Checklist voor een studentenconcert organiseren
Een studentenconcert staat of valt met een strak programma, betrouwbare techniek en duidelijke taakverdeling. Leg eerst datum, bands, locatie, budget en vergunningen vast; werk daarna toe naar promotie, ticketverkoop en het draaiboek. Verzamel technische eisen vroeg, want een mengpaneel, monitoren, DI-boxen en kabels zijn niet altijd beschikbaar op locatie. Plan op de dag zelf extra tijd voor laden, soundcheck, dranken koelen en het openen van de zaal.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en programma vastleggen
2 personen
Artiesten en bands benaderen
2 personen
Optredens bevestigen
2 personen
Locatie reserveren
Vergunningen controleren
Technische eisen verzamelen
2 personen
Programma en tijdschema maken
2 personen
Budget en ticketprijs vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie online plaatsen
2 personen
Posters ophangen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Artiesteninformatie verzamelen
Catering bestellen
2 personen
Technische materialen reserveren
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangs- en publieksregels maken
Artiestenroute delen
Draaiboek printen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Technische materialen lossen
4 personen
Podium en speelvloer opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie opstellen
3 personen
Microfoons en stands plaatsen
2 personen
Lichtinstallatie opstellen
2 personen
Stroomvoorziening aansluiten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Entree en garderobe inrichten
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Programma- en routeborden plaatsen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Artiesten ontvangen
2 personen
Soundcheck uitvoeren
4 personen
Briefing publieksbegeleiders geven
2 personen
Deuren openen
4 personen
Bezoekers verwelkomen
4 personen
Tickets controleren
3 personen
Garderobe bemannen
2 personen
Eerste optreden begeleiden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Artiestenwissels begeleiden
2 personen
Publiekstromen begeleiden
3 personen
Techniek tijdens optredens bedienen
3 personen
Pauze aankondigen
Voorraad en afval controleren
2 personen
Laatste optreden begeleiden
2 personen
Laatste ronde aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten uitchecken
2 personen
Bar sluiten
3 personen
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
Geluidsapparatuur afbouwen
4 personen
Verlichting afbouwen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Bar en keuken schoonmaken
3 personen
Zalen en vloeren schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren en reinigen
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen tellen en verpakken
3 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Locatiesleutels inleveren
Foto's en bestanden archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 80
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 120
- Podiumdelenaantal 8
- Tafelkledenaantal 10
Apparatuur
- Muziekspeakersaantal 2
- Subwoofersaantal 2
- Mengpaneel
- Podiummonitorenaantal 3
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 5
- DI-boxenaantal 4
- XLR-kabelsaantal 12
- Jackkabelsaantal 8
- Luidsprekerkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 10
- Verlengkabelsaantal 10
- Kabelmattenaantal 12
- Laptop
Verlichting
- LED-spotsaantal 8
- Lichtstatievenaantal 2
- Sfeerverlichtingaantal 6
- Batterijlampenaantal 8
Servies
- Waterglazenaantal 100
- Wijnglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerkommenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJscontainersaantal 3
- Snijplankenaantal 4
- Koksmesaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Tangenaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Afvalbakkenaantal 8
Decoratie
- Concertpostersaantal 20
- Programmaflyersaantal 180
- Podiumdoekenaantal 3
- Slingersaantal 12
- Tafeldecoratieaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Naamkaartjesaantal 40
- Polsbandjesaantal 180
- Garderobenummersaantal 150
Schoonmaak
- Stofzuigeraantal 2
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Vraag technische eisen uiterlijk 4 weken voor het concert op bij elke band. Noteer per optreden het aantal microfoons, DI-boxen, monitoren en aansluitingen, zodat je de geluidsset en kabels gericht kunt reserveren.
- Maak het tijdschema met minimaal 30 minuten tussen bands voor wissels en soundcheck. Zet ook artiestenroute, contactpersonen en technische afspraken in één draaiboek en print daarvan minstens 3 exemplaren.
- Wijs per shift concrete vrijwilligers toe: minimaal 2 bij de entree, 2 backstage en 1 persoon voor techniek of productie. Deel namen, telefoonnummers en starttijden uiterlijk 3 dagen vooraf.
- Koel dranken niet pas bij aanvang. Zet ze enkele uren eerder koud en tel per bezoeker minstens 2 drankjes voor het eerste uur; regel daarnaast waterglazen en aparte catering voor verzamelde dieetwensen.
- Controleer de locatie vóór het openen op podiumdelen, stoelen, garderoberekken, verlichting en kabelveiligheid. Leg kabelmatten over looproutes en test alle stekkerdozen, verlengkabels, microfoons en speakers vóór de eerste soundcheck.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een studentenconcert organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, bands en vergunningen. Reserveer technische materialen en start promotie uiterlijk 4 weken voor het concert.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een studentenconcert?
- Reken op minimaal 5 vrijwilligers per shift voor entree, backstage, techniek en publieksbegeleiding. Bij meer dan 150 bezoekers is een extra persoon bij de entree en garderobe praktisch.
- Hoeveel tijd moet ik plannen voor de soundcheck?
- Plan per band minimaal 30 minuten soundcheck en houd 15 tot 30 minuten wisseltijd aan. Voor een programma met vier bands reserveer je daardoor minstens 3 uur vóór het eerste optreden.
- Wanneer moet ik de technische materialen voor een studentenconcert regelen?
- Leg de reservering uiterlijk 4 weken vooraf vast, nadat alle bands hun technische eisen hebben aangeleverd. Controleer de complete set opnieuw 1 week en nogmaals op de dag zelf.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!