Checklist para organizar un concierto de estudiantes

Organizar un concierto estudiantil exige coordinar artistas, permisos, equipo técnico y público en un orden concreto. Empieza por fijar la fecha, el programa y el presupuesto; después confirma el lugar, las actuaciones y las necesidades de sonido. Durante las últimas semanas tendrás que cerrar inscripciones, promoción, catering y voluntarios. Esta checklist también te ayuda a no olvidar lo que suele retrasarse: cables, rutas de acceso, horarios de montaje, bebidas frías y una prueba técnica completa antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el programa
2 personas
Contactar a los artistas y bandas
2 personas
Confirmar las actuaciones
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Recopilar los requisitos técnicos
2 personas
Crear el programa y el horario
2 personas
Fijar el presupuesto y el precio de la entrada
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción en línea
2 personas
Colgar pósters
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los artistas
Pedir el catering
2 personas
Reservar los materiales técnicos
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Redactar las normas de acceso y para el público
Compartir la ruta de los artistas
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material técnico
4 personas
Montar el escenario y el área de juego
4 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Colocar micrófonos y soportes
2 personas
Montar la instalación de luces
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colocar carteles del programa y de la ruta
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Hacer la prueba de sonido
4 personas
Dar briefing a los guías del público
2 personas
Abrir las puertas
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Comprobar las entradas
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Acompañar la primera actuación
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar los cambios de artistas
2 personas
Guiar el flujo del público
3 personas
Operar la técnica durante las actuaciones
3 personas
Anunciar el descanso
Controlar el inventario y los residuos
2 personas
Coordinar la última actuación
2 personas
Anunciar la última ronda
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas
Hacer el check-out de los artistas
2 personas
Cerrar el bar
3 personas
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Desmontar el equipo de sonido
4 personas
Desmontar la iluminación
2 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla y los vasos
3 personas
Limpiar el bar y la cocina
3 personas
Limpiar las salas y los suelos
4 personas
Revisar y limpiar los baños
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger objetos perdidos
Contar y empaquetar el material
3 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Entregar las llaves del lugar
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 80
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 120
Piezas de escenariocant. 8
Mantelescant. 10

Equipo

Altavoces de músicacant. 2
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Monitores de escenariocant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 5
Cajas DIcant. 4
Cables XLRcant. 12
Cables jackcant. 8
Cables de altavozcant. 6
Regletascant. 10
Cables alargadorescant. 10
Alfombrillas para cablescant. 12
Portátil

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 2
Iluminación ambientalcant. 6
Lámparas de bateríacant. 8

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cuencos de serviciocant. 12
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Contenedores para hielocant. 3
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 6
Abrebotellascant. 4
Papeleracant. 8

Decoración

Pósters del conciertocant. 20
Folletos del programacant. 180
Telones de escenariocant. 3
Guirnaldascant. 12
Decoración de mesacant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 180
Números de guardarropacant. 150

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el programa y las actuaciones al menos 6 semanas antes. Pide a cada artista sus necesidades técnicas, el número de personas que le acompañan y la hora prevista de llegada.
Comprueba los permisos y las condiciones del lugar entre 4 y 6 semanas antes. Confirma por escrito el horario de acceso, el aforo, las normas para el público y el tiempo disponible para descargar y montar el equipo.
Programa la prueba de sonido como una tarea independiente y reserva al menos 90 minutos antes de la apertura. Verifica voces, instrumentos, monitores, subwoofers, micrófonos, cajas DI y todos los cables, regletas y alargadores.
Asigna voluntarios con funciones concretas y turnos de 2 a 3 horas. Necesitarás cubrir como mínimo la entrada, el apoyo a artistas, el escenario, el catering y la recogida durante el desmontaje.
Haz la compra y enfría las bebidas el día anterior cuando sea posible. Calcula aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y confirma las preferencias dietéticas antes de pedir el catering.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto estudiantil?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y confirma a los artistas al principio; deja cerrados los permisos, el equipo técnico y el catering como mínimo 2 semanas antes.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto estudiantil?: Reserva al menos 3 horas para descargar, montar escenario, sonido e iluminación, y añade 90 minutos para la prueba de sonido. El plan de trabajo debe indicar quién llega a cada hora.
¿Qué equipo de sonido hace falta para un concierto de estudiantes?: Como base, prepara altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, monitores de escenario, micrófonos, soportes, cajas DI y cables compatibles. Comprueba las necesidades de cada actuación 3 semanas antes y lleva cables y regletas de repuesto.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un concierto estudiantil?: Calcula 1 voluntario por cada función esencial: entrada, artistas, escenario, catering y desmontaje, y añade 2 personas de apoyo si esperas más de 100 asistentes. Organiza turnos de 2 a 3 horas para evitar que trabajen durante todo el concierto.

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