Organiser un concert dans le parc : la checklist complète

Un concert dans le parc se prépare bien avant l’installation de la scène. Il faut d’abord sécuriser la date, le lieu et les autorisations, puis confirmer les artistes, la technique, les fournisseurs et l’équipe de bénévoles. Les dernières semaines servent à gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, l’itinéraire et la météo. Cette checklist vous aide à garder le bon ordre et à ne pas attendre le jour J pour vérifier le matériel, les livraisons ou le stock de boissons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date de l'événement et le parc
2 personnes
Vérifier les autorisations et les règles de bruit
Réserver des artistes
2 personnes
Demander la fiche technique
Définir la restauration et le bar
2 personnes
Définir le budget et la politique d’entrée
2 personnes
Réserver les fournisseurs
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le programme en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Partager les informations d’itinéraire et de stationnement
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les artistes et les prestataires
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Compter le stock de matériel réutilisable
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Préparer les amuse-bouches et la garniture
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Charger les moyens de transport
3 personnes
Balisage du site
4 personnes
Réception des livraisons
2 personnes
Monter la scène et la couverture
6 personnes
Installer le système de sonorisation
4 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Préparer l’accueil des artistes
2 personnes
Effectuer la vérification du son
4 personnes
Déguster et installer le catering
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier l’entrée et les bracelets
3 personnes
Encadrer la première prestation
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Accompagner les artistes
2 personnes
Annoncer les spectacles
Maintenir la propreté de l'espace public
2 personnes
Allumer l’éclairage au crépuscule
Encadrer la dernière représentation
3 personnes
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
3 personnes
Fermer le bar et le buffet
3 personnes

Suivi

Éteindre l'installation sonore
2 personnes
Ranger les aliments et les boissons en toute sécurité
3 personnes
Collecter et trier les déchets
4 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter la scène et l’auvent
6 personnes
Démonter le matériel son et lumière
4 personnes
Nettoyer l'aire du parc
5 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Apporter le matériel au stockage
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Scène
Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 100
Tabourets de barqté 6
Sous-mains de barqté 2
Barrières de fouleqté 20
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Caissons de monitoringqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 10
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Passe-câblesqté 20
Pupitres de musiqueqté 6

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes d’éclairage d’ambianceqté 10
Pieds d’éclairageqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Tasses à caféqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Glacièresqté 6
Casiers de boissonsqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Plateaux de serviceqté 20
Plateaux de serviceqté 8
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux d'artisteqté 6
Affiches du programmeqté 20
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demandez la fiche technique de chaque artiste dès la réservation. Vérifiez notamment les microphones, boîtiers DI, retours, câbles et besoins électriques avant de confirmer la sonorisation.
Réglez les autorisations du parc et les règles de bruit plusieurs semaines à l’avance. Faites préciser les horaires autorisés, les limites sonores et les conditions de montage et de démontage.
Comptez séparément le matériel réutilisable et les consommables. Les verres, assiettes, couverts, boissons et garnitures doivent être vérifiés après l’inventaire, puis achetés assez tôt pour pouvoir les refroidir et les préparer.
Préparez un déroulé imprimé et une liste de contacts avant le chargement des véhicules. Ajoutez les numéros des artistes, fournisseurs, bénévoles, responsables du site et de la livraison.
Consultez la météo la veille et le matin même. Prévoyez le montage des tentes, de la couverture, des passe-câbles et de l’éclairage en tenant compte du vent, de la pluie et de la tombée de la nuit.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un concert dans le parc ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les autorisations, les artistes, les fournisseurs et la technique doivent être confirmés avant de lancer les invitations et le programme en ligne.
Quand faut-il demander les autorisations pour un concert dans un parc ?: Déposez les demandes dès que la date et le parc sont choisis, généralement au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Vérifiez aussi les règles de bruit, les horaires et les exigences liées à la restauration ou au bar.
Que faut-il vérifier avec les artistes avant le concert ?: Demandez la fiche technique au moment de la réservation et confirmez-la environ 2 semaines avant le concert. Contrôlez le nombre de microphones, pieds, retours, boîtiers DI, câbles et prises nécessaires.
Quand faut-il préparer le matériel et les boissons ?: Faites l’inventaire du matériel réutilisable quelques jours avant, puis les courses selon les quantités confirmées. Refroidissez les boissons le jour précédent et chargez les véhicules après avoir imprimé le déroulé et la liste de contacts.

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