Vrijmarkt organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen
Een vrijmarkt organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde. Regel eerst datum, locatie, vergunning en deelname; werk daarna de verkoopplaatsen, materialen en vrijwilligers uit. In de laatste week controleer je het weer, druk je de deelnemerslijst af en maak je de pinnummering klaar. Op de dag zelf draait alles om een vlotte opbouw: tenten, tafels, markeringen en bewegwijzering moeten staan voordat de eerste verkopers aankomen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en locatie bevestigen
Vergunning controleren
Terrein reserveren
Omwonenden informeren
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Verkoopvoorwaarden publiceren
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Verkoopplaatsen indelen
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Tafels en tenten reserveren
Stroomvoorziening controleren
Vrijwilligers indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Deelnemerslijst afdrukken
Pinnummering voorbereiden
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Kisten en tafels laden
3 personen
Event
Locatie openen
2 personen
Terrein controleren
2 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels opstellen
4 personen
Verkoopplaatsen markeren
3 personen
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Kramen ontvangen
3 personen
Verkoopplaatsen aanwijzen
2 personen
Infotafel bemannen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verloren voorwerpen registreren
Laatste verkoopronde aankondigen
Kramen laten vertrekken
3 personen
Nazorg
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Klaptafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 20
- Statafelsaantal 4
- Kleedjesaantal 12
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergboxenaantal 10
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Handmegafoon
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtslingersaantal 4
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Pijlbordenaantal 8
- Infobordenaantal 3
- Pinnummersaantal 60
- Krijtbordenaantal 6
- Krijtstiftenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Herbruikbare bordenaantal 100
- Herbruikbaar bestekaantal 100
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiekannenaantal 3
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Keukenmessenaantal 3
- Scharenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Koelelementenaantal 12
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 3
- Desinfectiemiddelaantal 2
- Eerstehulpset
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open de aanmeldingen pas nadat de locatie en eventuele vergunning zijn bevestigd. Houd per deelnemer een vaste verkoopplaats bij en druk de deelnemerslijst uiterlijk de dag ervoor af.
- Plan de terreinindeling op papier en reserveer per verkoopplaats genoeg ruimte voor een tafel, kleedje of kledingrek. Markeer de plaatsen met pinnummers voordat bezoekers binnenkomen.
- Controleer stroomvoorziening en kabellengtes vooraf. Leg verlengsnoeren en stekkerdozen zo aan dat looproutes vrij blijven en test koffiezetapparaten en waterkokers vóór de opbouw.
- Maak een vrijwilligersrooster met minimaal drie momenten: openen en opbouwen, toezicht tijdens de markt en opruimen. Geef één persoon de taak om vragen en omroepberichten met de handmegafoon te coördineren.
- Bekijk de weersverwachting 48 uur vooraf en nogmaals op de ochtend zelf. Zet partytenten, tafels, pijlborden en infoborden klaar op een laadlijst, zodat je bij aankomst niets hoeft te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een vrijmarkt organiseren en de vergunning controleren?
- Bevestig de datum en locatie eerst en controleer daarna direct de vergunningseisen bij de verantwoordelijke instantie. Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf, omdat reserveringen en toestemming tijd kunnen kosten.
- Hoeveel tafels en tenten heb ik nodig voor een vrijmarkt?
- Tel het aantal toegewezen verkoopplaatsen en bepaal per plaats of een klaptafel, kleedje of kledingrek nodig is. Reserveer tenten voor alle plekken die beschut moeten staan en houd minimaal 10 procent extra capaciteit aan voor wijzigingen.
- Wanneer moet ik deelnemers voor de vrijmarkt laten aanmelden?
- Open de aanmeldingen zodra datum, locatie en verkoopvoorwaarden vaststaan, meestal 4 tot 6 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement, zodat je de indeling en pinnummers nog rustig kunt verwerken.
- Wat moet ik op de dag van een vrijmarkt als eerste doen?
- Open het terrein eerst, controleer de ondergrond en zet daarna tenten, tafels en verkoopplaatsmarkeringen neer. Plaats bewegwijzering en infoborden voordat deelnemers arriveren; plan hiervoor minimaal 60 tot 90 minuten.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!