Bluesconcert organiseren: checklist en planning
Een bluesconcert organiseren vraagt meer dan een artiest en een podium. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verzekering, muziekrechten en een technisch plan voor PA, monitoren, microfoons en verlichting. Daarna volgen promotie, aanmeldingen, catering en de praktische voorbereiding van glazen, servies en meubilair. Deze checklist met 74 taken en 54 spullen helpt je bepalen wat eerst moet en wat je op de concertdag niet meer wilt uitzoeken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
2 personen
Artiesten boeken
2 personen
Vergunningen controleren
Verzekering controleren
Muziekrechten regelen
Geluidsplan maken
2 personen
Lichtplan maken
2 personen
Cateringaanbod bepalen
2 personen
Budget vastleggen
2 personen
Promotietekst schrijven
Affiche ontwerpen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Online promotie plaatsen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Reserveringen maken
Artiënteninformatie verzamelen
Technische wensen controleren
2 personen
Draaiboek afdrukken
Contactlijst afdrukken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
Verse producten ophalen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Laad- en loszone afzetten
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Lichtinstallatie opbouwen
3 personen
Stroomvoorziening testen
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
3 personen
Bar inrichten
3 personen
Koelingen vullen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Podium en zaal aankleden
2 personen
Toiletten controleren
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Event
Artiënten ontvangen
2 personen
Soundcheck begeleiden
3 personen
Publiek verwelkomen
3 personen
Entree controleren
2 personen
Programma uitdelen
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Servies verzamelen
2 personen
Optreden begeleiden
2 personen
Pauze aankondigen
Artiënten verzorgen
2 personen
Publieksvragen afhandelen
Eindtijd aankondigen
Publiek uitgeleiden
3 personen
Nazorg
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Geluidsinstallatie afbreken
3 personen
Lichtinstallatie afbreken
3 personen
Podium afbreken
4 personen
Restanten koelen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Bar schoonmaken
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Meubilair terugplaatsen
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Artiënten uitchecken
Gevonden voorwerpen verzamelen
Leveranciers afronden
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrap
- Biertafelsaantal 10
- Stoelenaantal 150
- Barkrukkenaantal 12
- Barbladenaantal 3
- Entreetafel
- Kledingrek
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 120
Apparatuur
- PA-speakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 6
- Microfoonstatievenaantal 6
- DI-boxenaantal 4
- Monitorboxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Verlichting
- LED-podiaallichtenaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Lichtcontroller
- Sfeerverlichtingaantal 12
Keuken
- Koelkastenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Schaaltjesaantal 20
- Tangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
Decoratie
- Bluespostersaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Tafelkledenaantal 10
- Menukaartenaantal 20
- Programmafoldersaantal 180
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Emmersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de technische wensen van de artiesten vroeg vast. Controleer vóór de opbouw hoeveel microfoons, DI-boxen, monitorboxen en instrumentkabels nodig zijn en maak één geluidsplan voor de technicus.
- Plan vergunningen, verzekering en muziekrechten voordat je promotie start. Zo voorkom je dat affiches en uitnodigingen al verspreid zijn terwijl de formele toestemming nog ontbreekt.
- Werk met een apart draaiboek voor de concertdag. Zet daarin onder meer het openen van de locatie, de opbouw van podiumdelen en podiumtrap, de soundcheck, deuren open en het opruimen met tijden.
- Tel drank- en eetservies op basis van je aanmeldingen en reserveer extra voor piekmomenten. Herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, koffiekopjes, borden en bestek worden vaak pas bij het klaarzetten gemist.
- Maak vóór de locatie opent een korte controle van stroom en kabels. Leg verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten vast, plaats lichtstatieven en LED-podiumlichten veilig en houd reservebatterijen apart voor apparatuur.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een bluesconcert organiseren?
- Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met datum, locatie en artiesten. Regel vergunningen, verzekering en muziekrechten zo vroeg mogelijk en start promotie pas wanneer de belangrijkste afspraken vaststaan.
- Wat heb ik nodig voor de techniek van een bluesconcert?
- Reken minimaal op PA-speakers, een mengtafel, microfoons, microfoonstatieven, DI-boxen, monitorboxen en instrumentkabels. Controleer de technische wensen per artiest en neem voldoende verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten mee.
- Wanneer moet ik de catering voor een bluesconcert regelen?
- Bepaal het cateringaanbod zodra de locatie en verwachte bezoekersaantallen bekend zijn, bij voorkeur enkele weken vooraf. Verzamel dieetwensen tijdens de aanmeldingen en haal verse producten pas kort voor het concert op.
- Wat moet ik op de dag van een bluesconcert als eerste doen?
- Open de locatie volgens het draaiboek en controleer eerst stroom, podium, geluid en verlichting. Zet daarna entree, bar, stoelen en tafels klaar, zodat techniek en publieksruimtes niet door elkaar heen worden opgebouwd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!