Schoolconcert organiseren: checklist en planning
Een schoolconcert vraagt om meer dan een programma en een podium. Je moet optredende groepen, repetities, techniek, publiek en vrijwilligers op elkaar afstemmen. Begin met datum en zaal, werk daarna naar programma, deelnemers en techniek toe. In de laatste week controleer je vooral microfoons, instrumenten, kabels, programmaboekjes en de definitieve deelnemerslijst. Gebruik de checklist op deze pagina om per onderdeel af te vinken wat geregeld is en wat nog een eigenaar nodig heeft.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en zaal bevestigen
2 personen
Concertprogramma samenstellen
3 personen
Optredende groepen indelen
3 personen
Repetitietijden vastleggen
3 personen
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Toegangsbeleid vastleggen
2 personen
Reserveringen maken
2 personen
Techniekplan maken
3 personen
Plattegrond maken
2 personen
Podiumindeling bepalen
3 personen
Microfoons reserveren
2 personen
Instrumentenlijst controleren
2 personen
Programmaboekje opmaken
2 personen
Programmaboekjes printen
2 personen
Naambordjes voorbereiden
2 personen
Artiestenbegeleiding plannen
2 personen
Cateringbestelling plaatsen
2 personen
Decoratie voorbereiden
3 personen
Vrijwilligersinstructies maken
2 personen
Repetitie uitvoeren
6 personen
Laatste deelnemerslijst maken
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Materialen naar zaal brengen
4 personen
Event
Zaalvloer controleren
2 personen
Podium opbouwen
4 personen
Stoelen opstellen
5 personen
Entreebalie opstellen
2 personen
Cateringtafel opstellen
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Lichtinstallatie plaatsen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
3 personen
Microfoons aansluiten
2 personen
Instrumenten klaarzetten
4 personen
Technische soundcheck uitvoeren
4 personen
Lichttest uitvoeren
2 personen
Artiesten ontvangen
3 personen
Artiestenruimte inrichten
2 personen
Programma met presentator doornemen
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
3 personen
Entreebalie bemannen
3 personen
Bezoekers ontvangen
4 personen
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
Laatste warming-up begeleiden
3 personen
Concert openen
Optredens begeleiden
4 personen
Podiumwissels uitvoeren
5 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Pauzehapjes serveren
4 personen
Pauzeruimte schoonhouden
2 personen
Tweede concertdeel begeleiden
4 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Fotomoment begeleiden
2 personen
Slotoptreden begeleiden
5 personen
Publiek naar uitgang begeleiden
3 personen
Artiesten afscheid laten nemen
2 personen
Apparatuur veilig uitschakelen
3 personen
Nazorg
Podium afbreken
4 personen
Stoelen opruimen
5 personen
Geluidsapparatuur inpakken
3 personen
Lichtapparatuur inpakken
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Toiletten controleren
2 personen
Materialen terugbrengen
4 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Podiumdelenaantal 6
- Podiumtrappenaantal 2
- Stoelenaantal 180
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 2
- Garderobehangersaantal 120
- Afzetpalenaantal 8
- Podiummattenaantal 4
Apparatuur
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Podiummonitorenaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 4
- Bedrade microfoonsaantal 4
- Microfoonstatievenaantal 8
- DI-boxenaantal 4
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Keyboardstandaardsaantal 2
- Instrumentkabelsaantal 12
- Microfoonkabelsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelgotenaantal 12
- Laptop
- USB-stickaantal 2
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Lichtstatievenaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 6
- Zaklampenaantal 4
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 220
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 40
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Serveerbladenaantal 8
- Tangenaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokjesbakkenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Messenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Keukendoekenaantal 12
Decoratie
- Achterdoek
- Ballonnenaantal 120
- Ballonnenlintaantal 4
- Papieren slingersaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Plantenaantal 8
- Programmabord
- Pijlbordjesaantal 8
- Naambordjesaantal 80
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stofzuiger
- Dweilsetaantal 2
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Handvegersaantal 3
- Stoffer en blikaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan repetitietijden per groep én een gezamenlijke technische repetitie. Reserveer daarbij extra tijd voor opbouw, microfoonwissels en het testen van instrumentkabels en DI-boxen.
- Maak uiterlijk één week vooraf een techniekplan met podiumindeling, microfoons, muzieklessenaars, monitoren en stroompunten. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast voordat de apparatuur wordt opgebouwd.
- Stuur uitnodigingen met een duidelijke uiterste aanmelddatum en verwerk dieetwensen direct in één overzicht. Plaats de cateringbestelling pas nadat het aantal aanwezigen en de benodigde vrijwilligers zijn gecontroleerd.
- Wijs voor elk blok een vrijwilliger aan voor artiestenbegeleiding, garderobe, entree en zaal. Geef deze vrijwilligers vóór de repetitie schriftelijke instructies met tijden, toegangsbeleid en hun verzamelpunt.
- Print programmaboekjes en maak naambordjes niet pas op de concertdag. Controleer de laatste deelnemerslijst na de generale repetitie, zodat wijzigingen nog in het programma en de podiumindeling kunnen worden verwerkt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een schoolconcert organiseren?
- Leg datum en zaal bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf vast. Gebruik de eerste weken voor programma, groepen, repetitietijden en uitnodigingen; plan de techniekcontrole en laatste deelnemerslijst in de laatste 7 dagen.
- Hoeveel repetitietijd heeft een schoolconcert nodig?
- Plan per optredende groep minimaal één eigen repetitie en daarnaast één gezamenlijke technische repetitie. Houd voor die laatste repetitie minstens 2 uur vrij, zodat podiumwissels, microfoons, monitoren en verlichting getest kunnen worden.
- Wanneer moet je de uitnodigingen voor een schoolconcert versturen?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 4 weken vooraf en geef 1 tot 2 weken voor aanmeldingen. Zo heb je nog tijd om dieetwensen, toegangsbeleid, catering en de vrijwilligersindeling definitief te maken.
- Wat moet je op de dag van een schoolconcert controleren?
- Controleer vóór binnenkomst van het publiek podiumdelen, trappen, stoelen, kabelgoten, stroom, microfoons, luidsprekers en LED-spots. Test ook de laptop of USB-stick, leg zaklampen klaar en houd programmaboekjes en naambordjes bij de entree.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!