Checklist para tu concierto en el parque

Organizar un concierto en el parque exige coordinar permisos, artistas, sonido, público y proveedores mucho antes del montaje. Empieza fijando la fecha y el recinto; después confirma las normas de sonido, el presupuesto y las necesidades técnicas de cada artista. Durante la última semana tendrás que cerrar inscripciones, catering, voluntarios, compras y transporte. Esta checklist te ayuda a avanzar en orden y a no dejar para el último día detalles como el cableado, la iluminación o el plan para la lluvia.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del evento y el parque
2 personas
Comprobar el permiso y las normas de sonido
Contratar artistas
2 personas
Solicitar el rider técnico
Definir catering y bar
2 personas
Fijar el presupuesto y la política de entrada
2 personas
Reservar proveedores
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el programa en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Compartir la ruta y la información de aparcamiento
Comprobar el pronóstico del tiempo
Confirmar a los artistas y proveedores
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Contar el stock de material reutilizable
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Preparar aperitivos y guarnición
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Cargar los medios de transporte
3 personas
Delimitar el recinto
4 personas
Recibir entregas
2 personas
Montar el escenario y la cubierta
6 personas
Montar el sistema de sonido
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Fijar los cables con cinta de seguridad
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la barra
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Revisar y rellenar los baños
2 personas
Preparar la recepción de artistas
2 personas
Realizar la prueba de sonido
4 personas
Degustar y preparar el catering
3 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Controlar la entrada y las pulseras
3 personas
Acompañar la primera actuación
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Acompañar a los artistas
2 personas
Anunciar las actuaciones
Mantener limpia la zona del público
2 personas
Encender la iluminación al anochecer
Coordinar la última actuación
3 personas
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
3 personas
Cerrar el bar y el bufé
3 personas

Seguimiento

Apagar el sistema de sonido
2 personas
Guardar alimentos y bebidas de forma segura
3 personas
Recoger y separar la basura
4 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el escenario y la cubierta
6 personas
Desmontar el equipo de sonido e iluminación
4 personas
Limpiar el recinto del parque
5 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Llevar los materiales al almacén
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Mesas de cervezacant. 8
Sillascant. 100
Taburetes de barcant. 6
Bandejas de barcant. 2
Vallas de control de multitudescant. 20
Percheroscant. 2

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Cajas de monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables de instrumentoscant. 10
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Atriles de músicacant. 6

Iluminación

Focos LED de obracant. 8
Guirnaldas de luces ambientalescant. 10
Trípodes de iluminacióncant. 4
Linternascant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Tazas de cafécant. 50
Cucharonescant. 12

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Cajas de bebidascant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 20
Bandejas de serviciocant. 8
Termoscant. 6
Jarras de aguacant. 8
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Placas de los artistascant. 6
Pósteres del programacant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras

Consejos

Pide el permiso del parque y las normas de sonido antes de contratar artistas o anunciar la fecha. Reserva al menos varias semanas para resolver restricciones de horario, aforo, ruido y montaje.
Solicita el rider técnico de cada artista en cuanto cierres la contratación. Compáralos en una sola lista: micrófonos, cajas DI, monitores, soportes, cables y regletas suelen generar compras o alquileres de última hora.
Cierra catering y bar con las preferencias dietéticas ya recogidas. Enfría las bebidas antes de abrir puertas y calcula por separado vasos reutilizables, copas, platos, cubiertos y tazas para que no falte material durante el servicio.
Haz una reunión breve con los voluntarios antes del evento y reparte turnos concretos para accesos, barra, artistas, residuos y emergencias. Imprime el programa y una lista de contactos; depender solo del teléfono complica la coordinación cuando hay ruido o poca cobertura.
Comprueba el pronóstico y prepara una alternativa para la lluvia antes de cargar el transporte. Monta primero la cubierta y delimita el recinto, y protege cables con alfombrillas; las entregas, el escenario y la iluminación deben quedar listos antes de la prueba de sonido.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en el parque?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha, permiso, artistas y proveedores. Reserva la última semana para confirmar el programa, las compras, los voluntarios y el pronóstico.
¿Qué permiso necesito para hacer un concierto en un parque?: Depende del parque y de la normativa local, pero debes comprobar como mínimo la autorización de uso, el horario y las normas de sonido. Hazlo antes de publicar el evento y deja al menos 4 semanas para posibles trámites.
¿Cuándo hay que confirmar a los artistas y proveedores?: Confirma artistas, catering, sonido, carpas y transporte aproximadamente 7 días antes. Aprovecha esa llamada para verificar horarios de llegada, necesidades técnicas, contactos y cualquier cambio en el montaje.
¿Qué se prepara el día anterior a un concierto en el parque?: El día anterior conviene hacer la compra, enfriar bebidas, preparar aperitivos, imprimir el programa, revisar el material reutilizable y cargar los vehículos. Deja cables, micrófonos, iluminación y documentación agrupados para montar sin buscar piezas.

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