Parkconcert organiseren: checklist en planning
Een parkconcert vraagt meer voorbereiding dan alleen artiesten en speakers regelen. Je moet het park vastleggen, vergunningen en geluidsregels controleren, techniek afstemmen en zorgen voor bar, catering, vrijwilligers en bezoekersinformatie. Begin maanden vooraf met datum, locatie en artiesten; werk in de laatste week vooral aan bevestigingen, voorraad en het draaiboek. Op de dag zelf draait alles om een vaste opbouwvolgorde, duidelijke contactpersonen en een plan voor slecht weer.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Evenementdatum en park vastleggen
2 personen
Vergunning en geluidsregels controleren
Artiesten boeken
2 personen
Technische rider opvragen
Catering en bar bepalen
2 personen
Budget en entreebeleid vastleggen
2 personen
Leveranciers reserveren
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Programma online publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Route en parkeerinformatie delen
Weersverwachting controleren
Artiesten en leveranciers bevestigen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Voorraad herbruikbaar materiaal tellen
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Hapjes en garnering voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Draaiboek en contactlijst printen
Transportmiddelen laden
3 personen
Locatie afzetten
4 personen
Leveringen ontvangen
2 personen
Podium en overkapping opbouwen
6 personen
Geluidsinstallatie opbouwen
4 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Kabels veilig afplakken
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Cateringbuffet inrichten
3 personen
Entreebalie inrichten
2 personen
Versiering ophangen
3 personen
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Toiletten controleren en vullen
2 personen
Artiestenontvangst voorbereiden
2 personen
Geluidscheck uitvoeren
4 personen
Catering proeven en klaarzetten
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Bezoekers welkom heten
4 personen
Entree en polsbandjes controleren
3 personen
Eerste optreden begeleiden
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Artiesten begeleiden
2 personen
Optredens aankondigen
Publieksruimte schoonhouden
2 personen
Verlichting bij schemering inschakelen
Laatste optreden begeleiden
3 personen
Bezoekers veilig uitgeleiden
3 personen
Bar en buffet sluiten
3 personen
Nazorg
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen
Eten en dranken veilig opbergen
3 personen
Afval verzamelen en scheiden
4 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Podium en overkapping afbouwen
6 personen
Geluids- en lichtapparatuur afbouwen
4 personen
Parkterrein schoonmaken
5 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Materialen naar opslag brengen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podium
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 10
- Biertafelsaantal 8
- Stoelenaantal 100
- Barkrukkenaantal 6
- Barbladenaantal 2
- Dranghekkenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 2
Apparatuur
- Speakersaantal 4
- Mengtafel
- Microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 4
- Monitorboxenaantal 2
- DI-boxenaantal 4
- Instrumentkabelsaantal 10
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelhaspelsaantal 4
- Kabelmattenaantal 20
- Muzieklessenaarsaantal 6
Verlichting
- LED-bouwlampenaantal 8
- Sfeerverlichtingssnoerenaantal 10
- Lichtstatievenaantal 4
- Zaklampenaantal 6
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 60
- Bordenaantal 150
- Besteksetsaantal 150
- Koffiekopjesaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 6
- Drankkrattenaantal 8
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesjesaantal 4
- Serveerschalenaantal 20
- Serveerbladenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
- Waterkannenaantal 8
- Koelelementenaantal 30
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Artiestenbordjesaantal 6
- Programmapostersaantal 20
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 30
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Bezemsetsaantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag de technische rider direct na het boeken van elke artiest op. Controleer daarin niet alleen speakers en microfoons, maar ook DI-boxen, monitorboxen, kabels en de benodigde stroomaansluitingen.
- Plan vergunningen en geluidsregels niet in de laatste maand. Controleer vroeg welke toestemming voor het park nodig is en leg vast tot hoe laat muziek en opbouw mogen doorgaan.
- Tel herbruikbare drinkglazen, wijnglazen, borden, besteksets en koffiekopjes uiterlijk een week vooraf. Regel ontbrekende aantallen voordat je boodschappen doet, zodat je niet op de concertdag nog servies zoekt.
- Bevestig artiesten, leveranciers en vrijwilligers opnieuw in de laatste week. Zet telefoonnummers, aankomsttijden, laad- en losafspraken en taken in één geprinte contactlijst.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en beslis dan over partytenten, overkapping en extra bescherming. Leg kabels onder kabelmatten en zorg voor LED-bouwlampen en zaklampen als de afbouw na zonsondergang plaatsvindt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een parkconcert organiseren?
- Leg datum en park bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf vast. Regel vergunningen, geluidsregels en artiesten daarna zo snel mogelijk; leveranciers en vrijwilligers kun je in de 2 maanden voor het concert vastleggen.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een parkconcert aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en park vaststaan, bij voorkeur minimaal 8 tot 12 weken voor het concert. Controleer tegelijk de geluidsregels, eindtijd en voorwaarden voor podium, overkapping en dranghekken.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een parkconcert?
- Gebruik het verwachte bezoekersaantal en reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon. Tel daarna per extra uur ongeveer 1 tot 2 drankjes per persoon, en houd extra water apart voor warm weer.
- Wanneer moet ik de techniek en catering bevestigen?
- Bevestig techniek, catering en bar uiterlijk 2 tot 3 weken vooraf. Controleer opnieuw in de laatste week de technische rider, dieetwensen, levertijden, stroomvoorziening en het aantal tafels, glazen en koelingen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!