Checklist para organizar una competición de karate

Una competición de karate necesita más que tatamis y participantes. Primero debes cerrar el reglamento, el lugar, los permisos y el seguro; después organizar inscripciones, categorías, árbitros y voluntarios. Cuando la lista de participantes esté cerrada, podrás preparar el sorteo, el calendario y las acreditaciones sin rehacer trabajo. Esta checklist reúne 75 tareas y 79 materiales para controlar tanto la parte administrativa como el montaje y la jornada de competición.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Establecer el reglamento de la competición
2 personas
Reservar el lugar
Solicitar permiso de competición
Comprobar los datos del seguro
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar a los árbitros
Asignar voluntarios
2 personas
Determinar las categorías del concurso
2 personas
Cerrar la lista de participantes
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Crear grupos y sorteo
2 personas
Informar a los participantes
Reservar las mesas del jurado
Reservar tatamis
Encargar premios y medallas
Pedir el catering
Enviar la información para voluntarios
Imprimir tarjetas de competición
Crear credenciales de participantes
2 personas
Imprimir certificados
Preparar los carteles de ruta
Comprobar los premios
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar el catering en frío
2 personas
Recoger el material de competición
3 personas
Recoger las llaves del recinto
Inspeccionar la pista deportiva
2 personas
Colocar esterillas de tatami
6 personas
Marcar los campos de juego
3 personas
Colocar las mesas del jurado
3 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Probar el sonido y el micrófono
2 personas
Probar marcadores
3 personas
Preparar los sets del jurado
2 personas

Evento

Registrar a los participantes
4 personas
Comprobar vendajes y ropa
3 personas
Recibir a los árbitros
Dar la sesión informativa al jurado
2 personas
Enviar a los participantes al calentamiento
2 personas
Anunciar la apertura
Acompañar la primera ronda del partido
8 personas
Procesar hojas de puntuación
4 personas
Responder preguntas del público
2 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer snacks
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Coordinar la segunda ronda de la competición
8 personas
Anunciar la pausa
Supervisar la tercera ronda del torneo
8 personas
Llamar a los finalistas
Acompañar las finales
8 personas
Preparar la entrega de premios
3 personas
Realizar la entrega de premios
4 personas
Anunciar el cierre
Guiar al público hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Archivar tarjetas de competición
2 personas
Recoger las colchonetas de tatami
6 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Limpiar el pabellón deportivo
4 personas
Comprobar el sanitario
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver las llaves del recinto
Guardar el stock restante
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Esterillas de tatamicant. 120
Borde de la esterillacant. 12
Cintas rojas de competicióncant. 20
Cintas azules de competicióncant. 20
Banderas rojascant. 12
Banderas blancascant. 12
Silbatos de árbitrocant. 8
Paneles tácticos de puntuacióncant. 6
Temporizador digitalcant. 6
Baterías de repuestocant. 24
Equipo de protección para la cabezacant. 12
Protectores de pechocant. 12
Espinillerascant. 20
Guantescant. 20
Conos de entrenamientocant. 20
Cinta métricacant. 2
Cinta de señalizacióncant. 4
Botiquín de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12

Mobiliario

Mesas del juradocant. 6
Mesas de registrocant. 2
Mesas de buffetcant. 4
Sillascant. 180
Bancos del vestuariocant. 8
Papeleracant. 10

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Equipo de sonido
Micrófono inalámbricocant. 2
Altavocescant. 2
Baterías recargablescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 4
Jarras de aguacant. 8

Cocina

Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Cubiterascant. 4
Pinzas de servircant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 3
Teterascant. 3

Decoración

Banner de competición
Señales direccionalescant. 12
Mantelescant. 8
Mesa de premios

Limpieza

Fregonascant. 6
Cuboscant. 4
Escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Paños de microfibracant. 20
Spray desinfectantecant. 6

Catering

Compras

Administración

Tarjetas de competicióncant. 300
Credenciales de participantescant. 180
Portabadgescant. 180
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Portapapelescant. 12
Papel de impresióncant. 5
Carpetas archivadorascant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Grapascant. 6
Pegatinas con nombrecant. 300
Destructora de papel

Premios

Medallas de orocant. 30
Medallas de platacant. 30
Medallas de broncecant. 60
Copas para los ganadorescant. 12
Certificadoscant. 180
Bolsitas de premioscant. 120

Consejos

Cierra las categorías y la lista de participantes antes de preparar el sorteo y el calendario. Si cambian las inscripciones después, tendrás que rehacer grupos, horarios, tarjetas y certificados.
Confirma a los árbitros y asigna voluntarios con antelación, indicando quién cubre registro, tatamis, orientación y apoyo durante la competición. Envía sus instrucciones al menos una semana antes.
Reserva un tatami completo por cada área de competición y comprueba que los bordes queden bien fijados. Revisa también las cintas rojas y azules, las banderas, los silbatos y los paneles de puntuación antes de abrir el recinto.
Prepara una mesa de registro separada de las mesas del jurado y coloca allí las acreditaciones, tarjetas de competición y documentación impresa. Lleva una impresora, cables alargadores, regletas y baterías de repuesto para resolver incidencias durante el día.
No dejes para el último momento los premios, certificados y catering. Comprueba físicamente las medallas y trofeos, confirma las necesidades dietéticas recogidas en las inscripciones y calcula las raciones según el número final de participantes y voluntarios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de karate?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, solicitar el permiso, comprobar el seguro, abrir las inscripciones y confirmar árbitros y voluntarios.
¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?: Ciérrala al menos 7 días antes de la competición. Después podrás determinar las categorías definitivas, hacer el sorteo y publicar un calendario estable.
¿Qué material hace falta para una competición de karate?: Necesitarás tatamis y sus bordes, cintas y banderas de competición, silbatos, paneles de puntuación, temporizadores y protecciones. Añade botiquines, compresas frías, mesas, sillas, equipo informático y baterías de repuesto.
¿Cuándo hay que confirmar a los árbitros y voluntarios?: Confirma a los árbitros entre 3 y 4 semanas antes y asigna los voluntarios al menos 2 semanas antes. Envía sus funciones, horarios y punto de llegada con suficiente margen para que puedan avisar de cualquier conflicto.

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