Checklist para organizar un concierto escolar

Un concierto escolar necesita más que ensayar las canciones. Hay que cerrar la fecha y la sala, coordinar grupos y horarios, preparar el plano del escenario y comprobar cada instrumento y cable. Esta checklist reúne 71 tareas y 62 materiales para avanzar en orden, desde la planificación inicial hasta la lista final de participantes. También ayuda a detectar a tiempo los detalles que suelen quedar para el último día, como los carteles, los folletos, la asistencia a artistas y las instrucciones para voluntarios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar la fecha y la sala
2 personas
Elaborar el programa del concierto
3 personas
Organizar los grupos actuantes
3 personas
Fijar los horarios de ensayo
3 personas
Diseñar invitaciones
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Establecer la política de acceso
2 personas
Hacer reservas
2 personas
Elaborar el plan técnico
3 personas
Hacer el plano
2 personas
Definir la disposición del escenario
3 personas
Reservar micrófonos
2 personas
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
Maquetar el programa
2 personas
Imprimir los folletos del programa
2 personas
Preparar los carteles con nombres
2 personas
Planificar la asistencia a artistas
2 personas
Realizar el pedido de catering
2 personas
Preparar la decoración
3 personas
Crear instrucciones para voluntarios
2 personas
Realizar ensayo
6 personas
Hacer la lista final de participantes
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar los materiales al salón
4 personas

Evento

Comprobar el suelo del salón
2 personas
Montar el escenario
4 personas
Colocar las sillas
5 personas
Montar la taquilla de entrada
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Colgar la decoración
3 personas
Montar la instalación de iluminación
3 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Preparar los instrumentos
4 personas
Realizar la prueba técnica de sonido
4 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Recibir a los artistas
3 personas
Montar la zona de artistas
2 personas
Repasar el programa con el presentador
2 personas
Preparar las bebidas del descanso
3 personas
Atender la entrada
3 personas
Recibir a los visitantes
4 personas
Repartir los programas
2 personas
Guiar el último calentamiento
3 personas
Abrir el concierto
Coordinar las actuaciones
4 personas
Realizar cambios de escenario
5 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Mantener limpia la zona de descanso
2 personas
Acompañar la segunda parte del concierto
4 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Coordinar la actuación final
5 personas
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Despedir a los artistas
2 personas
Apagar el equipo de forma segura
3 personas

Seguimiento

Desmontar el escenario
4 personas
Recoger sillas
5 personas
Empaquetar el equipo de sonido
3 personas
Empaquetar el equipo de iluminación
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
4 personas
Comprobar los baños
2 personas
Devolver los materiales
4 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 6
Escaleras del escenariocant. 2
Sillascant. 180
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Perchas para el guardarropacant. 120
Postes separadorescant. 8
Alfombras de escenariocant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Monitores de escenariocant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 4
Micrófonos con cablecant. 4
Soportes de micrófonocant. 8
Cajas DIcant. 4
Atriles de músicacant. 12
Soportes para tecladocant. 2
Cables de instrumentoscant. 12
Cables de micrófonocant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 12
Portátil
Memoria USBcant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2
Cables alargadorescant. 6
Linternascant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 40
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzascant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Cucharonescant. 6
Bandejas de servircant. 12
Paños de cocinacant. 12

Decoración

Telón de fondo
Globoscant. 120
Cinta para globoscant. 4
Guirnaldas de papelcant. 12
Mantelescant. 12
Plantascant. 8
Panel del programa
Carteles de flechascant. 8
Pancartas con nombrescant. 80

Limpieza

Papeleracant. 8
Aspiradora
Juego de fregonacant. 2
Cubos de limpiezacant. 3
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la sala antes de enviar invitaciones: deja al menos 8 semanas para organizar grupos, ensayos, inscripciones y necesidades técnicas.
Prepara el plano del escenario con varios días de margen y prueba la mesa de mezclas, altavoces, monitores, micrófonos, cajas DI y cables durante un ensayo completo.
Reserva un atril, soporte de teclado y micrófono para cada puesto que aparezca en el programa, y añade cables de repuesto y regletas para evitar cambios improvisados.
No esperes a la semana del concierto para asignar voluntarios: entrega las instrucciones al menos 7 días antes e indica quién controla el acceso, el guardarropa, los artistas y el catering.
Cierra la lista final de participantes después del último ensayo y maquetar el programa con tiempo para imprimir los folletos, preparar los carteles con nombres y revisar las preferencias dietéticas.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto escolar?: Empieza unas 8 semanas antes para confirmar la sala, formar los grupos, fijar ensayos y enviar invitaciones. Reserva los últimos 7 días para el ensayo completo, el programa impreso y las instrucciones de voluntarios.
¿Cuándo se debe hacer el plano del escenario?: Haz un primer plano entre 3 y 4 semanas antes, cuando ya conozcas los grupos y sus instrumentos. Compruébalo durante un ensayo completo y actualízalo al menos 3 días antes del concierto.
¿Cuándo enviar las invitaciones para un concierto escolar?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando la fecha, la sala y la política de acceso estén confirmadas. Fija una fecha de respuesta para cerrar las inscripciones y las preferencias dietéticas con al menos 10 días de margen.
¿Qué hay que comprobar el día antes del concierto escolar?: Revisa la lista final de participantes, el programa, los carteles, los instrumentos y todo el material técnico. Comprueba también que hay suficientes sillas, atriles, micrófonos, cables, regletas, linternas y vasos reutilizables.

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