Organiser un concert d'étudiants sans rien oublier

Un concert d'étudiants demande de coordonner les artistes, la salle, la technique et l'accueil du public dans le bon ordre. Commence par fixer la date et le programme, puis confirme rapidement les groupes et les besoins techniques. Les autorisations, les inscriptions et le budget doivent être suivis avant de lancer la promotion. La checklist ci-dessous couvre aussi les oublis fréquents du jour J : câbles, itinéraire des artistes, boissons fraîches et répartition des bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les artistes et les groupes
2 personnes
Confirmer les prestations
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Établir le programme et le planning
2 personnes
Fixer le budget et le prix des billets
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les informations sur les artistes
Commander le catering
2 personnes
Réserver le matériel technique
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Créer les règles d'accès et du public
Partager l’itinéraire des artistes
Imprimer le déroulé
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
4 personnes
Monter la scène et la piste
4 personnes
Installer le système son
3 personnes
Installer les micros et les supports
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer les panneaux du programme et de l’itinéraire
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Effectuer les réglages sonores
4 personnes
Faire le briefing des encadrants du public
2 personnes
Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Encadrer la première prestation
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les changements d’artistes
2 personnes
Guider les flux de public
3 personnes
Gérer la technique pendant les prestations
3 personnes
Annoncer la pause
Vérifier les stocks et les déchets
2 personnes
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Faire le check-out des artistes
2 personnes
Fermer le bar
3 personnes
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

Démonter l’équipement sonore
4 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Nettoyer le bar et la cuisine
3 personnes
Nettoyer les salles et les sols
4 personnes
Vérifier et nettoyer les toilettes
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Compter et emballer le matériel
3 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Restituer les clés du lieu
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 80
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Éléments de podiumqté 8
Nappesqté 10

Équipement

Enceintes de musiqueqté 2
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Moniteurs de scèneqté 3
Microphones sans filqté 4
Pieds de microqté 5
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles jackqté 8
Câbles de haut-parleurqté 6
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 10
Passe-câblesqté 12
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Pincesqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Poubellesqté 8

Décoration

Affiches de concertqté 20
Flyers du programmeqté 180
Tentures de scèneqté 3
Guirlandesqté 12
Décoration de tableqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 180
Numéros de vestiaireqté 150

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Demande les fiches techniques de chaque groupe dès la première prise de contact. Regroupe les besoins en micros, retours, boîtiers DI, câbles et alimentation avant de réserver le matériel.
Bloque la salle avant d'imprimer les affiches ou d'ouvrir les inscriptions. Vérifie au moins 2 semaines avant l'événement les autorisations, les horaires d'accès et les règles applicables au public.
Prévois un planning avec des horaires précis pour le déchargement, les balances, l'ouverture des portes et les prestations. Imprime plusieurs exemplaires du déroulé pour l'équipe, la régie et l'accueil.
Demande les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis commande le catering en fonction du nombre confirmé. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l'arrivée des artistes et des bénévoles.
Attribue chaque poste à un bénévole avant le jour du concert : accueil, artistes, catering, public et rangement. Fais une vérification complète du matériel avant l'ouverture, notamment les multiprises, rallonges, passe-câbles et microphones.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert d'étudiants ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la date. Les artistes, la salle, les autorisations et le matériel technique doivent être confirmés avant la promotion et les inscriptions.
Combien de temps prévoir pour installer la technique d'un concert étudiant ?: Prévois au moins 3 heures pour décharger, installer les enceintes, la table de mixage, les retours, les micros et l'éclairage. Ajoute une heure pour les balances si plusieurs groupes jouent.
Quand confirmer les artistes pour un concert d'étudiants ?: Obtiens une confirmation écrite au plus tard 4 semaines avant le concert. Demande en même temps leurs horaires d'arrivée, leur itinéraire et leurs exigences techniques ou alimentaires.
Que faut-il vérifier le jour d'un concert d'étudiants ?: Fais une vérification 60 à 90 minutes avant l'ouverture des portes : matériel audio, câbles, éclairage, programme imprimé, boissons, accueil et répartition des bénévoles. Contrôle aussi que la salle est accessible et prête à recevoir le public.

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