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Checklist para organizar un concierto de blues

Organizar un concierto de blues requiere coordinar artistas, permisos, sonido, iluminación, público y servicio de bebidas sin dejar decisiones para el último día. Esta checklist reúne 74 tareas y 54 elementos para seguir el trabajo en orden, desde confirmar la fecha y contratar a los músicos hasta abrir el recinto. Encontrarás también controles concretos para el montaje, las necesidades técnicas, las reservas y la compra de provisiones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Confirmar fecha y ubicación

    2 personas

  • Contratar artistas

    2 personas

  • Comprobar permisos

  • Comprobar el seguro

  • Gestionar los derechos musicales

  • Crear el plan de sonido

    2 personas

  • Hacer el plan de iluminación

    2 personas

  • Definir la oferta de catering

    2 personas

  • Fijar el presupuesto

    2 personas

  • Escribir texto promocional

  • Diseñar cartel

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Publicar promoción en línea

  • Gestionar inscripciones

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Hacer reservas

  • Recopilar información de los artistas

  • Comprobar las necesidades técnicas

    2 personas

  • Imprimir el plan de trabajo

  • Imprimir la lista de contactos

  • Comprobar la lista de la compra

    2 personas

  • Hacer la compra

    3 personas

  • Preparar provisiones no perecederas

    2 personas

  • Recoger productos frescos

    2 personas

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Delimitar la zona de carga y descarga

    2 personas

  • Montar el escenario

    4 personas

  • Montar el sistema de sonido

    3 personas

  • Conectar los micrófonos

    2 personas

  • Montar la instalación de iluminación

    3 personas

  • Probar el suministro eléctrico

    2 personas

  • Montar mesas

    3 personas

  • Colocar las sillas

    3 personas

  • Montar la barra

    3 personas

  • Rellenar las neveras

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

  • Preparar café y té

    2 personas

  • Colgar la decoración

    2 personas

  • Decorar el escenario y la sala

    2 personas

  • Comprobar los baños

  • Colocar puntos de recogida de basura

    2 personas

  • Montar el mostrador de entrada

    2 personas

Evento

  • Recibir a los artistas

    2 personas

  • Coordinar la prueba de sonido

    3 personas

  • Dar la bienvenida al público

    3 personas

  • Controlar la entrada

    2 personas

  • Repartir el programa

    2 personas

  • Servir las bebidas

    3 personas

  • Servir aperitivos

    3 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Recoger la vajilla

    2 personas

  • Acompañar la actuación

    2 personas

  • Anunciar el descanso

  • Atender a los artistas

    2 personas

  • Atender las preguntas del público

  • Anunciar la hora de finalización

  • Despedir al público

    3 personas

Seguimiento

  • Apagar el equipo

    2 personas

  • Desmontar el sistema de sonido

    3 personas

  • Desmontar la instalación de luces

    3 personas

  • Desmontar el escenario

    4 personas

  • Refrigerar los sobrantes

    2 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Limpiar la barra

    2 personas

  • Limpiar la sala

    3 personas

  • Limpiar los baños

    2 personas

  • Volver a colocar el mobiliario

    3 personas

  • Retirar la decoración

    2 personas

  • Inventariar materiales

    2 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Hacer el check-out de los artistas

  • Recoger objetos perdidos

  • Cerrar con los proveedores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Piezas de escenariocant. 6
  • Escalera del escenario
  • Mesas de cervezacant. 10
  • Sillascant. 150
  • Taburetes de barcant. 12
  • Bandejas de barcant. 3
  • Mesa de entrada
  • Perchero

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 180
  • Copas de vinocant. 60
  • Tazas de cafécant. 60
  • Platoscant. 180
  • Tenedorescant. 180
  • Cuchilloscant. 180
  • Cucharascant. 120

Equipo

  • Altavoces de PAcant. 2
  • Subwooferscant. 2
  • Mesa de mezclas
  • Micrófonoscant. 6
  • Soportes de micrófonocant. 6
  • Cajas DIcant. 4
  • Cajas de monitorcant. 4
  • Cables de instrumentoscant. 12
  • Cables alargadorescant. 10
  • Regletascant. 8
  • Canaletas para cablescant. 12
  • Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

  • Luces LED del escenariocant. 8
  • Trípodes de iluminacióncant. 2
  • Controlador de luces
  • Iluminación ambientalcant. 12

Cocina

  • Neverascant. 2
  • Neveras portátilescant. 4
  • Máquinas de cafécant. 2
  • Teterascant. 2
  • Jarras térmicascant. 4
  • Bandejas de serviciocant. 8
  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillos de cocinacant. 3
  • Cuencoscant. 20
  • Pinzascant. 6
  • Abrebotellascant. 4
  • Sacacorchoscant. 2

Decoración

  • Carteles de bluescant. 12
  • Telones de escenariocant. 4
  • Mantelescant. 10
  • Cartas del menúcant. 20
  • Folletos del programacant. 180

Limpieza

  • Papeleracant. 8
  • Cuboscant. 4
  • Fregonascant. 4
  • Sets de escobacant. 3
  • Guantes de limpiezacant. 6

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra la fecha, el lugar y la contratación de los artistas antes de promocionar el concierto. Reserva al menos 4 semanas para permisos, seguro, derechos musicales y comunicación pública.
  • Pide las necesidades técnicas de cada artista por escrito y compáralas con tu plan de sonido. Haz esta comprobación al menos 10 días antes para detectar micrófonos, cajas DI, monitores o cables que falten.
  • Prepara el montaje con una hora de apertura del recinto claramente definida. Coloca primero las piezas del escenario y el cableado, protege los cables con canaletas y deja libres las rutas de evacuación.
  • Calcula las bebidas por tramos: para la primera hora, reserva 2 o 3 consumiciones por persona y añade opciones sin alcohol. Confirma las preferencias dietéticas y recoge los productos frescos el mismo día.
  • Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos antes de la jornada. Ten una copia en la mesa de entrada y otra con la persona responsable del sonido para resolver cambios sin depender del móvil.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de blues?
Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite cerrar artistas y ubicación, revisar permisos y seguro, gestionar los derechos musicales y disponer de al menos 4 semanas para promocionar y gestionar inscripciones.
¿Cuándo hay que confirmar las necesidades técnicas de los músicos?
Pídelas al contratar y vuelve a comprobarlas entre 10 y 14 días antes del concierto. Así puedes ajustar el plan de sonido y conseguir a tiempo micrófonos, soportes, cajas DI, monitores, cables y regletas.
¿Cuánto equipo de sonido necesito para un concierto de blues?
Como base, prevé altavoces de PA, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, soportes, cajas DI y cajas de monitor. La cantidad exacta depende del número de músicos y del recinto, así que confirma el listado técnico con cada artista antes de comprar o alquilar.
¿Cuándo debo hacer la compra para el concierto?
Compra las provisiones no perecederas entre 3 y 5 días antes y recoge los productos frescos el mismo día. Comprueba la lista de la compra una última vez antes de abrir el recinto para evitar que falten vasos, copas, tazas o cubiertos.

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