Parkkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Prüfe Genehmigung und Lärmschutzregeln mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Konzert. Kläre dabei auch, bis wann Musik gespielt werden darf und ob Absperrgitter oder eine Bühne genehmigt werden müssen.
• Fordere den technischen Rider jedes Künstlers direkt nach der Buchung an, spätestens 6 Wochen vorher. So kannst du Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Boxen, Monitorboxen und die benötigten Kabel rechtzeitig reservieren.
• Plane den Aufbau nicht erst am Veranstaltungstag. Rechne für Bühne, Überdachung, Kabelmatten, Lichtstative und Absperrungen mindestens 4 bis 6 Stunden ein und teile feste Zuständigkeiten für Lieferungen und Technik zu.
• Kühle Getränke am Tag vor dem Konzert vor und kalkuliere für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person. Wiederverwendbare Trinkgläser, Weingläser, Teller, Besteck und Kaffeetassen werden häufig erst beim Packen gezählt – prüfe den Bestand daher spätestens eine Woche vorher.
• Versende Routen-, Park- und Einlassinformationen zusammen mit der Einladung und veröffentliche das Programm spätestens 10 bis 14 Tage vorher online. Drucke Ablaufplan und Kontaktliste zusätzlich aus, weil Mobilfunk und Akku im Park nicht zuverlässig sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Parkkonzert anmelden?

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem geplanten Termin mit der Prüfung von Genehmigung und Lärmschutzregeln. Bei größeren Bühnen, Eintrittsregelungen oder besonderen Auflagen solltest du noch früher bei der zuständigen Stelle nachfragen.

Wie viel Technik braucht ein Parkkonzert?

Das hängt vom technischen Rider der Künstler und von der Besucherzahl ab. Kläre spätestens 6 Wochen vorher Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, Monitorboxen, DI-Boxen, Instrumentenkabel, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln.

Wann sollte man Künstler und Lieferanten für ein Parkkonzert bestätigen?

Bestätige Künstler, Catering, Bar, Technik und sonstige Lieferanten 2 bis 3 Wochen vor dem Konzert schriftlich. Prüfe dabei Lieferzeiten, Aufbauflächen, Ansprechpartner und die Zufahrt zum Park.

Was muss am Tag des Parkkonzerts zuerst aufgebaut werden?

Sperre zuerst den Veranstaltungsbereich ab und nimm die Lieferungen entgegen. Danach folgen Bühne und Überdachung, Strom- und Kabelschutz, Ton- und Lichttechnik sowie Bar, Sitzplätze und Einlass; plane dafür mindestens 4 Stunden ein.

Ähnliche Pläne

• Einkaufsliste für ein 10-jähriges Jubiläum
• Ein 10-jähriges Jubiläum Schritt für Schritt organisieren
• Checkliste für das 10-jährige Jubiläum
• Was du für ein 100-jähriges Jubiläum brauchst