Schulkonzert organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Raum und Datum frühzeitig und lege danach sofort die Auftrittsgruppen und Probenzeiten fest. Plane zusätzlich einen verbindlichen Technik- und Bühnenaufbau vor der ersten Probe ein.
• Erstelle die Technikliste nicht nur nach Instrumenten, sondern nach Anschlüssen: Mischpult, Lautsprecher, Monitore, DI-Boxen, Mikrofone, Stative und passende Kabel müssen zusammenpassen. Prüfe außerdem Verlängerungskabel und Kabelkanäle vor dem Aufbau.
• Setze für Einladungen und Anmeldungen einen klaren Rückmeldetermin, zum Beispiel 14 Tage vor dem Konzert. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und erstelle anschließend eine finale Teilnehmerliste.
• Plane den Einlass mit Zugangsregeln, Namensschildern, Garderobe und ausreichend Helfern. Für jede Aufgabe sollte mindestens eine eingewiesene Person benannt sein, damit Künstlerbetreuung, Einlass und Catering nicht an einer Person hängen.
• Führe eine vollständige Probe mit Bühnenaufbau, Licht, Mikrofonen, Notenpulten und Programmheft durch. Eine Technikprobe am selben Tag wie das Konzert lässt kaum Zeit für fehlende Kabel, falsche Aufstellungen oder unklare Umbaupausen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Schulkonzert organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Spätestens 4 Wochen vor dem Konzert sollten Einladungen, Gruppenaufteilung, Probenzeiten und der Technikplan feststehen.

Wann müssen die Einladungen für ein Schulkonzert verschickt werden?

Verschicke die Einladungen etwa 4 Wochen vor dem Konzert und setze eine Rückmeldefrist von 14 Tagen. So bleiben noch rund 2 Wochen für Teilnehmerliste, Ernährungswünsche, Catering und Namensschilder.

Wie viele Mikrofone braucht ein Schulkonzert?

Das hängt von den Gruppen und Instrumenten ab; zähle pro gleichzeitig abgenommenem Signal ein Mikrofon oder eine DI-Box. Lege die endgültige Anzahl nach der Instrumentenliste fest und reserviere die Technik mindestens 3 bis 4 Wochen vorher.

Wann sollte die Generalprobe für ein Schulkonzert stattfinden?

Plane die vollständige Probe spätestens 1 bis 3 Tage vor dem Konzert, wenn der Raum verfügbar ist. Sie sollte das komplette Programm sowie Bühnenaufbau, Licht, Ton, Umbauten und den Einlassablauf enthalten.

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