Checklist pour organiser la brocante de la place de l’église
Une brocante sur la place de l’église demande plus qu’une liste de vendeurs et quelques tables. Il faut verrouiller les autorisations, l’assurance et l’occupation de la place avant de lancer la communication. Ensuite, suivez les inscriptions, préparez le plan des emplacements et transmettez des consignes claires aux exposants. Les derniers jours servent surtout à confirmer la météo, le matériel, les branchements, les toilettes et le stock du stand café.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Demander une autorisation
Réserver la place de l’église
Vérifier l’assurance
Inviter les vendeurs
2 personnes
Informer les riverains
2 personnes
Afficher la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Tenir la liste des vendeurs à jour
Établir le plan de table
2 personnes
Envoyer les informations aux vendeurs
Répartir les services des bénévoles
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Rappeler les vendeurs
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer le stock de café
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les sandwichs
3 personnes
Préparer la caisse
2 personnes
Inspecter la place de l'église
2 personnes
Installer les tables
6 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Afficher les règles de vente
Aménager le point de restauration
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Événement
Accueil des vendeurs
3 personnes
Diriger les vendeurs vers les tables
3 personnes
Vérifier le montage du stand
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Servir des sandwiches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Allumer l’éclairage
Annoncer la dernière vente
Faire le check-out des vendeurs
3 personnes
Clôturer la caisse
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel de stand
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger le matériel au sec
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Balayer la place de l’église
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Effectuer le contrôle de propreté
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger l’éclairage et les câbles
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables pliantesqté 20
- Chaisesqté 40
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables hautesqté 4
- Barrières de fouleqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Caisse
- Calculatrice
- Mégaphone
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Multiprisesqté 6
- Rallongesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Tasses à caféqté 40
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 6
- Ciseauxqté 6
Cuisine
- Thermosqté 6
- Couteaux à painqté 4
- Planches à découperqté 4
- Bacs de rangementqté 8
Décoration
- Bannière de l'événementqté 2
- Panneaux directionnelsqté 8
- Nappesqté 12
- Étiquettes de prixqté 200
- Presse-papiersqté 6
- Marqueurs indélébilesqté 12
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Guirlandes lumineuses extérieuresqté 4
Nettoyage
- Balaiqté 4
- Balayette et pelleqté 4
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 4
- Pinces à déchetsqté 3
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Demandez l’autorisation d’occuper la place et vérifiez l’assurance avant d’imprimer les affiches. Prévoyez aussi l’information des riverains, idéalement plusieurs jours avant l’événement.
- Gardez une liste des vendeurs à jour jusqu’au dernier rappel. Envoyez à chacun son emplacement, l’horaire d’arrivée, les règles d’installation et le matériel qu’il doit apporter au moins 3 jours avant.
- Dessinez le plan des tables avant le jour J, en laissant des passages suffisamment larges pour les visiteurs. Contrôlez aussi les points d’alimentation, les rallonges et les multiprises avant d’installer les machines à café et les bouilloires.
- Ne reportez pas les achats à la veille au soir : vérifiez les gobelets, tasses, assiettes, couverts, café, boissons et ingrédients des sandwichs 2 jours avant. Refroidissez les boissons et préparez les thermos le matin de la brocante.
- Le matin, inspectez la place avant l’arrivée des vendeurs, puis installez tables, chaises, tentes et panneaux directionnels. Gardez la caisse, la calculatrice, les marqueurs et les presse-papiers au même point d’accueil pour éviter les recherches pendant les inscriptions.
Questions fréquentes
- Quand demander l’autorisation pour une brocante sur la place de l’église ?
- Faites la demande dès que la date et le lieu sont envisagés, avant toute communication publique. Gardez une confirmation écrite et vérifiez les conditions liées à l’assurance, aux branchements et à l’occupation de l’espace.
- Quand envoyer les informations aux vendeurs de la brocante ?
- Envoyez les consignes et le plan des emplacements au moins 3 jours avant l’événement. Faites un rappel la veille avec l’horaire d’arrivée, le point d’accueil et les éventuelles consignes météo.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer une brocante ?
- Prévoyez au moins 2 heures avant l’ouverture au public pour inspecter la place, installer les tables, les chaises, les tentes et la signalétique. Ajoutez du temps si les branchements électriques ou le plan des emplacements sont complexes.
- Que faut-il préparer pour le stand café d’une brocante ?
- Vérifiez le stock 2 jours avant, puis préparez café, boissons, gobelets réutilisables, tasses, assiettes, couverts et sandwichs le jour même. Refroidissez les boissons à l’avance et préparez la caisse avant l’arrivée des premiers visiteurs.
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