Checklist para organizar un mercadillo sin olvidos
Organizar un mercadillo requiere coordinar permisos, vendedores, espacio y montaje en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, reservar el recinto y comprobar las condiciones de venta antes de abrir las inscripciones. Después tendrás que distribuir los puestos, calcular mesas y carpas, revisar la electricidad y asignar voluntarios. El día anterior, deja preparada la lista de participantes, la numeración y todo el material de montaje.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Comprobar el permiso
Reservar el recinto
Informar a los vecinos
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar las condiciones de venta
Abrir inscripciones
Gestionar inscripciones
2 personas
Organizar los puestos de venta
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar mesas y carpas
Comprobar el suministro eléctrico
Asignar voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Imprimir la lista de participantes
Preparar la numeración de pines
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Cargar cajas y mesas
3 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Inspeccionar el recinto
2 personas
Montar tiendas
4 personas
Montar mesas
4 personas
Marcar los puestos de venta
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar el punto de café
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recibir los puestos
3 personas
Asignar los puntos de venta
2 personas
Atender la mesa de información
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última ronda de ventas
Hacer que se vayan los puestos
3 personas
Seguimiento
Desmontar las mesas y las carpas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
3 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 3
- Mesas plegablescant. 12
- Sillas plegablescant. 20
- Mesas altascant. 4
- Mantelescant. 12
- Percheroscant. 6
- Cajas de almacenajecant. 10
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Megáfono de mano
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 4
Decoración
- Guirnaldascant. 8
- Carteles direccionalescant. 8
- Carteles informativoscant. 3
- Números de pincant. 60
- Pizarrascant. 6
- Rotuladores de tizacant. 12
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 150
- Platos reutilizablescant. 100
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Bandejas de servircant. 8
Cocina
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
- Tijerascant. 6
- Pinzascant. 4
- Acumuladores de fríocant. 12
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Desinfectantecant. 2
- Set de primeros auxilios
Catering
- Compras
Consejos
- Confirma el permiso y la reserva del recinto al menos 4 semanas antes. Informa también a los vecinos con tiempo, sobre todo si habrá carga, descarga o actividad desde primera hora.
- Abre las inscripciones solo cuando estén publicadas las condiciones de venta. Cierra el plazo entre 7 y 10 días antes para poder asignar puestos y preparar la lista definitiva.
- Reserva mesas, carpas y sillas según el número confirmado de vendedores, dejando al menos 2 puestos de margen para cambios de última hora. Comprueba también si cada carpa necesita lastres o una conexión eléctrica.
- Revisa el suministro eléctrico y prueba cables alargadores, regletas, máquinas de café y lámparas LED antes del montaje. Evita conectar varios equipos de alto consumo en una sola regleta.
- Llega al recinto entre 2 y 3 horas antes de la apertura. Primero inspecciona el espacio, después monta carpas y mesas, marca los puestos y coloca los carteles direccionales antes de recibir a los vendedores.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para confirmar fecha, ubicación y permiso. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento, cuando ya puedas distribuir los puestos y preparar la señalización.
- ¿Cuántas mesas necesita un mercadillo?
- Calcula las mesas según el número de puestos confirmados y el espacio disponible, reservando 2 mesas adicionales por cada 20 puestos para sustituciones o necesidades imprevistas. Confirma las medidas exactas antes de dibujar la distribución.
- ¿A qué hora hay que llegar para montar un mercadillo?
- Programa la apertura del recinto entre 2 y 3 horas antes de que llegue el público. Ese margen permite inspeccionar el lugar, montar carpas y mesas, marcar los puestos y colocar los carteles sin trabajar con prisas.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de un mercadillo?
- Ciérralas entre 7 y 10 días antes. Necesitas ese plazo para gestionar preferencias dietéticas, asignar voluntarios, imprimir la lista de participantes y preparar la numeración de los puestos.
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