Organiser une brocante sans rien oublier

Une brocante réussie se prépare bien avant l’arrivée des premiers exposants. Il faut d’abord confirmer le lieu, vérifier les autorisations et ouvrir les inscriptions, puis organiser les emplacements, le matériel et les bénévoles. Les dernières heures servent surtout à charger les tables, monter les tentes, installer la signalétique et contrôler le site. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans l’ordre, y compris les détails souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Vérifier le permis
Réserver le site
Informer les riverains
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier les conditions de vente
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
2 personnes
Répartir les emplacements de vente
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver tables et tentes
Vérifier l’alimentation électrique
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer la liste des participants
Préparer la numérotation des pins
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Charger les caisses et les tables
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Contrôler le site
2 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables
4 personnes
Marquer les emplacements de vente
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Réception des stands
3 personnes
Définir les emplacements de vente
2 personnes
Tenir le stand d’information
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer le dernier tour de vente
Faire partir les stands
3 personnes

Suivi

Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 12
Chaises pliantesqté 20
Tables hautesqté 4
Couverturesqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 4
Mégaphone à main

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux d’informationqté 3
Numéros d’épinglesqté 60
Panneaux en ardoiseqté 6
Marqueurs craieqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Pichets à caféqté 3
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Ciseauxqté 6
Pincesqté 4
Pains de glaceqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Désinfectantqté 2
Kit de premiers secours

Catering

Courses

Conseils

Vérifiez le permis et la réservation du site au moins 6 à 8 semaines avant la brocante. Prévenez aussi les riverains dès que la date et les horaires sont confirmés.
Fixez une date limite d’inscription environ 10 à 14 jours avant l’événement. Cela vous laisse le temps de traiter les demandes, de répartir les emplacements et d’imprimer la liste des participants.
Réservez les tentes, tables et chaises dès que le nombre d’exposants est connu, idéalement 3 à 4 semaines à l’avance. Contrôlez en même temps les besoins électriques et la longueur des rallonges nécessaires.
Préparez la signalétique et les numéros d’emplacement au plus tard la veille. Les panneaux indicateurs, les panneaux d’information et les marqueurs craie doivent être regroupés dans une caisse facile à trouver.
Prévoyez un contrôle du site avant l’ouverture et une équipe d’installation au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les tentes, les tables, les passages, l’éclairage et les points de branchement.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une brocante ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le site, vérifier le permis, informer les riverains et ouvrir les inscriptions sans devoir tout traiter dans l’urgence.
Combien de temps avant une brocante faut-il fermer les inscriptions ?: Fermez les inscriptions 10 à 14 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les participants, répartir les emplacements de vente et préparer la liste imprimée.
Quand installer les tables et les tentes pour une brocante ?: L’installation peut commencer environ 2 heures avant l’ouverture au public, selon la taille du site. Montez d’abord les tentes, puis les tables, la numérotation des emplacements et la signalétique.
Que faut-il vérifier la veille d’une brocante ?: La veille, contrôlez les prévisions météo, rassemblez le matériel, préparez les achats et chargez les caisses si possible. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises, éclairages, gobelets et éléments de signalisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.