Organiser une compétition d’athlétisme, étape par étape

Une compétition d’athlétisme se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par définir les épreuves et vérifier le règlement avant d’ouvrir les inscriptions. Vous devrez ensuite coordonner les participants, les officiels, les bénévoles, les résultats et le matériel, notamment les blocs de départ, les haies et le chronométrage. Les derniers jours servent surtout à contrôler les listes, recharger les batteries et installer le site dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Définir les épreuves
3 personnes
2
Vérifier le règlement de la compétition
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Ouvrir le formulaire d’inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Confirmer les officiels
9
Faire les réservations
10
Publier le programme des matchs
2 personnes
11
Établir les listes de départ
2 personnes
12
Imprimer les dossards
2 personnes
13
Imprimer les feuilles de résultats
2 personnes
14
Envoyer les informations aux participants
15
Commander les prix et médailles
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
3 personnes
18
Vérifier le matériel de compétition
3 personnes
19
Recharger les batteries
20
Trier les dossards
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
4 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Inspecter le site
3 personnes
24
Monter les tentes
6 personnes
25
Installer les tables et les chaises
5 personnes
26
Marquer la zone de départ et d'arrivée
4 personnes
27
Installer les épreuves d'athlétisme
6 personnes
28
Préparer les barrières et les blocs
4 personnes
29
Monter l’installation de saut en hauteur
3 personnes
30
Préparer la fosse de saut en longueur
3 personnes
31
Préparer le matériel de lancer
4 personnes
32
Installer le système de chronométrage
3 personnes
33
Tester le système de sonorisation
2 personnes
34
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
35
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
36
Vérifier les toilettes
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Instruire les officiels
3 personnes
39
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

40
Accueillir les participants
6 personnes
41
Distribuer les dossards
3 personnes
42
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
43
Animer l'échauffement
2 personnes
44
Assurer le briefing d’ouverture
2 personnes
45
Accompagner les épreuves
12 personnes
46
Enregistrer les temps et les distances
5 personnes
47
Annoncer les groupes de départ
2 personnes
48
Informer le public
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
50
Servir le café et le thé
3 personnes
51
Servir les sandwichs et les snacks
4 personnes
52
Garder le buffet propre et approvisionné
2 personnes
53
Évacuer les déchets au fur et à mesure
2 personnes
54
Vérifier les résultats
3 personnes
55
Organiser la cérémonie de remise des prix
4 personnes
56
Faire les annonces de fin
2 personnes
57
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

58
Rassembler le matériel de compétition
6 personnes
59
Démonter le chronométrage
3 personnes
60
Ranger l'installation sonore
2 personnes
61
Démonter les tentes
6 personnes
62
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
63
Faire la vaisselle
3 personnes
64
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
65
Réfrigérer les restes du catering
2 personnes
66
Nettoyer les sanitaires
2 personnes
67
Rapporter le matériel
3 personnes
68
Retourner les matériels de location
2 personnes
69
Publier les résultats en ligne
2 personnes
70
Envoyer le message de suivi aux participants
71
Traiter les frais et les reçus
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 12
Chaisesqté 80
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Matériel de sport

Blocs de départqté 8
Haiesqté 20
Témoins de relaisqté 12
Ballesqté 8
Lancesqté 6
Lancer du disqueqté 6
Barres de saut en hauteurqté 4
Montants de saut en hauteurqté 2
Tapis de chuteqté 2
Mètres rubansqté 6
Piquets de mesureqté 4
Pistolet de départ
Bouchons de pistolet de départ
Cônesqté 40
Ruban de balisageqté 6
Marqueur pour terrainqté 4

Équipement

Chronométrage électronique
Chronomètresqté 8
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Talkies-walkiesqté 8
Système de sonorisation
Microphonesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pincesqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux du siteqté 20
Affiches du programmeqté 12
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Poches de glaceqté 12
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Inscription

Porte-dossardsqté 350
Badges des officielsqté 30
Braceletsqté 400
Presse-papiersqté 20
Stylos à billeqté 40

Prix

Médaillesqté 120
Gobeletsqté 12
Certificatsqté 350

Bureau

Papier A4qté 2
Marqueurs permanentsqté 20
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez les épreuves et consultez le règlement avant d’envoyer les invitations : certaines disciplines exigent des officiels, des mesures ou des zones de sécurité spécifiques.
Fermez les inscriptions assez tôt pour établir les listes de départ, imprimer les dossards et préparer les feuilles de résultats. Gardez un délai d’au moins 3 jours pour corriger les doublons ou les absences.
Répartissez les bénévoles par poste, pas seulement par demi-journée : départ, arrivée, sauts, lancers, accueil et résultats doivent tous avoir un responsable identifiable.
Contrôlez le matériel la veille avec une liste distincte pour chaque discipline. Testez le chronométrage électronique, les chronomètres, l’imprimante et les talkies-walkies, puis rechargez toutes les batteries.
Inspectez le site avant l’installation des tentes, tables et chaises. Vérifiez les rallonges, le balisage, les zones de lancer et les tapis de chute avant l’arrivée des participants, car ces corrections prennent rarement cinq minutes le matin même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une compétition d’athlétisme ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour une compétition avec plusieurs épreuves. Ce délai permet de confirmer les officiels, traiter les inscriptions, réserver le matériel et publier un programme fiable.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour une compétition d’athlétisme ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date prévue et fixez une date de clôture 5 à 7 jours avant la compétition. Vous aurez ainsi le temps de produire les listes de départ et les dossards.
Combien de bénévoles faut-il pour une compétition d’athlétisme ?: Comptez au moins 1 responsable par zone et 2 à 3 bénévoles supplémentaires pour l’accueil, les résultats et la circulation. Pour plusieurs disciplines simultanées, augmentez l’équipe afin qu’aucun poste ne reste sans relève.
Que faut-il vérifier la veille d’une compétition d’athlétisme ?: Vérifiez les listes de courses, les dossards, les feuilles de résultats et tout le matériel de compétition. Testez aussi le chronométrage, l’imprimante, la sonorisation et les batteries au plus tard la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.