Checklist para organizar un mercadillo en la plaza de la iglesia
Organizar un mercadillo en la plaza de la iglesia requiere coordinar permisos, vendedores, puestos y servicios antes del día del evento. Esta checklist reúne las tareas en el orden adecuado, desde reservar el espacio y comunicarlo a los vecinos hasta preparar la caja, el café y el montaje. También te ayuda a comprobar con tiempo la electricidad, los baños, el tiempo previsto y los materiales que suelen faltar a última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Solicitar permiso
Reservar la plaza de la iglesia
Comprobar el seguro
Invitar a los vendedores
2 personas
Informar a los vecinos
2 personas
Colocar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Llevar la lista de vendedores
Hacer la distribución de las mesas
2 personas
Enviar información a los vendedores
Distribuir los turnos de voluntarios
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Recordar a los vendedores
Reunir los materiales
3 personas
Preparar el suministro de café
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar sándwiches
3 personas
Preparar la caja registradora
2 personas
Inspeccionar la plaza de la iglesia
2 personas
Montar mesas
6 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Conectar los cables de alimentación
2 personas
Colgar la iluminación
2 personas
Colocar señalizadores
2 personas
Colgar las normas de venta
Montar el punto de catering
3 personas
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Evento
Recibir a los vendedores
3 personas
Indicar a los vendedores sus mesas
3 personas
Comprobar el montaje del puesto
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir café y té
3 personas
Servir bocadillos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Revisar los baños
2 personas
Encender la iluminación
Anunciar la última venta
Registrar la salida de los vendedores
3 personas
Cerrar la caja
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales del puesto
5 personas
Desmontar mesas y sillas
6 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Guardar el material en seco
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Barrer la plaza de la iglesia
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Realizar el control de limpieza
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar la iluminación y los cables
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 20
- Sillascant. 40
- Carpas de fiestacant. 2
- Mesas altascant. 4
- Vallas de control de multitudescant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Caja registradora
- Calculadora
- Megáfono
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 6
- Cables alargadorescant. 6
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 120
- Tazas de cafécant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Cuchillos de pancant. 4
- Tablas de cortarcant. 4
- Cajas de almacenamientocant. 8
Decoración
- Banderola del eventocant. 2
- Señales de orientacióncant. 8
- Mantelescant. 12
- Etiquetas de preciocant. 200
- Portapapelescant. 6
- Rotuladores permanentescant. 12
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces exteriorescant. 4
Limpieza
- Escobacant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 4
- Pinzas para residuoscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza los trámites con varias semanas de margen: solicita el permiso, reserva la plaza y comprueba el seguro antes de invitar oficialmente a los vendedores.
- Cierra las inscripciones con una fecha concreta y prepara una lista con nombres, productos y necesidades de cada vendedor. Envía después la distribución de mesas y la información práctica.
- Revisa la plaza al menos un día antes: comprueba los puntos de electricidad, los baños, el espacio disponible y dónde colocar las carpas, las señales y las vallas.
- Asigna los turnos de voluntarios por franjas de 2 o 3 horas e indica quién se ocupa de la caja, el café, la orientación y el desmontaje. Entrega a cada persona un contacto y un portapapeles.
- Prepara la comida y las bebidas cerca de la apertura: enfría las bebidas, monta el suministro de café y prepara los sándwiches. Comprueba también la caja registradora, la calculadora, los vasos, las tazas y los termos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo en una plaza?
- Empieza al menos 4 semanas antes para solicitar permisos, reservar la plaza y comprobar el seguro. Deja la última semana para cerrar vendedores, voluntarios, compras y distribución de las mesas.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los vendedores del mercadillo?
- Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Envía entonces la ubicación de cada mesa, el horario, las indicaciones de montaje y cualquier información sobre electricidad o acceso.
- ¿Qué hay que revisar el día antes del mercadillo?
- Revisa la plaza, los baños y los puntos de electricidad, y comprueba que están reunidos los materiales. Consulta también el pronóstico del tiempo y confirma los turnos de voluntarios y la llegada de los vendedores.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo pequeño?
- Planifica al menos 1 persona para la coordinación, 1 para la caja y 1 para café y bebidas durante cada turno. Añade 2 personas para el montaje y el desmontaje, aunque pueden cubrir funciones en distintos horarios.
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