Organiser un concert d’école sans rien oublier

Un concert d’école se prépare en plusieurs étapes : réserver la salle, construire le programme, organiser les répétitions puis coordonner l’accueil et la technique. Cette checklist rassemble les 71 tâches et 62 fournitures nécessaires, des invitations aux microphones et pupitres de musique. Commence par fixer la date et les horaires, puis avance vers les inscriptions, la répartition des bénévoles et la répétition générale. Les derniers jours servent surtout à confirmer les participants, le matériel et les consignes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et la salle
2 personnes
Établir le programme du concert
3 personnes
Répartir les groupes en représentation
3 personnes
Fixer les horaires de répétition
3 personnes
Concevoir les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Définir la politique d’accès
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Élaborer le plan technique
3 personnes
Créer le plan
2 personnes
Définir l’agencement de la scène
3 personnes
Réserver des microphones
2 personnes
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
Mettre en page le programme
2 personnes
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Planifier l’accompagnement des artistes
2 personnes
Passer la commande traiteur
2 personnes
Préparer la décoration
3 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
2 personnes
Effectuer la répétition
6 personnes
Établir la liste finale des participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Apporter le matériel à la salle
4 personnes

Événement

Vérifier le sol de la salle
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les chaises
5 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer la table de restauration
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Installer les instruments
4 personnes
Effectuer la balance technique
4 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
3 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Passer en revue le programme avec l’animateur
2 personnes
Préparer les boissons de pause
3 personnes
Tenir le comptoir d'accueil
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
Encadrer le dernier échauffement
3 personnes
Ouvrir le concert
Accompagner les spectacles
4 personnes
Effectuer les changements de scène
5 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Maintenir la salle de pause propre
2 personnes
Encadrer la deuxième partie du concert
4 personnes
Répondre aux questions du public
2 personnes
Animer le moment photo
2 personnes
Encadrer la prestation de clôture
5 personnes
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Laisser les artistes faire leurs adieux
2 personnes
Éteindre l'équipement en toute sécurité
3 personnes

Suivi

Démonter la scène
4 personnes
Ranger les chaises
5 personnes
Ranger le matériel audio
3 personnes
Emballer le matériel d'éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Escaliers de scèneqté 2
Chaisesqté 180
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Cintres de vestiaireqté 120
Poteaux de balisageqté 8
Tapis de scèneqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Moniteurs de scèneqté 2
Microphones sans filqté 4
Microphones filairesqté 4
Pieds de microqté 8
Boîtiers DIqté 4
Pupitres de musiqueqté 12
Supports de clavierqté 2
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles de microqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Ordinateur portable
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Pieds d’éclairageqté 2
Rallongesqté 6
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 40
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Pincesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Torchons de cuisineqté 12

Décoration

Fond de scène
Ballonsqté 120
Ruban à ballonsqté 4
Guirlandes en papierqté 12
Nappesqté 12
Plantesqté 8
Panneau du programme
Panneaux de directionqté 8
Badges nominatifsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 8
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Seaux de nettoyageqté 3
Balais à mainqté 3
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date et la salle le plus tôt possible, puis fixe immédiatement les créneaux de répétition de chaque groupe. Garde un créneau séparé pour la répétition générale et les réglages techniques.
Demande les inscriptions et les besoins alimentaires avec une date limite précise, idéalement 10 à 14 jours avant le concert. Cela laisse le temps d’ajuster le traiteur, les badges et le plan d’accueil.
Ne te contente pas de réserver des microphones : vérifie aussi le nombre de pieds, de câbles, de boîtiers DI et de moniteurs de scène nécessaires pour chaque groupe. Fais ce contrôle pendant la répétition générale, pas à l’ouverture des portes.
Prépare le plan de scène et le plan de salle avant d’imprimer les livrets du programme. Prévois les circulations entre les éléments de podium, les escaliers de scène, les chaises et les pupitres de musique.
Transmets aux bénévoles une fiche courte avec les horaires, les accès et leur poste au moins 48 heures avant le concert. Le jour J, nomme une personne responsable de l’accueil et une autre du suivi des artistes.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un concert d’école ?: Commence au moins 8 à 10 semaines avant la date prévue. Les premières étapes sont la confirmation de la salle, la construction du programme, la répartition des groupes et la réservation du matériel technique.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’école ?: Envoie-les environ 4 semaines avant le concert, avec une date limite d’inscription fixée 10 à 14 jours avant. Tu pourras ensuite finaliser les participants, les besoins alimentaires et le nombre de livrets à imprimer.
Combien de temps prévoir pour la répétition générale ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures, selon le nombre de groupes et les changements de scène. Ajoute du temps pour tester la table de mixage, les haut-parleurs, les microphones, les éclairages et les déplacements.
Quand préparer le programme et les badges nominatifs ?: Finalise le contenu du programme 7 à 10 jours avant, après la confirmation de la liste des participants. Imprime les livrets et prépare les badges dans les 2 ou 3 jours précédant le concert, afin de pouvoir corriger les dernières modifications.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.