Studentenkonzert organisieren: die komplette Checkliste

Ein Studentenkonzert braucht mehr Vorlauf als nur einen gebuchten Raum und ein paar Bands. Du musst Auftritte, Technik, Genehmigungen, Einlass, Catering und Helfer so koordinieren, dass am Veranstaltungstag niemand auf Informationen oder Material wartet. Plane zuerst Programm, Ort und Budget, danach Werbung und Anmeldungen. In der letzten Woche geht es vor allem um Bestätigungen, Ablaufpläne und technische Details; am Veranstaltungstag zählen klare Zuständigkeiten und ein früher Aufbau.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Programm festlegen
2 Personen
Künstler und Bands anfragen
2 Personen
Auftritte bestätigen
2 Personen
Location reservieren
Genehmigungen prüfen
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Budget und Ticketpreis festlegen
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung online stellen
2 Personen
Poster aufhängen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Künstlerinformationen sammeln
Catering bestellen
2 Personen
Technisches Material reservieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Zutritts- und Publikumsregeln erstellen
Künstlerroute teilen
Ablaufplan ausdrucken
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen

Event

Location öffnen
2 Personen
Technische Materialien abladen
4 Personen
Bühne und Spielfläche aufbauen
4 Personen
Beschallungsanlage aufbauen
3 Personen
Mikrofone und Ständer aufstellen
2 Personen
Lichtanlage aufbauen
2 Personen
Stromversorgung anschließen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Eingang und Garderobe einrichten
2 Personen
Bar und Ausgabestelle einrichten
3 Personen
Dekoration aufhängen
3 Personen
Programm- und Routenschilder aufstellen
2 Personen
Catering vorbereiten
3 Personen
Künstler empfangen
2 Personen
Soundcheck durchführen
4 Personen
Briefing für Publikumsbetreuer geben
2 Personen
Türen öffnen
4 Personen
Besucher begrüßen
4 Personen
Tickets kontrollieren
3 Personen
Garderobe besetzen
2 Personen
Ersten Auftritt begleiten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Künstlerwechsel begleiten
2 Personen
Publikumsströme lenken
3 Personen
Technik während der Auftritte bedienen
3 Personen
Pause ankündigen
Bestand und Abfall kontrollieren
2 Personen
Letzten Auftritt begleiten
2 Personen
Letzte Runde ankündigen
Besucher zum Ausgang begleiten
3 Personen
Künstler auschecken
2 Personen
Bar schließen
3 Personen
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

Tonanlage abbauen
4 Personen
Beleuchtung abbauen
2 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Geschirr und Gläser abwaschen
3 Personen
Bar und Küche reinigen
3 Personen
Räume und Böden reinigen
4 Personen
Toiletten überprüfen und reinigen
2 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Fundsachen sammeln
Materialien zählen und verpacken
3 Personen
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
Restbestand einlagern
2 Personen
Locationschlüssel abgeben
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 80
BarhockerAnz. 6
GarderobenständerAnz. 3
KleiderbügelAnz. 120
BühnenelementeAnz. 8
TischdeckenAnz. 10

Ausstattung

Lautsprecher für MusikAnz. 2
SubwooferAnz. 2
Mischpult
BühnemonitoreAnz. 3
FunkmikrofoneAnz. 4
MikrofonständerAnz. 5
DI-BoxenAnz. 4
XLR-KabelAnz. 12
JackkabelAnz. 8
LautsprecherkabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 10
KabelmattenAnz. 12
Laptop

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 2
StimmungsbeleuchtungAnz. 6
BatterielampenAnz. 8

Geschirr

WassergläserAnz. 100
WeingläserAnz. 60
KaffeetassenAnz. 50
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EisbehälterAnz. 3
SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
ZangenAnz. 6
FlaschenöffnerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Dekoration

KonzertplakateAnz. 20
ProgrammflyerAnz. 180
BühnentücherAnz. 3
GirlandenAnz. 12
TischdekorationAnz. 10
WegweiserAnz. 12
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 180
GarderobennummernAnz. 150

Reinigung

StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Bands und Künstler spätestens vier Wochen vor dem Konzert schriftlich. Frage dabei Spielzeit, Ankunftszeit, technische Anforderungen, Ansprechpartner und die geplante Künstlerroute ab.
Plane den Technikaufbau nicht nur nach dem Raum, sondern nach dem Programm. Sammle für jede Band die benötigten Mikrofone, DI-Boxen, Kabel, Monitore und Anschlüsse und reserviere das Material mindestens zwei Wochen vorher.
Lege Budget und Ticketpreis fest, bevor du Einladungen und Online-Werbung veröffentlichst. Rechne zusätzlich mit Ausgaben für Genehmigungen, Catering, Technik, Getränke und eine kleine Reserve von etwa 10 Prozent.
Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens drei Tage vor dem Konzert ab. Bestelle Catering und Getränke anschließend nach der tatsächlichen Personenzahl und plane pro erwarteter Person mindestens ein Trinkglas ein.
Öffne die Location mindestens drei Stunden vor Einlass. Lade technische Materialien zuerst ab, prüfe Licht, Ton und Kabel, kühle Getränke und drucke den Ablaufplan mehrfach aus – je ein Exemplar für Technik, Backstage und Einlass.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Studentenkonzert organisieren?: Beginne idealerweise sechs bis acht Wochen vorher. In dieser Zeit kannst du Bands anfragen, die Location reservieren, Genehmigungen prüfen und Technik verbindlich buchen.
Wann sollte man die Bands für ein Studentenkonzert anfragen?: Frage Künstler und Bands spätestens sechs Wochen vor dem Termin an. Die endgültige Bestätigung mit Spielzeit, Ankunft und technischen Anforderungen sollte etwa vier Wochen vorher vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für ein Studentenkonzert?: Plane mindestens drei Stunden zwischen dem Öffnen der Location und dem Einlass ein. Bei mehreren Bands oder umfangreicher Licht- und Tontechnik sind vier Stunden realistischer, damit Soundcheck und Änderungen Platz haben.
Wann muss ich Catering und Getränke für ein Studentenkonzert bestellen?: Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche bis drei Tage vor dem Konzert. Bestelle Catering danach mit einer kleinen Reserve und kümmere dich darum, Getränke spätestens am Vortag zu kühlen.

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