de blues ?: Mets les stocks non périssables en place avant le jour du concert. Achète ou récupère les produits frais le plus près possible de l’ouverture, selon les besoins de restauration prévus.
Que vérifier avant d’ouvrir le lieu ?: Contrôle le déroulé imprimé, la liste de contacts, les stocks, l’accueil, les tables, les chaises et le vestiaire. Vérifie ensuite le son, l’éclairage, les câbles et l’accès à la scène avant l’arrivée des spectateurs.

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