Karatewedstrijd organiseren: checklist en planning

Een karatewedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen een zaal en tatamimatten regelen. Je legt eerst het wedstrijdreglement, de categorieën en de vergunning vast; daarna verwerk je inschrijvingen, maak je poules en bevestig je de scheidsrechters. In de laatste weken draait alles om het wedstrijdschema, jurytafels, beschermingsmateriaal, vrijwilligers en deelnemersinformatie. Met deze checklist zie je wat je wanneer moet regelen en welke zaken op de wedstrijddag vaak te laat klaarstaan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdreglement vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Wedstrijdvergunning aanvragen
Verzekeringsgegevens controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Scheidsrechters bevestigen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Wedstrijdcategorieën bepalen
2 personen
Deelnemerslijst sluiten
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Poules en loting maken
2 personen
Deelnemers informeren
Jurytafels reserveren
Tatamimatten reserveren
Prijzen en medailles bestellen
Catering bestellen
Vrijwilligersbriefing versturen
Wedstrijdkaarten afdrukken
Deelnemersbadges maken
2 personen
Certificaten afdrukken
Routebordjes voorbereiden
Prijzen controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Wedstrijdmateriaal verzamelen
3 personen
Locatiesleutels ophalen
Sportvloer inspecteren
2 personen
Tatamimatten leggen
6 personen
Wedstrijdvelden markeren
3 personen
Jurytafels plaatsen
3 personen
Publieksstoelen opstellen
4 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Scoreborden testen
3 personen
Jurysets klaarleggen
2 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Bandages en kleding controleren
3 personen
Scheidsrechters ontvangen
Jurybriefing geven
2 personen
Deelnemers naar warming-up sturen
2 personen
Opening aankondigen
Eerste wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Scorekaarten verwerken
4 personen
Publieksvragen beantwoorden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Tweede wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Pauze omroepen
Derde wedstrijdronde begeleiden
8 personen
Finalisten oproepen
Finales begeleiden
8 personen
Prijsuitreiking voorbereiden
3 personen
Prijsuitreiking uitvoeren
4 personen
Afsluiting aankondigen
Publiek naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Wedstrijdkaarten archiveren
2 personen
Tatamimatten opruimen
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Geluidapparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
3 personen
Sportzaal schoonmaken
4 personen
Sanitair controleren
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Locatiesleutels retourneren
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
Uitslagen publiceren
Deelnemers bedankbericht sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Sportmateriaal

Tatamimattenaantal 120
Mattenrandaantal 12
Rode wedstrijdbandenaantal 20
Blauwe wedstrijdbandenaantal 20
Rode vlaggenaantal 12
Witte vlaggenaantal 12
Scheidsrechtersfluitjesaantal 8
Tactische scorebordenaantal 6
Digitale timeraantal 6
Reservebatterijenaantal 24
Beschermende hoofdgearaantal 12
Borstbeschermersaantal 12
Scheenbeschermersaantal 20
Handschoenenaantal 20
Trainingshoedjesaantal 20
Meetlintaantal 2
Markeringslintaantal 4
EHBO-kofferaantal 2
Koelcompressenaantal 12

Meubilair

Jurytafelsaantal 6
Registratietafelsaantal 2
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 180
Kleedkamerbankenaantal 8
Afvalbakkenaantal 10

Apparatuur

Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Oplaadbare batterijenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 220
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 12
Koffiekannenaantal 4
Waterkannenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 6
IJsblokbakkenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 3
Waterkokersaantal 3

Decoratie

Wedstrijdspandoek
Richtingsbordjesaantal 12
Tafelkledenaantal 8
Prijzentafel

Schoonmaak

Dweilenaantal 6
Emmersaantal 4
Bezemaantal 3
Stoffer en blikaantal 3
Microvezeldoekenaantal 20
Desinfectiesprayaantal 6

Catering

Boodschappen

Administratie

Wedstrijdkaartenaantal 300
Deelnemersbadgesaantal 180
Badgehoudersaantal 180
Pennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Klembordenaantal 12
Printpapieraantal 5
Ordnersaantal 6
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 3
Nietjesaantal 6
Naamstickersaantal 300
Papierversnipperaar

Prijzen

Gouden medaillesaantal 30
Zilveren medaillesaantal 30
Bronzen medaillesaantal 60
Winnaarsbekersaantal 12
Certificatenaantal 180
Prijzentasjesaantal 120

Tips

Sluit de deelnemerslijst uiterlijk 10 tot 14 dagen voor de wedstrijd. Pas daarna kun je poules, lotingen, wedstrijdkaarten en een betrouwbaar wedstrijdschema maken.
Reserveer per tatami niet alleen de matten, maar ook een mattenrand, scorebord, timer, vlaggen, fluitje en een complete set wedstrijdbanden. Leg reservebatterijen klaar voordat de eerste partij begint.
Plan de vrijwilligersbriefing uiterlijk 3 dagen vooraf. Wijs per taak een verantwoordelijke aan voor registratie, jurytafels, begeleiding, catering, EHBO en het klaarzetten van de zaal.
Controleer beschermende hoofdgear, borstbeschermers, scheenbeschermers en handschoenen vóór de deelnemers binnenkomen. Een ontbrekend of beschadigd onderdeel kan de start van een categorie vertragen.
Maak de registratie-, jury- en buffettafels de avond ervoor of minimaal 2 uur voor aanvang gereed. Test laptop, printer, geluidsinstallatie, verlengkabels en stekkerdozen en leg routebordjes bij de ingang.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een karatewedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met locatie, wedstrijdreglement, vergunning en verzekering. Gebruik de laatste 2 weken voor deelnemerslijst, loting, schema, materiaalcontrole en vrijwilligersplanning.
Wanneer moet de inschrijving voor een karatewedstrijd sluiten?: Sluit de inschrijving meestal 10 tot 14 dagen voor de wedstrijddag. Zo houd je tijd over om categorieën te controleren, poules te maken, wedstrijdkaarten af te drukken en deelnemers te informeren.
Hoeveel tatamimatten heb ik nodig voor een karatewedstrijd?: Dat hangt af van het aantal wedstrijdvelden en de afmetingen van je matten. Reken per veld op een volledige tatami-opstelling met mattenrand en plan daarnaast tijd voor opbouw, controle en een reserveoplossing.
Wanneer bevestig ik scheidsrechters en vrijwilligers voor een karatewedstrijd?: Bevestig scheidsrechters bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf en deel vrijwilligers uiterlijk 2 weken vooraf in. Verstuur de briefing minstens 3 dagen voor de wedstrijd, inclusief tijden, taken en aanspreekpunten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.