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Blueskonzert organisieren: die Checkliste für die Vorbereitung

Ein Blueskonzert steht und fällt mit sauberer Technik, einem realistischen Zeitplan und klaren Absprachen mit Künstlern und Veranstaltungsort. Diese Checkliste begleitet dich von der Termin- und Ortsbestätigung bis zum Öffnen der Location. Besonders leicht werden Musikrechte, Schallkonzept und Ersatzkabel übersehen. Auch Catering, Anmeldungen und die Betreuung der Band brauchen feste Zuständigkeiten, bevor die ersten Gäste eintreffen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

    2 Personen

  • Künstler buchen

    2 Personen

  • Genehmigungen prüfen

  • Versicherung prüfen

  • Musikrechte regeln

  • Schallkonzept erstellen

    2 Personen

  • Lichtplan erstellen

    2 Personen

  • Catering-Angebot festlegen

    2 Personen

  • Budget festlegen

    2 Personen

  • Werbetext schreiben

  • Plakat gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Online-Werbung schalten

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Reservierungen vornehmen

  • Künstlerinformationen sammeln

  • Technische Anforderungen prüfen

    2 Personen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Kontaktliste ausdrucken

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Frische Produkte abholen

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Lade- und Entladezone absperren

    2 Personen

  • Bühne aufbauen

    4 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    3 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Lichtanlage aufbauen

    3 Personen

  • Stromversorgung testen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bar einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen befüllen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bühne und Saal dekorieren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Eingangstresen einrichten

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

    2 Personen

  • Soundcheck begleiten

    3 Personen

  • Publikum begrüßen

    3 Personen

  • Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Getränke servieren

    3 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Auftritt begleiten

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Künstler betreuen

    2 Personen

  • Publikumsfragen bearbeiten

  • Endzeit ankündigen

  • Publikum verabschieden

    3 Personen

Nachbereitung

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Beschallungsanlage abbauen

    3 Personen

  • Lichtanlage abbauen

    3 Personen

  • Bühne abbauen

    4 Personen

  • Reste kühlen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Bar reinigen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten reinigen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Künstler auschecken

  • Fundsachen sammeln

  • Lieferanten abschließen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 6
  • Bühnentreppe
  • BiertischeAnz. 10
  • StühleAnz. 150
  • BarhockerAnz. 12
  • BarunterlagenAnz. 3
  • Empfangstisch
  • Kleiderständer

Geschirr

  • Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 180
  • GabelnAnz. 180
  • MesserAnz. 180
  • LöffelAnz. 120

Ausstattung

  • PA-LautsprecherAnz. 2
  • SubwooferAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 6
  • MikrofonständerAnz. 6
  • DI-BoxenAnz. 4
  • MonitorboxenAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 10
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 12
  • ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-BühnenlichterAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 2
  • Lichtcontroller
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 12

Küche

  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 4
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 3
  • KüchenmesserAnz. 3
  • SchälchenAnz. 20
  • ZangenAnz. 6
  • FlaschenöffnerAnz. 4
  • KorkenzieherAnz. 2

Dekoration

  • Blues-PlakateAnz. 12
  • BühnentücherAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • SpeisekartenAnz. 20
  • ProgrammhefteAnz. 180

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • EimerAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • BesensetsAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre Genehmigungen, Versicherung und Musikrechte mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Konzert. Ohne diese drei Punkte kann die Veranstaltung trotz gebuchter Band kurzfristig gefährdet sein.
  • Sammle die technischen Anforderungen der Künstler spätestens 3 Wochen vorher. Prüfe PA-Lautsprecher, Subwoofer, Mischpult, Monitorboxen, DI-Boxen und Instrumentenkabel gemeinsam mit der Tontechnik.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 3 Stunden Vorlauf und teste jedes Mikrofon, jede Monitorbox und alle Lichtstative vor dem Einlass. Ersatzbatterien und zusätzliche Verlängerungskabel gehören griffbereit an die Bühne.
  • Lege das Catering nach den bestätigten Anmeldungen und Ernährungswünschen fest. Frische Produkte solltest du erst am Veranstaltungstag abholen; haltbare Vorräte können bereits vorher bereitgestellt werden.
  • Drucke Drehbuch, Kontaktliste und Einkaufsliste spätestens am Vortag aus. Bestimme außerdem eine Person für Künstlerfragen und eine zweite für Empfang, Reservierungen und Gästeliste.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Blueskonzert organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Künstlerbuchung, Ort, Genehmigungen, Versicherung und Musikrechte sollten spätestens 6 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Blueskonzert?
Plane mindestens 3 Stunden vor dem Einlass ein. Für Bühne, PA, Mischpult, Monitorboxen, Licht und Soundcheck brauchst du zusätzlich etwa 60 bis 90 Minuten.
Was muss die Band vor dem Blueskonzert wissen?
Schicke spätestens 3 Wochen vorher Anfahrt, Zeitplan, Bühnenmaße, technische Ausstattung und Catering-Informationen. Bitte außerdem um eine vollständige Liste der Instrumente und Anschlüsse.
Wann sollte ich Werbung für ein Blueskonzert starten?
Starte die erste Ankündigung 4 bis 6 Wochen vorher. Plakat, Einladungen und Online-Werbung sollten spätestens 3 Wochen vor dem Konzert sichtbar beziehungsweise aktiv sein.

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